Wenn Teams und Organisationen sich mit Agilität beschäftigen, hoffen sie auf eine schnelle Lösung für ihre Probleme. Mit Scrum und Kanban sollte es doch sofort und spürbar besser werden. Abgesehen davon, dass diese Teams vielleicht noch nicht wissen, warum Scrum und Kanban funktionieren, sind aus meiner Sicht zwei wichtige Fragen noch nicht beantwortet.
Bevor wir etwas verbessern wollen, brauchen wir einen Überblick über die aktuelle Lage. Ich starte zum Beispiel häufig mit der Frage: „Wie fühlst Du Dich?“ Warum? Gefühle sind Teil unseres Entscheidungssystems. Sie geben uns wertvolle Hinweise und sind eine gute Einleitung. Ich frage dann weiter: „Wie sieht eine normale Woche aus?“ Das zeigt, womit sich die Menschen in der Organisation beschäftigen müssen.
Dann schaue ich mir an, welche Skills die Menschen brauchen, um einen guten Job zu machen und in wie vielen Projekten sie gleichzeitig arbeiten. Welche 10 wichtigste Geschäftsprozesse müssen wir gut beherrschen?
Je nach Kontext fallen mir oft weitere Fragen ein. Die erste Fragestunde hilft uns, ein Verständnis für die aktuelle Situation zu entwickeln. Aber bevor an Lösungen denken, brauchen wir Antworten auf die nächste wichtige Frage.
Wichtige Frage 2: Wie soll es sein?
Welche Mengen müssen wir schaffen? Wie viel Geld brauchen wir? Damit kann man den Rahmen abstecken.
Dann möchte ich gern wissen, wie eine ideale, schöne Woche aussähe. Da empfehle ich, Muster vorzugeben. Dazu kann man die Woche in Blöcke einteilen. Da gibt es Teams, die die Vormittage für konzentriertes Arbeiten freihalten und alle Besprechungen auf den Nachmittag legen. Andere reservieren bestimmte Tage für bestimmte Tätigkeiten.
Wen jemand sagt, er sei in zu vielen Meetings, frage ich, was eine gute Menge an Meetings wäre. Viele Meetings haben aus meiner Sicht keinen klaren Fokus. Deswegen finde ich die Scrum Ereignisse so praktisch, es wird entweder geplant oder begutachtet. Aber nicht alles durcheinander.
Warum gibt es so viele Meetings? Warum gibt es so viele Störungen? Wenn wir uns etwas Zeit für die Ursachen nehmen, fallen uns noch mehr Ideen für eine gute Woche ein.
Was wollen wir verbessern?
Wir kennen nun die aktuelle Situation und die ideale Woche. Nun können wir uns die nächsten Schritte überlegen, um besser zu werden. Mir fallen dabei folgende Punkte ein:
- Blame the process, not the people: Wenn jemand, andere Personen „verbessern“ will, frage ich nach. Oft liegt es nicht an den Personen, sondern an den Abläufen, die die Arbeit erschweren. Das Austauschen aller Menschen würde die Situation nicht verbessern.
- Fokus: Wir brauchen Zeiten, in denen wir konzentriert arbeiten können. Die sollten vielleicht zuerst eingeplant werden.
- Wissenstransfer: Wenn sich Teammitglieder jede Woche gegenseitig etwas beibringen, wird das Team insgesamt flexibler und schneller. Ich frage gerne nach, wie ein Team das sicherstellt.
Bevor jemand nach einer Lösung ruft, empfehle ich zwei wichtige Fragen: Was beobachten wir und wie soll es sein? Erst dann möchte ich über Lösungen sprechen.
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