Direkt zum Hauptbereich

Effizientes Zeitmanagement: Wie weniger Kalender-Tetris zu mehr Produktivität und Kreativität führt

Schau mal in deinen Kalender. Findest du da noch weiße Flecken? Kommst du zum „Arbeiten“? Hast du Raum für kreative Gedanken? Oder spielst du mit deinen Terminen Tetris? In diesem Artikel zeige ich, dass „weniger“ Kalender-Tetris „mehr“ ist. Schaff dir Luft zum Atmen!

Ist da etwa noch eine Lücke im Kalender?

Es hört sich so schön entspannt an: Weg von festen Bürozeiten – hin zum flexiblen Homeoffice. Ganz so rosig ist es dann doch nicht. Ich höre in meinen Projekten meistens: „Mein Kalender ist zu voll.“ Unzählige Meetings, die sich aneinanderreihen, verstopfen deinen Kalender. Gibt es noch eine Lücke? Ja? Nicht lange. Zehn Minuten später flattert bereits die nächste Meeting-Einladung herein. Wehe, da wird abgelehnt!

Wie viele Online-Meetings sind okay?

Es ist selbstverständlich geworden, die gesamte Arbeitszeit für Meetings zur Verfügung zu stellen. Wer nicht eingeloggt ist in einem Call, arbeitet offensichtlich nicht. Die Teilnahme an Meetings dient mehr oder weniger als Rechtfertigung dafür, sehr beschäftigt zu sein. Wie immer im Leben: Die Dosis macht das Gift. Zu viele Meetings führen zu „Meeting-Wahnsinn“. Du hast weniger Zeit für deine Aufgaben und dies führt dazu, dass du die Zeit dann in Form von „Überstunden“ nachholen musst.

Foto: Per DALL.E erstellt

Die neue produktive Stunde?

Eine Studie (Narayan et al., 2021) zeigt, dass die Arbeitsproduktivität des Teams steigt, wenn die zeitlichen Überschneidungen reduziert sind. Mitten in der Nacht erreicht die Produktivität ihren Höhepunkt. Die „produktive“ Zeit beginnt, wenn sonst keiner mehr online ist. Aufgaben, die konzentrierte Datenbankarbeit erfordern oder eine ungestörte Arbeitsumgebung, lassen sich dann offenbar besonders effizient erledigen (Narayan et al., 2021).

Damit arbeitest du dann rund um die Uhr. Doch ist das produktiver? Brauchen wir nicht alle einmal Pausen, um langfristig einen guten Job machen zu können? Das weiß ich auch aus persönlicher Erfahrung: Lese ich morgens meine gesendeten E-Mails vom Vorabend, kann ich direkt erkennen, dass es mal wieder spät wurde. Obwohl ich die E-Mail am Vorabend / in der Nacht vermeintlich mit Bedacht schrieb, finde ich mehrere Fehler darin. Der Grund ist simpel: Der Tag war einfach zu lang, um die Konzentration aufrechterhalten zu können. Es stellt sich also die Frage nach der Sinnhaftigkeit dieser ständigen Erreichbarkeit und vermeintlichen Produktivität.

Planst du Vorbereitungszeit ein?

Die Krux im Kalender-Tetris ist es, die anstehenden Meetings vorzubereiten. Wenn du dazu nicht kommst, werden Meetings meiner Erfahrung nach auf die Dauer einfach nicht zufriedenstellend. Dann bedarf es eines Follow-ups, und eines Follow-ups vom Follow-up und so weiter. Vollgepackte Kalender führen aber oft zu kognitiver Überlastung und senken die Produktivität (Meyer et al., 2001).

Wann ist das gesamte Team erreichbar?

Die Conjoint-Analyse von Diedrich et al. (2023) zeigt: Fast ein Drittel der Befragten halten die Erreichbarkeit im Team für problematisch. Fast die Hälfte sagt: Die Kommunikation und Teamzusammengehörigkeit sind herausfordernd.

Legt eure Teamregeln fest! Wie wäre es, im Team feste Zeiten zu definieren, zu denen es Meetings geben darf? Gleichzeitig ist es die Zeit, in der du Antworten von deinen Teammitgliedern erwarten darfst. Es ist nicht notwendig, dass dieses Zeitfenster acht Stunden umfasst oder immer von 8 Uhr bis 17 Uhr ist. Es sollte eine Zeit sein, zu der alle wirklich verfügbar sind. Dies berücksichtigt Eltern, die morgens oder nachmittags ihre Kinder betreuen, oder auch die unterschiedlichen Zeitzonen der Teammitglieder. So holt ihr das Beste aus eurem Team heraus, ohne dem Meeting-Wahn zum Opfer zu fallen.

In Projekten sollte kein Overlap von Teams erzwungen werden. Mehr Kontrolle und Regeln führen nicht zwangsläufig zum gewünschten Ergebnis. Stattdessen sollte eine Vertrauensbasis geschaffen werden, die Menschen einen Raum bietet, in dem sie sich entfalten können. In jedem Team gibt es individuelle Prozesse, die am besten in einem maßgeschneiderten Zeitrahmen erledigt werden können. Zeiten mit geringer Teamüberschneidung sind ideal für solche Aufgaben. So sollte den Teams insgesamt die Freiheit gegeben werden, ihre Aufgaben nach individuellen Vorlieben zu terminieren. Wichtig ist die offene Kommunikation.

Meinen Mitarbeitenden gebe ich nicht vor, wann sie arbeiten sollen. Alle Menschen sind unterschiedlich: Die einen sind so wie ich und lieben es, morgens Zeit für konzentriertes Arbeiten zu haben. Die anderen blühen am Abend auf und arbeiten dann am liebsten. Das ist beides absolut okay. In der sich überschneidenden Zeit dazwischen kommen dann alle zur inspirierenden Teamarbeit zusammen. Dort nehmen wir uns regelmäßig bewusst einige Minuten Zeit, uns abzuholen, wo wir als Team gerade stehen. Dadurch stärken wir unser Bewusstsein für das gemeinsame Vorhaben. Wir gehen anschließend mit frischer Kraft in unsere individuellen Arbeitsabläufe.

Meetingfreie Zeit einplanen

Wie wäre es, Zeiten zu vereinbaren, die frei sind von dem alltäglichen Druck und Gehetze? Und das ist absolut kein Hexenwerk. Eine feste Zeit, in der die Mitarbeitenden weder an Meetings teilnehmen noch für ihre Kollegen und Kolleginnen erreichbar sein müssen, wird meiner Meinung nach dazu führen, dass der negative Stress in Projekten nachlässt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexe Aufgaben zu konzentrieren, ohne von Unterbrechungen gestört zu werden: Zeit für Deep Work und produktives Arbeiten. Ein gemeinsamer, meetingfreier Tag kann ein positives Zeichen für die Eigenverantwortung des Teams sein.

Als Beispiel: Es wird im Team der Wunsch geäußert, dass Meetings (online und virtuell) nur noch im Zeitraum von 10 Uhr bis 15 Uhr geplant werden können – und freitags grundsätzlich gar nicht. Und jetzt geht es los: „Das funktioniert bei uns nicht. Wir haben freitags immer Linienmeeting.“ Die nächste Person sagt: „Das wird so ohnehin nicht funktionieren – dann stellt mir einfach jemand einen Termin ein.“ Mein Tipp: Probiert es aus. Setzt euch nach zwei oder drei Wochen kurz zusammen und schaut, wie es sich anfühlt. Passt es? Super. Möchtet ihr eure Vereinbarung anpassen? Macht es. So oft, bis ihr eure beste Lösung gefunden habt.

Kluge Köpfe machen Pausen!

Kurze Pausen in den laufenden Arbeitsalltag zu integrieren, ist der Game-Changer. Damit erhöhen wir die Produktivität nachhaltig. Zusätzlich stärken wir das Vertrauen in die Teammitglieder, sich auch ohne einen vollen Kalender aufeinander verlassen zu können. Und auch für uns selbst hat es Vorteile: Wir können auch mal durchatmen und uns die Zeit geben, zu reflektieren, an welchen Problemen wir gerade stecken. Das erzeugt kreative Energie, um nach dieser kurzen Pause mit neuem Mut an die Arbeit zurückzukehren.

Keinen Tag länger!

Wenn du merkst, dass dich dein Kalender-Tetris wahnsinnig macht, dann ändere das genau heute noch. Selbst wenn zu Beginn alle denken, eure neue Vereinbarung würde nicht funktionieren. Am besten gleich damit anfangen und es für das gesamte Team durchsetzen. Wie wäre es, wenn du dich morgens auf deinen Schreibtischstuhl setzt, in deinen Kalender schaust und dir denkst: „Super, die ersten beiden Stunden meines Tages kann ich mich auf meine Sachen konzentrieren“. Herrlich dieser Blick in einen Kalender, der nicht dem Tetris-Spiel ähnelt und immer mehrere Termine gleichzeitig aufweist. „Weniger“ Kalender-Tetris bedeutet „mehr“ Kreativität und produktives Arbeiten. Du atmest entspannt und nippst an deinem duftenden Kaffee. Halleluja!

Quellen

  • Diedrich, D., Klier, J., Mohr, N., Hartmann, V., Sellinger, M., Thomaschweski, D. & Völker, R. (2023). Arbeiten neu denken und organisieren. So gelingt KMU die Umstellung auf hybride Arbeitsformen. McKinsey. 
  • Meyer, D. E., Evans, J. E. & Rubinstein, J. S. (2001). Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. In Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001; Vol. 27 No. 4, 763–797. Doi: 10.1037//0096-1523.27.4.763. PMID: 11518143 
  • Narayan, A., Narayana Murty, R., Das, R. B. & Kominers, S. D. (2021). The Endless Digital Workday. Harvard Business Review. https://hbr.org/2021/08/the-endless-digital-workday

Bilder

  • Mit ChatGPT erstellt

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Die Stimmung in Deinem Team drehen? So wird’s gemacht.

Oder ähnlich. Mir gefiel der Titel. Vor ein paar Tagen hat mich jemand angesprochen und von einem, wohl etwas frustrierenden, virtuellen Teammeeting erzählt. Die Teammitglieder zogen lange Gesichter, schauten grimmig in ihre Kameras. Ich habe mich dann gefragt, was ich tun würde, wenn ich in so einer Situation wäre. In diesem Blogpost beschreibe ich ein paar Tipps mit denen Du die Stimmung in Deinem Team (und Deine eigene) verbessern kannst.

Als Team innehalten für ein neues Jahr

Es ist eine schöne Tradition, den Jahreswechsel für das persönliche Innehalten zu nutzen. Als einzelne Person blickt man zurück, reflektiert und wünscht sich etwas für das neue Jahr. Einige Menschen nehmen sich etwas für das neue Jahr vor. Aber geht es auch auf der Ebene eines Teams?

Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Leisten! Leisten? Leisten!

Warum opfern wir so viel für den Job, selbst wenn es uns nicht wirklich weiterbringt? Ein paar blasphemische Gedanken zu einem für uns überlebenswichtigen Thema. 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Tanz der Konflikte - Tipps und Tricks für Führungskräfte im Konfliktmanagement

Erinnern Sie sich, zu welcher Musik sie so richtig ausgelassen tanzen konnten? Stellen Sie sich die digitale Transformation Ihrer Organisation als eine große Tanzinszenierung vor: Unterschiedlichste Rhythmen und Stilrichtungen treffen aufeinander - die Heavy-Metal-Fans auf die Diskofox-Queens, die Raver auf die LineDancer. Diese Vielfalt führt zwangsläufig zu Konflikten. Doch was, wenn wir sie als kreative Impulse für Fortschritt nutzen? Wie Führungskräfte diese Konfliktenergie effektiv nutzen, zeigt dieser Artikel. Konflikte verstehen: Warum sie unvermeidbar und wertvoll sind Konflikte - formwandelnde Begleiter Konflikte entstehen überall. Führungskräfte erleben Konflikte häufig in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Erwartungen oder Widerständen gegenüber neuen Arbeitsweisen. Während einige bereit sind, neue Schritte auszuprobieren, vertrauen andere auf vertraute Abläufe. Konflikte begleiten die Tänzer:innen auf eine Reise zwischen unterschiedlichen Bühnen. Jed...