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Effizientes Zeitmanagement: Wie weniger Kalender-Tetris zu mehr Produktivität und Kreativität führt

Schau mal in deinen Kalender. Findest du da noch weiße Flecken? Kommst du zum „Arbeiten“? Hast du Raum für kreative Gedanken? Oder spielst du mit deinen Terminen Tetris? In diesem Artikel zeige ich, dass „weniger“ Kalender-Tetris „mehr“ ist. Schaff dir Luft zum Atmen!

Ist da etwa noch eine Lücke im Kalender?

Es hört sich so schön entspannt an: Weg von festen Bürozeiten – hin zum flexiblen Homeoffice. Ganz so rosig ist es dann doch nicht. Ich höre in meinen Projekten meistens: „Mein Kalender ist zu voll.“ Unzählige Meetings, die sich aneinanderreihen, verstopfen deinen Kalender. Gibt es noch eine Lücke? Ja? Nicht lange. Zehn Minuten später flattert bereits die nächste Meeting-Einladung herein. Wehe, da wird abgelehnt!

Wie viele Online-Meetings sind okay?

Es ist selbstverständlich geworden, die gesamte Arbeitszeit für Meetings zur Verfügung zu stellen. Wer nicht eingeloggt ist in einem Call, arbeitet offensichtlich nicht. Die Teilnahme an Meetings dient mehr oder weniger als Rechtfertigung dafür, sehr beschäftigt zu sein. Wie immer im Leben: Die Dosis macht das Gift. Zu viele Meetings führen zu „Meeting-Wahnsinn“. Du hast weniger Zeit für deine Aufgaben und dies führt dazu, dass du die Zeit dann in Form von „Überstunden“ nachholen musst.

Foto: Per DALL.E erstellt

Die neue produktive Stunde?

Eine Studie (Narayan et al., 2021) zeigt, dass die Arbeitsproduktivität des Teams steigt, wenn die zeitlichen Überschneidungen reduziert sind. Mitten in der Nacht erreicht die Produktivität ihren Höhepunkt. Die „produktive“ Zeit beginnt, wenn sonst keiner mehr online ist. Aufgaben, die konzentrierte Datenbankarbeit erfordern oder eine ungestörte Arbeitsumgebung, lassen sich dann offenbar besonders effizient erledigen (Narayan et al., 2021).

Damit arbeitest du dann rund um die Uhr. Doch ist das produktiver? Brauchen wir nicht alle einmal Pausen, um langfristig einen guten Job machen zu können? Das weiß ich auch aus persönlicher Erfahrung: Lese ich morgens meine gesendeten E-Mails vom Vorabend, kann ich direkt erkennen, dass es mal wieder spät wurde. Obwohl ich die E-Mail am Vorabend / in der Nacht vermeintlich mit Bedacht schrieb, finde ich mehrere Fehler darin. Der Grund ist simpel: Der Tag war einfach zu lang, um die Konzentration aufrechterhalten zu können. Es stellt sich also die Frage nach der Sinnhaftigkeit dieser ständigen Erreichbarkeit und vermeintlichen Produktivität.

Planst du Vorbereitungszeit ein?

Die Krux im Kalender-Tetris ist es, die anstehenden Meetings vorzubereiten. Wenn du dazu nicht kommst, werden Meetings meiner Erfahrung nach auf die Dauer einfach nicht zufriedenstellend. Dann bedarf es eines Follow-ups, und eines Follow-ups vom Follow-up und so weiter. Vollgepackte Kalender führen aber oft zu kognitiver Überlastung und senken die Produktivität (Meyer et al., 2001).

Wann ist das gesamte Team erreichbar?

Die Conjoint-Analyse von Diedrich et al. (2023) zeigt: Fast ein Drittel der Befragten halten die Erreichbarkeit im Team für problematisch. Fast die Hälfte sagt: Die Kommunikation und Teamzusammengehörigkeit sind herausfordernd.

Legt eure Teamregeln fest! Wie wäre es, im Team feste Zeiten zu definieren, zu denen es Meetings geben darf? Gleichzeitig ist es die Zeit, in der du Antworten von deinen Teammitgliedern erwarten darfst. Es ist nicht notwendig, dass dieses Zeitfenster acht Stunden umfasst oder immer von 8 Uhr bis 17 Uhr ist. Es sollte eine Zeit sein, zu der alle wirklich verfügbar sind. Dies berücksichtigt Eltern, die morgens oder nachmittags ihre Kinder betreuen, oder auch die unterschiedlichen Zeitzonen der Teammitglieder. So holt ihr das Beste aus eurem Team heraus, ohne dem Meeting-Wahn zum Opfer zu fallen.

In Projekten sollte kein Overlap von Teams erzwungen werden. Mehr Kontrolle und Regeln führen nicht zwangsläufig zum gewünschten Ergebnis. Stattdessen sollte eine Vertrauensbasis geschaffen werden, die Menschen einen Raum bietet, in dem sie sich entfalten können. In jedem Team gibt es individuelle Prozesse, die am besten in einem maßgeschneiderten Zeitrahmen erledigt werden können. Zeiten mit geringer Teamüberschneidung sind ideal für solche Aufgaben. So sollte den Teams insgesamt die Freiheit gegeben werden, ihre Aufgaben nach individuellen Vorlieben zu terminieren. Wichtig ist die offene Kommunikation.

Meinen Mitarbeitenden gebe ich nicht vor, wann sie arbeiten sollen. Alle Menschen sind unterschiedlich: Die einen sind so wie ich und lieben es, morgens Zeit für konzentriertes Arbeiten zu haben. Die anderen blühen am Abend auf und arbeiten dann am liebsten. Das ist beides absolut okay. In der sich überschneidenden Zeit dazwischen kommen dann alle zur inspirierenden Teamarbeit zusammen. Dort nehmen wir uns regelmäßig bewusst einige Minuten Zeit, uns abzuholen, wo wir als Team gerade stehen. Dadurch stärken wir unser Bewusstsein für das gemeinsame Vorhaben. Wir gehen anschließend mit frischer Kraft in unsere individuellen Arbeitsabläufe.

Meetingfreie Zeit einplanen

Wie wäre es, Zeiten zu vereinbaren, die frei sind von dem alltäglichen Druck und Gehetze? Und das ist absolut kein Hexenwerk. Eine feste Zeit, in der die Mitarbeitenden weder an Meetings teilnehmen noch für ihre Kollegen und Kolleginnen erreichbar sein müssen, wird meiner Meinung nach dazu führen, dass der negative Stress in Projekten nachlässt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexe Aufgaben zu konzentrieren, ohne von Unterbrechungen gestört zu werden: Zeit für Deep Work und produktives Arbeiten. Ein gemeinsamer, meetingfreier Tag kann ein positives Zeichen für die Eigenverantwortung des Teams sein.

Als Beispiel: Es wird im Team der Wunsch geäußert, dass Meetings (online und virtuell) nur noch im Zeitraum von 10 Uhr bis 15 Uhr geplant werden können – und freitags grundsätzlich gar nicht. Und jetzt geht es los: „Das funktioniert bei uns nicht. Wir haben freitags immer Linienmeeting.“ Die nächste Person sagt: „Das wird so ohnehin nicht funktionieren – dann stellt mir einfach jemand einen Termin ein.“ Mein Tipp: Probiert es aus. Setzt euch nach zwei oder drei Wochen kurz zusammen und schaut, wie es sich anfühlt. Passt es? Super. Möchtet ihr eure Vereinbarung anpassen? Macht es. So oft, bis ihr eure beste Lösung gefunden habt.

Kluge Köpfe machen Pausen!

Kurze Pausen in den laufenden Arbeitsalltag zu integrieren, ist der Game-Changer. Damit erhöhen wir die Produktivität nachhaltig. Zusätzlich stärken wir das Vertrauen in die Teammitglieder, sich auch ohne einen vollen Kalender aufeinander verlassen zu können. Und auch für uns selbst hat es Vorteile: Wir können auch mal durchatmen und uns die Zeit geben, zu reflektieren, an welchen Problemen wir gerade stecken. Das erzeugt kreative Energie, um nach dieser kurzen Pause mit neuem Mut an die Arbeit zurückzukehren.

Keinen Tag länger!

Wenn du merkst, dass dich dein Kalender-Tetris wahnsinnig macht, dann ändere das genau heute noch. Selbst wenn zu Beginn alle denken, eure neue Vereinbarung würde nicht funktionieren. Am besten gleich damit anfangen und es für das gesamte Team durchsetzen. Wie wäre es, wenn du dich morgens auf deinen Schreibtischstuhl setzt, in deinen Kalender schaust und dir denkst: „Super, die ersten beiden Stunden meines Tages kann ich mich auf meine Sachen konzentrieren“. Herrlich dieser Blick in einen Kalender, der nicht dem Tetris-Spiel ähnelt und immer mehrere Termine gleichzeitig aufweist. „Weniger“ Kalender-Tetris bedeutet „mehr“ Kreativität und produktives Arbeiten. Du atmest entspannt und nippst an deinem duftenden Kaffee. Halleluja!

Quellen

  • Diedrich, D., Klier, J., Mohr, N., Hartmann, V., Sellinger, M., Thomaschweski, D. & Völker, R. (2023). Arbeiten neu denken und organisieren. So gelingt KMU die Umstellung auf hybride Arbeitsformen. McKinsey. 
  • Meyer, D. E., Evans, J. E. & Rubinstein, J. S. (2001). Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. In Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001; Vol. 27 No. 4, 763–797. Doi: 10.1037//0096-1523.27.4.763. PMID: 11518143 
  • Narayan, A., Narayana Murty, R., Das, R. B. & Kominers, S. D. (2021). The Endless Digital Workday. Harvard Business Review. https://hbr.org/2021/08/the-endless-digital-workday

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  • Mit ChatGPT erstellt

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