Coaching-Routinen zur Verbesserung der Arbeit

Wie erreichen Teams konsistent ihre Ziele? Dazu gibt es zwei Säulen: 1. konsequente Ausbildung, 2. Routinen, die Ausbildung und Verbesserung sicher stellen. Dazu habe ich eine schöne Anleitung aus dem Dezember 1944 gefunden.

Toyota Kata ist für Experten

Mark Warren ist ein Experte für Lean Coaching. Er hat zur gleichen Zeit wie Mike Rother untersucht, wie die TPS-Experten bei Toyota arbeiten. Mike Rothers Kata-Bücher über Coachingmuster sind in der Lean- und Scrum-Szene sehr bekannt und ein wichtiger Beitrag. /1, 2/

Mark und sein Kollege haben allerdings bemerkt, dass die Ideen aus Toyota-Kata eine Situation beschreiben, in der schon viel vorher erreicht wurde. Arbeitsgänge sind bereits konsistent und stabil. Anfänger sind wahrscheinlich mit Toyota Kata überfordert. Sie brauchen etwas zum Starten.

Anfänger brauchen erst stabile Prozesse

Ein Prozess ist eine Abfolge von Schritten, die zu einem bestimmten Ergebnis führen sollen. Robert J. Pryor stellt gern Fragen zu Prozessen: Ist der Prozess wiederholbar? Ist er skalierbar? Kann man ihn optimieren? /3, Kap. 8/

Es gibt in jedem Team wahrscheinlich Prozesse, die sich häufig wiederholen und viele Leute im Team kennen sollten. Vor jeglicher Verbesserung brauchen wir also einen Standardablauf, auf denen sich alle Beteiligten einigen können (keine detaillierten Workflows). Danach stellen wir sicher, dass sich alle Beteiligten an diesen Ablauf halten (können). Das wird zu Beginn nicht der Fall sein und es lohnt sich, die Ursachen genauer zu verstehen.

Das amerikanische TWI-Programm hat in den 1940er-Jahren Anleitungen zur Ausbildung und zur Problemanalyse veröffentlicht, die später ihren Weg nach Nagoya gefunden haben. Zu diesen Programmen gab es noch ergänzenden Begleitschreiben, auch zum Coaching.

Fortlaufende Ergebnisse brauchen Regelmäßigkeit

Im TWI-Abschlussbericht schreibt der Autor: "Coaching ist der Schlüssel für den fortlaufenden Einsatz... Im Sport, in der Musik [und] im Verkaufstraining ist Coaching normal." /4, S. 172/

Das Coaching richtet sich vor allem an die Supervisor und die Ebenen darüber. Coaching hat zwei hier Ziele: "Dem Supervisor ein neues Verständnis dafür zu vermitteln, wie er das, was er im Training gelernt hat, besser nutzen kann, und in ihm das Interesse und den Wunsch zu wecken, das Training auf der Grundlage der Ergebnisse zu nutzen." /5, S. 3/

Der Abschlussbericht (und das vorher veröffentlichte Bulletin vom Dezember 1944) enthalten einfache Anleitungen, die heute noch jede:r Scrum Master:in und Agile Coach für die eigene Arbeit nutzen kann. Mark Warren hat mir eine Taschenkarte für Coaching geschickt, die er im Archiv gefunden hat.

TWI Pocket Card (Quelle: Mark Warren)

Hier wird das Coaching zur Routine.

Coaching-Routinen

Lesen Sie sich die Taschenkarte genau durch. Sie unterscheidet zwischen Einarbeitung (linke Seite im Bild) und kontinuierlicher Betreuung (rechte Seite im Bild). Ein wichtiger Punkt ist ein regelmäßiger Termin mit den Supervisorn, die einem unterstellt sind: "REVIEW with them their time tables once a _____"

Der Vorgesetzte geht mit seinem Mitarbeiter die Job Breakdown Sheets durch und prüft, ob sie angewendet werden. Wenn es besondere Vorkommnisse in der letzten Zeit gab, wird geprüft, ob die Job Breakdown Sheets angepasst werden müssen.

Das Bulletin gibt weitere Hinweise zum Coaching:

Gib Hinweise, warum die im Mittelpunkt stehende Technik von Vorteil ist.
Prüfe das Verständnis der Grundlagen
Suche ein Problem aus und bearbeitet es zusammen.
Bitte den Mitarbeiter, ein Problem auszuwählen und allein daran zu arbeiten.
Gebe ihm Anerkennung für gute Ergebnisse und gute Bemühungen.

Das ist doch schon ein guter Einstieg.

Anmerkungen

/1/ Rother, Mike: Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results. Madison: McGraw Hill Professional, 2009.
/2/ Rother, Mike: The Toyota Kata Practice Guide: Practicing Scientific Thinking Skills for Superior Results in 20 Minutes a Day. Madison: McGraw Hill Professional, 2017.
/3/ Pryor, Robert J. ; Campbell, J. Jeffrey: Lean Selling : Slash Your Sales Cycle and Drive Profitable, Predictable Revenue Growth by Giving Buyers What They Really Want. Bloomington: AuthorHouse, 2015.
/4/ Training, United States. War Manpower Commission. Bureau of: The Training Within Industry Report, 1940-1945 : A Record of the Development of Management Techniques for Improvement of Supervision, Their Use and the Results. : War Manpower Commission, Bureau of Training, Training within Industry Service, 1945., abrufbar bei Google Books: https://books.google.de/books?hl=de&lr=&id=faMCjBEajpcC&oi=fnd&pg=172#v=onepage&q&f=false
/5/ War Manpower Commission: How To Get Continuing Results From Plant Training Programs, Training Within Industry Bulletin Series, December 1944, Bureau of Training Washington, D.C., abrufbar bei SlideShare: https://www.slideshare.net/dryfinish/twi-bulletin-seriesmanual

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