Direkt zum Hauptbereich

A short business case

Projects need (ongoing) economic justification. It is a good idea to create so-called business cases. In practice, however, there are problems: either no business case is created at all or the document is so big that no one can prove it. Then we have the problem that they are often not correct. In this article, I propose a short form on one page to start the next steps.

There is a version of this article in German language.

What is the purpose of a business case?

For me, business cases have a very practical purpose: they should prevent an organization from starting too many projects at the same time. Many projects are started with great enthusiasm and starve over time because other projects are somehow also important. This approach significantly delays the delivery of value and frustrates everyone involved. If a project generates great value, it should be (successfully) completed as quickly as possible.

So the value of business cases lies not in the single document, but in all the cases for projects that are planned next. If we know that we always take on too much, we can use the business cases to decide what to focus on. It would be practical to present the most important information on one page.

What do we need in a business case?

We are at an early stage. We shouldn't spend too much time preparing a business case if we're not sure whether we're going to do the project at all. There is still a lot of uncertainty in this situation:
  • We know too few details about the solution.
  • Therefore, we can neither calculate the costs nor the benefits in concrete terms.
But we do know other things:
  • We know why we need the project.
  • We know which business processes are affected.
  • We can estimate the ranges of costs and benefits.

We prepare this information on one page. With a little preparation, the team can complete this in just a few hours.

An initial business case could be described by the following information:

  • Title: What do we call the project?
  • Goals: What do we actually want to achieve? The goal is never to build a specific technical solution. Projects create organizational skills. How can we describe these? What are the performance requirements?
  • Options: Even if we have a preferred solution, we should still think about other options. What other simple and complex solutions can we also use to achieve the goal? Otherwise, we run the risk of choosing the wrong solution and not seeing any alternatives.
  • Benefits: Before we go into the costs, we should look at the benefits. Benefits could be additional revenue, avoided cost or improved quality. We only get the benefit if we permanently change our business processes. What changes will bring us the benefits? We don't need perfect and discrete figures. Ranges are often good enough.
  • Costs: Where do one-time or permanent costs arise that we need to finance? In what order of magnitude?
  • Investment strategy: If there is a high level of uncertainty, it is reasonable not to spend all the money at once. We can consider individual steps through which we buy knowledge. For example, instead of spending EUR 2 million straight away, we can divide the project into phases: What can we do with EUR 10,000 to build an initial solution to see if the solution is any good? In the next step, we could invest EUR 100,000 and then EUR 200,000. If the first step shows that there is no practical solution, we have only lost 10,000 EUR (instead of 2 million). After the second step, we would only have lost EUR 110,000 and so on. So what are sensible intermediate steps for learning?
  • Pay back strategy: Projects are not approved, they are financed. Whoever gives money expects a benefit at some point. In which steps do we deliver the benefit? Benefits can be money (more sales or lower costs). It can also be features that others have been waiting for a long time. When will the money arrive at the earliest? When will the next person get something?

We can collect this information on a DIN A3 page or on a flip chart.

Template for a one-page business case

What are the advantages of this format?

When we decide on the next projects, we can compare all ideas more easily. We have had the following experiences with this template:
  • Something like an economic justification document is being drawn up.
  • It took less time than everyone had expected.
  • If you force yourself to think about several possible solutions, you will come up with even better ones. By asking clever questions, you can quickly find out what is actually at stake.
  • If you think about an investment and repayment strategy in advance, you can plan the project better. We can plan the technical implementation so that we can see or show something earlier.
  • If we invest cautiously, we can define termination conditions or learning objectives. Bad projects should be stopped at an early stage.
  • In the past, managers looked for the mistakes in the business cases. With this format, they guide their employees and come up with new ideas by asking good questions. 

Does this template replace classic business cases? Probably not. They are a good source for the next version of the business case. They encourage learning and help those involved to formulate the next questions.

If you want to delve deeper into the topic of business cases, you will find good suggestions in these books:


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Warum bringen Warum-Fragen so wenig?

Frust! Wieder gibt's am Ende des Meetings keine Lösungen, sondern nur Diskussionen darüber, wer was warum verbockt hat. Wieder geht nichts voran. Warum passiert uns das immer wieder? (Ha! Da ist sie wieder, die Warum-Frage.)