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Lean Coffee Frankfurt/Karlsruhe, Nachschau zum Termin 43

Du hast Fragen, weißt aber nicht, wo Du sie platzieren sollst? Du hast noch keine Kontakte aus der Welt von Scrum und Kanban und agilem Projektmanagement, würdest Dich aber gerne zu verschiedenen Themen austauschen? Du möchtest einfach mal jemand neues zu einer Fragestellung hören?

Komm einfach zu uns und melde Dich in Deiner Lieblingsgruppe an, hier bist Du richtig:

https://www.xing.com/communities/groups/lean-coffee-frankfurt-am-main-17b3-1139176/about

https://www.xing.com/communities/groups/lean-coffee-karlsruhe-17b3-1139173/about

 

Wir hatten auch heute wieder eine VIP in unserem Lean Coffee dabei. Dieses Mal war es... Karel Gott (der deswegen auch als einziger auf seiner Karte im Bildschirmabdruck erkennbar ist). Zum Glück wurde aber so früh morgens noch keiner seiner Schlager eingespielt... ;-)

Beratungstagebuch (5 min Verlängerung)

Notiert werden beispielsweise folgende Inhalte: Welche Fragen wurden wann von wem gestellt, welche Widersprüche kamen auf, mit wem wurde gesprochen?

Das Beratungstagebuch dient auch dazu, eine Erfolgsstory veröffentlichen, die Entwicklung eines Teams nachzeichnen zu können. Ein/e Berater/in wird für die Zeit vor Ort bezahlt, Notizen helfen dabei, die eigene Arbeit nachzuvollziehen und transparent zu machen. Auch eignen sich die Aufzeichnungen für Verhandlungen, in denen man darlegen kann, wie man Personen entwickelt hat. Es handelt sich bei diesen Notizen um eine „Leistungsmappe“, die nach Ansicht einer Teilnehmerin selbstverständlich sein sollte.

Ähnlich wie in einer Retrospektive im Team lässt sich festhalten, was funktioniert hat und was nicht. Der Themengeber legt dar, dass man alles notieren kann, was getan wurde, um Scrum einzuführen, auch, wie beispielsweise von bestimmten Personen argumentiert wurde.

Welches Tool zum Notieren (von was)?

Es gab eine Mehrfachnennung von OneNote als Tool, um Gespräche, Entscheidungen, Diskussionen im Vorfeld, Meinungen und ähnliches festzuhalten, um auch Verhalten spiegeln zu können. Ein Teilnehmer drängt nach eigenen Angaben darauf, dass das Team diese Arbeit selbst macht, denn in dessen Kontext kann sich nicht immer das gesamte Team treffen und die Aufzeichnungen dienen als Dokumentation für die übrigen Mitglieder, um Wiederholungsschleifen vermeiden zu können.

Eine Teilnehmerin legt sich für jeden Kunden ein Dokument an, in dem Information aller Art über das Kundensetting, Entscheidungen und Maßnahmen festgehalten werden, jedoch mindestens aktuell weniger granular auf der Maßnahmenebene. Ein Grund dafür mag sein, dass nicht viel Spielraum besteht und die Einführung von irgendetwas, das als „Scrum“ oder „agil“ bezeichnet wird, bereits vor Jahren stattgefunden hat.

Erfolge feiern mit dem Spickzettel aus der Vergangenheit

Zum Thema „mit der gesammelten Information auch Erfolge feiern können“ teilt ein Gast die Idee mit uns, dass er in seinem Projekt jeden Sprint (dem in diesem Unternehmen jeweils ein Bild zugeordnet war) ausgedruckt habe, was eine Riesenschlange ergeben habe, und anschließend wurden alle Teammitglieder dazu eingeladen, ihre guten Erlebnisse in jedem Sprint dazuzuschreiben, dies sei, so der Teilnehmer, sehr gut gewesen.

Treiber der eigenen Arbeit

Der Themengeber selbst klärt für sich auch Treiber der eigenen Arbeit, um diese besser planen zu können, beispielsweise: „Wie lange brauche ich, um eine E-Mail ordnungsgemäß abzulegen?“ Wenn der Teilnehmer beispielsweise seine Mailbox aufräumt, kann er errechnen, wie viele Minuten  er für diese Aufgabe benötigen wird.

Weitere Empfehlungen aus der Runde verweisen auf den „mind map manager“, über den Personen mit ihren Meinungen dargestellt werden können, allerdings nicht mehr als 30 Personen, oder die Nutzung von „Notion“ für die Ablage der eigenen Notizen des Tages, die am Abend oder später unterschiedlich granular durchgegangen werden.

 

Scrum einführen

Man stelle sich eine ideale Welt vor, in der man das Zepter in die Hand bekommt und irgendwo Scrum einführen darf. Wie macht man das? Nach Buch oder nach Bauch (bzw. flexibel auf Anforderungen des Kunden eingehend)?

Der Scrum Guide ist die Anleitung!

Hier sind sich die BesucherInnen des Lean Coffees einig wie selten: Gemäß Scrum Guide einführen, genau dies ist auch die Aufgabe des Scrum Masters (wurde im Scrum Guide extra ergänzt), sonst ist es kein Scrum mehr. Die Vorteile einer Einführung „nach dem Buch“ werden ggf. nicht gleich gesehen. Alle Komponenten wirken aufeinander abgestimmt als Ganzes. Ggf. kann an einzelnen Komponenten gearbeitet werden, ein Sprint kann beispielsweise im Rahmen verlängert/verkürzt werden, aber nicht auf drei Monate ausgelegt sein. „Wir müssen die Ideen hinter Scrum verständlich machen und dabei Geduld haben“, so ein Teilnehmer.

Darf ich abweichen? Und wieviel?

Laut einem anderen Teilnehmer sind nie alle Voraussetzungen wirklich erfüllt, z. b. könnte in einem Projekt ein Daily nicht täglich, sondern nur 3 – 4 mal /Woche stattfinden und der Rest der Zeit für Linientätigkeiten investiert werden müssen. Auch seien teilweise die Plannings und Retrospektiven kürzer als laut Formel des Scrum Guide (aber immerhin: Sie sind noch da… - die Red.). Für das Team, so dieser Teilnehmer, sei das immer ok gewesen - als Scrum Master muss man allerdings aufpassen, dass man sich nicht schleichend zu weit vom Kern entfernt.

Der Scrum Master, bemerkt jemand, sollte fragen, was das Team/die Führungsriege erwartet, und gemeinsam Rollen, Ereignisse, Artefakte und Scrum Patterns durchgehen. „Abweichler“-Führungskräfte dürfen mit der Frage konfrontiert werden: „Was kostet das?“ Hier sollten die Prozesskosten sichtbar gemacht und das eigene Mandat geklärt werden.

Brücken zwischen Vergangenheit und Zukunft bauen

Eine Teilnehmerin stellt fest, dass Scrum wegen einer komplexen Umgebung anvisiert wurde, und versucht zu vermitteln: Man solle versuchen, Brücken zu bauen und fragen „Wie wurde etwas bisher gelöst, und warum auf diese Weise?“, versuchen, Verständnis für den Hintergrund der aktuellen Situation zu gewinnen, andernfalls werde Verbitterung riskiert, das eigene Vorgehen wird von anderen als Abwertung dessen, was war, wahrgenommen.

Die Frage nach dem Warum (für das Aufsetzen bestimmter Dinge auf die vorgefundene Art), warnt ein anderer Teilnehmer aus eigener Erfahrung, kann auch als Provokation ankommen, denn in diesem Moment werden die bestehenden Prozesse hinterfragt. Gemäß seiner Empfehlung sollte man lieber fragen, mit welchem Ziel jemand Scrum einführt.

Prägnante Aussage eines weiteren Teilnehmers: „Alle Abweichungen kosten mehr Geld.“ Auf die sehr interessierte Frage aus dem Gremium, wo entsprechende Quellen, die dies nachweisen, zu finden sind, wird auf scrumbook.org verwiesen, scrum patterns seien hier nur dann enthalten, wenn in der Literatur Daten dazu verfügbar seien.

 

Sind Change Storys in einer Lean Transformation sinnvoll?

Die Themengeberin führt uns in ihr Projekt ein, in dem es um Performance gehe und darum, Prozesse zu optimieren (dem/der einen oder anderen mag das sehr bekannt vorkommen). Es ginge immer um Zahlen und Fakten, die Menschen aber würden vergessen. Sie habe daraufhin eine Initiative gestartet und vorgeschlagen, eine change story zu erstellen und daraus feste Maßnahmen abzuleiten, die in den nächsten Jahren verfolgt werden sollen, wenn das Transformationsteam das Projekt bereits verlassen habe.

Zahlen und Fakten statt Menschen mit Emotionen

Hier sind Aussagen aus der Runde zu diesem Setting: „Menschen werden oft vergessen“, „Haben wir eine Vorstellung von unserer Zukunft?“, „Was bedeuten 100.000 Euro, die ich spare?“. Ein Teilnehmer erwähnt Toyota Kata: Es findet eine graduelle Einführung von Themen statt, der Change wird gar nicht richtig bemerkt, während die Change Agents aber eine sehr klare Vorstellung vom Zielzustand haben. Ein Bild zu entwickeln, so dieser Teilnehmer, sei etwas Kollaboratives. Ein anderer ergänzt, dass man damit fragen könne: „In welche Richtung geht es? Wie ist das konkret umzusetzen?“

Das Vorgehen der Themengeberin sieht wie folgt aus: Zuerst fanden Gespräche mit der Führungskraft statt, um Handlungsfelder zu identifizieren und herauszufinden, welches Ziel sie verfolgt. Anschließend wurden andere MitarbeiterInnen und Führungskräfte befragt, wie man Veränderung erreichen kann und auf welche Weise dies dem Unternehmen hilft. Nach Auswertung der Umfrage wurden mittelfristige Ziele (bis 2024) aus den Ergebnissen abgeleitet, keine Quartalszahlen veröffentlicht. Man erstellte ein Wimmelbild (ja, sowas wie in den Kinderbüchern – die Red.), das auch Zielzustände enthielt.

Inspirierende Ziele sind ... 100.000 Euro einsparen?

Eine Teilnehmerin bringt OKR ins Spiel: ein gemeinsames Bild für gemeinsame Arbeit an einem gemeinsamen Ziel, wobei die Ziele inspirierend sein sollen. Jemand erwähnt etwas trockenes wie die berühmten „100.000 Euro einsparen“, das locke in diesem Kontext niemanden hinter dem Ofen hervor.

Open Space Agility und innere Reisen

Ein anderer Teilnehmer propagiert open space agility als beliebtes Mittel zur Klärung derartiger Fragen, am besten solle immer gleich ein zweiter Termin festgelegt werden, und in der Zwischenzeit zwischen den beiden Terminen finden Experimente für die Vervollständigung des Zielbildes statt. Wieder wird hervorgehoben, dass die Ziele inspirierend sein müssen, nicht nur Zahlen und Fakten darstellen sollen, jemand spricht treffend von der „Herzenswärme, die man für solche Sachen braucht“.

Man solle über Gespräche mit betroffenen Menschen deren innere Reise mit aufnehmen: Was ändert sich bei mir innerlich, wenn ich in dieses neue Bild eintrete? Dies, so die Teilnehmerin, sei ein guter Gesprächsstoff und enthalte diejenige Spannnung, die es braucht, „um das ganze künstlerisch zu gestalten“.

 

Weiterbildungsecke

Nach diesem schönen Schlusswort gibt es hier noch die Literaturhinweise direkt aus der Veranstaltung:

https://karrierefragen.de/leistungsmappe/

https://www.amazon.de/At-Journal-Workshop-Unconscious-Creative/dp/0874776384/

https://www.teamworkblog.de/2012/08/wie-lange-brauchst-du-noch-wie-man.html

https://www.notion.so

Scrum Guide: The Scrum Master is accountable for establishing Scrum as defined in the Scrum Guide.

http://scrumbook.org/

https://womeninagile.eu/

Buch für Lean Transformation: https://www.amazon.de/Becoming-Supervisor-Achieving-Companys-Building/dp/0367862190/

https://leanchange.org/stories/

https://www.amazon.de/Lean-Turnaround-Business-Principles-Transform-ebook/dp/B008WA610S/

https://www.amazon.de/Better-Thinking-Results-Enterprise-Wide-Transformation-ebook/dp/B07HDBGL91/

OSA: https://openspaceagility.com/

Future Search: https://futuresearch.net/about/whatis/

 

Eingereichte Themen

Und heute mal ganz am Schluss der Screenshot mit den Themen:

 

Guckt Euch diese Runde gerne an einem der kommenden Dienstage selbst einmal live an und mischt Euch in die Diskussion ein! Wir lachen gerne gemeinsam und freuen uns auf alle, die um 8h schon ausreichend wach sind. 😊

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