Montag, 6. Februar 2012

Leckere Excel-Dateien mit Schokosauce

Ein trockenes Thema, deshalb musste ich zumindest in der Überschrift etwas Liquidität unterbringen (die fehlt ja heutzutage sowieso an allen Ecken und Enden). Das macht die Leser neugierig, dachte ich mir. Und zumindest bei einem hat’s ja gerade auch geklappt …


Wie gesagt, trocken - aber nicht unwichtig. Es ist schon auffällig: für Word-Dateien gibt es in allen Unternehmen und Teams verschiedenste Formulare und Vorlagen, und auch den E-Mails liegt meist ein einheitliches Template zugrunde. Aber da geht’s ja auch um „Corporate Design“ und weniger um praktische Vorteile bei der Arbeit. Bei Excel ist es gerade umgekehrt – und da fehlen meist einheitliche Dateistandards im Unternehmen.

Nehmen wir zum Beispiel Formatvorlagen. Auch in Excel kann man Formatvorlagen erstellen, mit denen man die einzelnen Zellen übersichtlicher gestalten kann. Folgendes Beispiel:


Abb. 1: Excel-Datei mit Formatvorlagen

In dieser Tabelle haben die Zellen, die Zahlen enthalten, drei verschiedene Formate:
Zellen, in die vom Anwender Werte eingetippt wurden, sind gelb hinterlegt. Zum Beispiel wurde die Zahl 2611392 in die Zelle B4 mit der Hand eingetragen.

Zellen, die Summenformeln enthalten, sind grün hinterlegt. Zum Beispiel die Zelle B7.
Andere Zellen, die Rechenformeln enthalten, sind weiß und ohne Rand. Ein Beispiel bildet die Zelle D4.

Der Vorteil ist: Man sieht auf einen Blick, wo man Zahlen eintippen darf, ohne Formeln irrtümlich zu zerstören – das sind die gelben Zellen (siehe /1/). Sie haben die Formatvorlage „Eingabe“. Es ist wichtig, dass es diese Formatvorlage gibt. So kann ich nämlich eine Zelle einfach durch Klick auf die Formatvorlage in der Symbolleiste formatieren (genau wie in Word). Würde es diese Formatvorlage nicht geben, würde kein Mensch sich die Mühe machen, die Zellen so umständlich zu formatieren.
Sie sehen noch weitere Strukturen in der Beispieltabelle. So gibt es eine besondere Formatvorlage für den Blatttitel, eine andere für den Tabellenkopf usw. Wenn alle Leute in einem Unternehmen oder zumindest einem Team die gleichen Excelformate verwenden, bringt das ziemliche Vorteile.
Ziel ist es, dem Anwender einer Arbeitsmappe die schnelle Erfassung der Struktur eines Tabellenblattes zu erleichtern – und zwar nicht nur der selbsterstellten, sondern auch der Excel-Dateien von Kollegen.

Die Visualisierung von wesentlichen Zusammenhängen in einem Arbeitsblatt mittels Hervorhebung durch Farben und Rahmen erleichtert die Arbeit: die rechte Gehirnhälfte, die mit Bildern und Gestalten arbeitet (analog) und nicht logisch-strukturiert (digital), bleibt beim Arbeiten mit Excel oft passiv. Durch eine normierte (nicht ungeordnete, nicht chaotische) Ausschöpfung der Gestaltungsmöglichkeiten von Excel wird die rechte Gehirnhälfte aktiviert und dazu angeregt, die linke Gehirnhälfte zu unterstützen. So wird auch Arbeitsstress vermindert.

Sie können mit wenigen Schritten Ihr Excel so einrichten, dass es beim Neuanlegen einer Arbeitsmappe immer die standardisierten Formatvorlagen mitlädt. Machen das alle Teammitglieder (oder der IT-Admin erledigt das für sie), dann führt das zu einem gemeinsamen Teamstandard im Exel.
Wie das genau geht, lesen Sie im folgenden Download:

www.balix.de/uploads/media/Normieren_von_Excel-Arbeitsmappen_2012-02-03.xls

/1/ Es gibt auch andere Methoden, das irrtümliche Überschreiben von Formeln zu verhindern, wie z. B. den Blattschutz. Aber diese Methoden behindern dauernd die laufende Arbeit und werden deshalb zurecht kaum angewendet.

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