Es gibt bessere Werkzeuge als Excel für die Zusammenarbeit im Team. In vielen Betrieben sind bestimmte Excel-Dateien produktionskritisch. Wenn eine bestimmte Datei fehlt oder nicht stimmt, bleiben Aufträge liegen. Inzwischen gibt es für die Personen, die solche Excel-Dateien ursprünglich aufgebaut haben, interessante Alternativen. Der Markt an neuen Tools scheint unübersichtlich. Aber man bekommt schnell Klarheit, wenn man anders an das Problem herangeht.
Jeder kann jetzt Apps bauen
Seit Längerem wird über Digitalisierung gesprochen. Da ist die Versuchung groß, unausgereifte, neue Werkzeuge in der Produktion einzusetzen. Das passiert schnell, wenn man Digitalisieren nur mit dem Fokus auf Werkzeuge betrachtet.
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| Foto von Lachlan Donald auf Unsplash |
Wir haben in diesem Blog schon öfter über Digitalisierung geschrieben. Digitalisierung bedeutet, Prozesse zu verbessern. Heute stehen uns dafür interessante Werkzeuge zur Verfügung, die in diesem Beitrag vorgestellt werden. Die wichtigste Frage ist also nicht: "Welche Werkzeuge setzen wir ein?". Die wichtigste Frage ist: "Was wollen wir genau verbessern?"
Diese Frage ist unabhängig von Tools. Aber sie führt uns zu den Werkzeugen, die wir später brauchen. Wir sehen uns gleich an, welche Aufgaben zu lösen sind.
Das Bauen einer App dauert nur wenige Minuten, wenn die Daten vorhanden sind. Wer aber nicht weiß, was er will, wird keine gute Lösung finden.
So geht man vor
Sehen wir uns einen bestehenden Prozess an: Ein Mitarbeiter will Urlaub einreichen. Er füllt ein Papierformular aus und bringt es zu seinem Chef. Parallel trägt er den Urlaub im Teamkalender ein und schaut nach, wer in der Zeit noch Urlaub hat. Wenn der Chef den Urlaub freigegeben hat, meldet die Personalabteilung den Urlaub an die Lohnbuchhaltung - ein manueller, papiergebundener Prozess.
Wie optimieren wir den Prozess? Die erste Frage ist: "Was wollen wir überhaupt optimieren?" Ist es die Durchlaufzeit für den Urlaubsantrag? Wollen wir weniger Fehler in dem Prozess?
Hier sind ein paar Leitfragen:
- Wie lange dauert der Prozess von Anfang bis Ende? Wo beginnt er, wo hört er auf?
- Haben wir Kosten- oder Qualitätsprobleme? Wo sind wir unzufrieden?
- An welcher Stelle müssen wir Systeme oder Medien wechseln?
- Wo entstehen Wartezeiten, weil wir auf Informationen oder Entscheidungen warten?
- Wie bricht der Prozess häufig ab oder wo versandet er?
- Welche Daten haben wir? Welche Daten müssen wir wo eingeben, um den Prozess in Gang zu halten?
Sehen wir uns wieder unser Beispiel an:
- Die Durchlaufzeit dauert zu lang. Im alten Prozess können mehrere Tage bis zur Freigabe vergehen. Bei Fehlern fängt der Prozess wieder von vorn an.
- Mitarbeiter, Vorgesetzter, Personalabteilung und Lohnbuchhaltung brauchen unterschiedliche Informationen und benutzen unterschiedliche Systeme.
- Fehler können spät im Ablauf auftreten. Beispiel: Die Personalabteilung stellt nach der Freigabe fest, dass der Mitarbeiter gar nicht so viel Resturlaub hat.
- Papier ist geduldig. Formulare werden vergessen.
Mit diesen Schritten könnten wir den Ablauf verbessern:
- Aktuellen Ablauf beschreiben.
- Jeden Schritt kritisch hinterfragen.
- Einige Schritte können entfallen. Andere Schritte können kombiniert werden. Vielleicht lohnt es sich, die Reihenfolge zu verändern. Manche Schritte können vereinfacht werden.
- Wir sehen uns die Daten an, die wir haben und brauchen. Dazu wird eine gemeinsame Datenquelle gepflegt.
- Wir können den Prozess durch ein Formular anstoßen und die nächsten Schritte automatisieren.
Dafür sehen wir uns die Werkzeuge an.
Überblick über die Werkzeuge
Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel von Microsoft-Produkten, wie Daten erfasst und verarbeitet werden.
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| Abbildung 1: Übersicht über Microsoft-Produkte |
In der Abbildung sehen wir folgende Produkte:
- In Microsoft Forms wird ein Formular erstellt, um den Urlaubswunsch zu erfassen.
- In PowerAutomate wird ein Flow angelegt, der auf neue Eingaben im Formular reagiert. Ein Flow kann Daten lesen und zum Beispiel in eine SharePoint-Liste schreiben und Nachrichten versenden.
- Daten werden in SharePoint-Listen oder Datenbanken abgelegt.
- Mit PowerApps könnte man sogar eine App bauen, um Urlaube zu verwalten.
Wenn wir also wissen, was wir tun wollen, finden wir auch die Tools dafür. Verschaffen wir uns einen Überblick über die Werkzeuge.
Formulargeneratoren
Ein Formulargenerator dient dazu, Daten von einem Anwender zu erfassen. Hier sind bekannte Produkte:
Es gibt auch Lösungen, um Formgeneratoren auf eigenen Servern zu betreiben. In den Basisabos ist meist eine begrenzte Zahl an Formularen enthalten. Die Preismodelle orientieren sich oft an der Anzahl der Formulare und an den Aufrufen einzelner Formulare.
Flowmaschinen, Prozessautomatisierung
Die Flowmaschinen verwalten Rezepte. Man definiert einen Auslöser (engl. Trigger) und verschiedene Aktionen, die anschließend ausgeführt werden sollen. Hier sind wieder ein paar Produkte:
Die Preismodelle orientieren sich oft an der Last, die die Flowmaschinen auslösen. Mehr Rezepte, mehr Aufrufe und Verbindungen zu Spezialsystemen lassen sich die Dienstleister gut bezahlen.
Speicherdienste
Wenn wir Daten verarbeiten, müssen die an einer Stelle liegen, an die die Flowmaschinen und Apps gelangen. Einige Dienste speichern einfach Dateien. AirTable und SeaTable können Datenbanktabellen speichern. Das ist sehr praktisch. Auch hier gibt es viele Angebote.
- Microsoft OneDrive, SharePoint,
- Google Sites (für Webseiten)
- Datenbanke: AirTable, SeaTable, Baserow, Supabase, Microsoft Dataverse
- Amazon S3
Die Speicherdienste rechnen ebenfalls nach Last und Anzahl der Anwender ab.
App-Generatoren
Eine App ist eigentlich nur eine Sammlung von Formularen, die Daten erfasst oder erfasste Daten anzeigt. Wenn wir schon Daten an einer Stelle gesammelt haben, ist es sehr einfach, eine App dafür zu erstellen. Hier sind ein paar Dienste dafür:
- Microsoft PowerApps
- Google AppSheet
- Zoho Creator
- AirTable und SeaTable bieten ebenfalls die Funktion an, Apps aus den bestehenden Tabellen zu erzeugen.
- Builder.io
Auch hier richten sich die Preise oft nach der Last, die die Apps auf den Servern des Dienstleisters erzeugen. Mehr Apps, mehr User, mehr Speicher und mehr Netzwerkverkehr kosten Geld.
Wie lernt man etwas über diese Dienste?
Der Markt für diese Produkte ist stark in Bewegung. Ständig werden neue Funktionen hinzugefügt. Im Moment erweitern viele Dienste ihre Produkte durch KI-Module. Es ist sehr schwierig, dafür fertige Schulungen zu bekommen. Die Citizen Developer müssen sich selbst helfen. Aber das ist auch nicht so schwer. Hier sind meine Lernquellen:
- Ich bitte allgemeine KI-Chatbots um einen Überblick über die Funktionen des Dienstes, den ich brauche. So stoße ich ggf. auf Fachbegriffe, die ich noch gar nicht kenne.
- Ich schaue mir Tutorials bei YouTube an. Ich versuche, die Erklärungen direkt in meinen eigenen Anwendungen nachzuvollziehen.
- Bei einigen Diensten habe ich die Blogs abonniert und in meinen RSS-Feed integriert. So sehe ich jeden Tag, ob etwas Neues dabei ist.
Hier ist meine wichtigste Erkenntnis zu diesen Diensten: Man muss sich immer zuerst die Frage stellen, was man will. Dann findet man auch gute Anleitungen.
Sie wollen mehr über Digitalisierung lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.
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