Direkt zum Hauptbereich

2 Tätigkeiten, bevor man agile Arbeitsweisen nutzt

Wenn Teams und Organisationen sich mit Agilität beschäftigen, hoffen sie auf eine schnelle Lösung für ihre Probleme. Mit Scrum und Kanban sollte es doch sofort und spürbar besser werden. Abgesehen davon, dass diese Teams vielleicht noch nicht wissen, warum Scrum und Kanban funktionieren, sind aus meiner Sicht zwei wichtige Fragen noch nicht beantwortet.

Wichtige Frage 1: Was haben wir beobachtet?

Bevor wir etwas verbessern wollen, brauchen wir einen Überblick über die aktuelle Lage. Ich starte zum Beispiel häufig mit der Frage: „Wie fühlst Du Dich?“ Warum? Gefühle sind Teil unseres Entscheidungssystems. Sie geben uns wertvolle Hinweise und sind eine gute Einleitung. Ich frage dann weiter: „Wie sieht eine normale Woche aus?“ Das zeigt, womit sich die Menschen in der Organisation beschäftigen müssen.

Dann schaue ich mir an, welche Skills die Menschen brauchen, um einen guten Job zu machen und in wie vielen Projekten sie gleichzeitig arbeiten. Welche 10 wichtigste Geschäftsprozesse müssen wir gut beherrschen?

Je nach Kontext fallen mir oft weitere Fragen ein. Die erste Fragestunde hilft uns, ein Verständnis für die aktuelle Situation zu entwickeln. Aber bevor an Lösungen denken, brauchen wir Antworten auf die nächste wichtige Frage.

Wichtige Frage 2: Wie soll es sein?

Welche Mengen müssen wir schaffen? Wie viel Geld brauchen wir? Damit kann man den Rahmen abstecken. 

Dann möchte ich gern wissen, wie eine ideale, schöne Woche aussähe. Da empfehle ich, Muster vorzugeben. Dazu kann man die Woche in Blöcke einteilen. Da gibt es Teams, die die Vormittage für konzentriertes Arbeiten freihalten und alle Besprechungen auf den Nachmittag legen. Andere reservieren bestimmte Tage für bestimmte Tätigkeiten.

Wen jemand sagt, er sei in zu vielen Meetings, frage ich, was eine gute Menge an Meetings wäre. Viele Meetings haben aus meiner Sicht keinen klaren Fokus. Deswegen finde ich die Scrum Ereignisse so praktisch, es wird entweder geplant oder begutachtet. Aber nicht alles durcheinander.

Warum gibt es so viele Meetings? Warum gibt es so viele Störungen? Wenn wir uns etwas Zeit für die Ursachen nehmen, fallen uns noch mehr Ideen für eine gute Woche ein.

Was wollen wir verbessern?

Wir kennen nun die aktuelle Situation und die ideale Woche. Nun können wir uns die nächsten Schritte überlegen, um besser zu werden. Mir fallen dabei folgende Punkte ein:
  • Blame the process, not the people: Wenn jemand, andere Personen „verbessern“ will, frage ich nach. Oft liegt es nicht an den Personen, sondern an den Abläufen, die die Arbeit erschweren. Das Austauschen aller Menschen würde die Situation nicht verbessern.
  • Fokus: Wir brauchen Zeiten, in denen wir konzentriert arbeiten können. Die sollten vielleicht zuerst eingeplant werden.
  • Wissenstransfer: Wenn sich Teammitglieder jede Woche gegenseitig etwas beibringen, wird das Team insgesamt flexibler und schneller. Ich frage gerne nach, wie ein Team das sicherstellt.
Bevor jemand nach einer Lösung ruft, empfehle ich zwei wichtige Fragen: Was beobachten wir und wie soll es sein? Erst dann möchte ich über Lösungen sprechen.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe (Pedro)

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe  "Du bist für dein Board verantwortlich, ich bin für dich verantwortlich. Wenn du genau das tust, was ich dir sage, werden wir und alle anderen Leute hier sicher sein und wir werden eine wunderbare Zeit haben." - Pepe (Pedro) Surflehrer in Ericeira Gute Führung hängt stark vom Kontext und der aktuellen Kultur des Unternehmens ab. Der Stil von Pepe unterschied sich von den anderen Surflehrern, die ich zuvor hatte. In diesem Beitrag erzähle ich euch mehr von meinem Surfkurs, wobei ich mir nicht sicher bin, ob es eine Geschichte über meinen Surflehrer oder über Führung an sich ist.  Let’s grow, Michael