Why dedicated & stable teams matter. A case study.

Every Scrum trainer and every Scrum Master teaches us that stable teams with full-time team members are much more productive than unstable teams with part-time members. And every client or any given organization tells us that this isn't possible in their world. There are too much obligations, too few experts, the numbers are not relevant for this industry and so on. But this is damaging not only motivation and team spirit. Actually it creates a quantifiable financial loss.

Scrum makes visible what does not work

Photo by Luis Villasmil on Unsplash

This is a case study from our client work in Germany. We anonymized the data. We had one Product Owner for several Scrum Teams. The Scrum Teams worked for months and they still need to work many more months to finish the work. This is an agile island within a siloed company. The Scrum Teams improved the technical practices of this company a lot. Though we made significant progress compared to non-agile project work we still need much more productivity.

The Scrum Teams told us between the lines and several times that team members are obligated to work in other projects, too. We decided to quantify this financially to fight for our dedicated full-time team members.

Part-time membership makes results unpredictable

The first recognizable effect was unreliable delivery. We had committed availabilities of let's say 80% or 30% of several team members. The 100% people could finish their planned work, the others could not. They were called for immediate help that of course took longer than expected. This was a repeated pattern that blocked delivery.

One might argue that this only prolonged the project, because we don't need to pay people when they are not working for our project. What's the deal here? Five hours booked, five hours paid. But this pattern reduces the team effectivity. We calculated that in effect five hours booked were only three hours worth of work. We referred to the stable teams pattern, but the stakeholders did not except this "assertion". We needed to provide different data.

How much loss produces part-time, unreliable membership?

Let's assume that we have 23 people with varying availability (20%-100%) in 4 teams. In this case 23 real persons are equivalent to 13 FTEs:

5 persons with 100% availability (no other projects): 5 full time equivalents
2 persons with 80% availability (at least another project): 1,6 FTEs
8 persons with 50% availability (at least another project): 4 FTEs
4 persons with 40% availability (at least two other projects): 1,6 FTEs
4 persons with 20% availability (at least two other projects): 0,8 FTEs

First we tried it with Weinberg's quantification of losses due to context switching. People with other projects have 20%-40% less productivity than those working only in our project. That reduces the 13 FTEs to 11 FTEs. The 13 FTEs have only a productivity of 84%.

Most managers would accept that loss for juggling all obligations in a company. This less seems small, but the numbers add up: 5,000 person days with an internal day rate of 500 EUR (2.5 Mio EUR) bring only value of 2.1 Mio. EUR of work. 400,000 EUR are lost. How many developers can you employ for that money? But it's worse.

There is a study that looked on 160,000 projects managed in ca's ALM platform. /1/ The authors conclude that stable teams are 60% more productive than unstable teams. The 13 FTEs have only a productivity of 63%, or the equivalent of 8 FTEs.

Given that our above mentioned project budget of 2,5 Mio EUR is only 1,6 Mio EUR worth (2,5 * 1/(1+60%)), a loss of 900.000 EUR. Again: how many developers can you employ for that money?

Is it better to take 8 instead of 23 people, but have them full-time in our project? Do the save time?

Smaller teams need less time to coordinate and to communicate

Let's have a look on the communication paths. The number of communication lines between a given number of nodes is n * (n-1)/2.

23 people have 253 communication lines.
13 people have 78 communication lines.
11 people have 55 communication lines.
8 people have 28 communication lines.

If you double the number of people, you'll need roughly as many as four times the number of links between the people. The number of links is a substitute measure for necessary conversations to get work done.

One question is open: WHY? Why are stable (and small) teams more productive?

Mutual responsibility and shared knowledge drive productivity

Solving complex problems means that all team members need a shared understanding of the problem and possible solutions. We saw that part-time members only feel responsible for their part of the work. A team member of a strong team would always say: "I don't know what the others are talking about. But I need to learn it now for helping them. There are no other people than me here."

Bottom line: 23 people, most of them part-time members in several Scrum Teams have the same productivity like 8 full time members. The company has to pay 2.5 million EUR for the work. They pay 100% but only get 63% of productivity, a loss of 900 thousand EUR. What will happen with people in your company if they steal 900 thousand EUR?

References

/1/ CA Technologies: The Impact of Agile. Quantified., published 2017, available at https://docs.broadcom.com/doc/the-impact-of-agile-quantified

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen.

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Wie überprüft man den aktuellen Stand einer neuen gemeinsamen Ablage?

Ihr habt in eurem Team die individuellen, unordentlichen Ablagen auf eine gemeinsame Ablage, die nach Vorgängen und Prozessen geordnet ist, umgestellt. Woher wisst ihr, ob das wirklich funktioniert? In diesem Beitrag gibt es 10 Auditfragen.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.

Wie läuft ein Projekt zum Entwickeln von Szenarien ab?

Seit 2016 beschäftigen Edgar und ich uns intensiv mit der Szenariotechnik. Szenarien sind ein wirkungsvolles Werkzeug, um Projekte oder ganze Geschäftsmodelle auf ihre Zukunftstauglichkeit zu testen.

A simple project filing structure

Are there too many documents? But which ones are important? Project teams are drowning in information. There's no shortage of tools: emails, Slack channels, JIRA, Microsoft Teams, and Trello boards. But who can keep track of them all? A few simple rules can get a project team on track. I'll present the simplest project filing system here.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen