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Priorisieren Sie - ein offener Brief an Führungskräfte

Priorisieren ist die wichtigste Arbeit für Führungskräfte. Ohne Priorisierung ist alles gleich wichtig. Nichts wird fertig. Alle warten. Aber es gibt jemand, der anfangen kann das zu ändern.

Liebe Führungskraft,

ich wende mich an Sie, weil einige Ihrer Kolleginnen und Kollegen bei mir (Jan Fischbach) in einem Scrum-Training waren. (Andere waren bei anderen Trainer:innen). In Scrum-Trainings bringen wir den Teilnehmenden bei, dass es sich lohnt, anders zusammenzuarbeiten. Wir zeigen ihnen, wie sie erfolgreich sein können.

Scrum ist weder eine Software- noch eine Projektmanagementmethode

Stau, ein Bild von shun idota bei unsplash.com
Mit Scrum funktioniert Ihre Firma anders. Die Firmen, die sich auf Scrum richtig eingelassen haben, sind erfolgreich. Die Firmen, die nur oberflächlich agiles Arbeiten anstreben, sind es nicht. (Dazu gibt es einen Bericht von Forbes Insights und der Scrum Alliance.)

Scrum funktioniert nicht, weil jemand die Rollen und Ereignisse aus dem Scrum Guide kopiert hat. Scrum funktioniert, weil sich eine Firma anders organisiert. Das Rollenmodell von Scrum, die Zusammensetzung der Teams und ihre Einbindung in die Führungsstruktur haben ein Ziel: sehr schnell, gute Entscheidungen  treffen. (Können Ihre Scrum-Teams alle wichtigen Entscheidungen innerhalb einer Stunde treffen?)

Nummer-Eins-Problem: Priorisierung

Jetzt möchte ich Sie auf das Nummer-Eins-Problem von neuen Scrum-Teams ansprechen: Priorisierung. 

Wenn ich nach einem Training noch Kontakt mit Menschen, vielleicht auch mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, habe, melden diese mir zurück: wir machen zu viel gleichzeitig. Effekt: Alles wird noch später fertig. Ihr Unternehmen gleicht einer Autobahn mit hoher Verkehrsdichte. Eine kleine Störung kann alles zum Stillstand bringen.

Priorisieren Sie

Aber Sie können das ändern. Ja, Sie persönlich. Setzen Sie sich mit anderen Führungskräften zusammen und fangen Sie an zu priorisieren. Das ist die größte Hilfe für Ihre Firma, für Ihre Teams und für Ihre Kunden. Und am Ende fällt der Erfolg auf Sie und Ihre Kollegen zurück. 

Fangen Sie an, den Verkehr auf Ihrer Autobahn zu regeln. Sie müssen nicht jedes Auto steuern. Alle Fahrer wissen, wohin es geht. 

  • Regeln Sie stattdessen, wer auf die Autobahn gelassen wird. Wenn zuviel los ist, müssen die Neuankömmlinge (etwas) warten. 
  • Übernehmen Sie die Verwantwortung für die Baustellen. Wenn sie abgeschlossen sind, fließt der Verkehr wieder. Prüfen Sie regelmäßig den Zustand der Autobahn und der Fahrzeuge. Das reduziert Unfallquellen und neue Baustellen.
  • Begrenzen Sie die Geschwindigkeit, wo es nötig ist.
  • Stellen Sie sicher, dass den Verkehrsteilnehmern die Regeln bekannt sind. Sind die Verkehrsteilnehmer gut ausgebildet? Kontrollieren Sie die Regeln?

Wenn Sie zusammen mit anderen priorisieren, kann man auf Ihrer Autobahn gut fahren.

Priorisieren ist einfach (aber schmerzhaft)

Hier ist ein Vorschlag zum Vorgehen:

  • Vergewissern Sie sich, wie viel Geld Sie brauchen, damit Ihr Bereich gut finanziert ist. Wie viele Kunden oder Projekte brauchen Sie dafür? Was müssen Sie konkret verkaufen? Welche Ziele sind noch wichtig?
  • Sammeln Sie alle Themen und Termine.
  • Legen Sie eine gute Mischung der Themen fest. Wenn Sie nur strategisch wichtige Projekte machen, verdienen Sie kein Geld. Wenn Sie nur operative Themen umsetzen, laufen Ihnen die Kunden irgendwann weg.
  • Prüfen Sie für jedes Thema, ob Sie es kleiner machen können. Sie sind flexibler, wenn Sie ein Zweijahresprojekt in acht Quartalsprojekte unterteilen und abschließen können.
  • Bringen Sie die Themen in eine Reihenfolge. Die unteren 30% tragen erfahrungsgemäß nicht zu den Zielen bei und können gestrichen werden.
  • Bilden Sie Teams oder Einheiten, die alle Kompetenzen haben, um ein Thema abschließen zu können. Diese Einheiten sollten möglichst wenige Abhängigkeiten zu anderen Teams haben. (Wenn Kompetenzen fehlen, machen Sie einen Plan, wie sich die Teams die fehlenden Kompetenzen Woche für Woche erarbeiten.)
  • Lassen Sie ein Thema nach dem anderen abarbeiten. Lassen Sie die Autos von anderen fahren. Sie sind nicht für die Autos, sondern für den Verkehr auf Ihrer Autobahn zuständig.
  • Wiederholen und verfeinern Sie das Ganze jeden Monat.

Setzen Sie sich danach mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen. Halten Sie Ihre Erkenntnisse und Annahmen fest. Woran merken Sie, dass Ihr Priorisieren erfolgreich ist? Was spielt wirklich eine Rolle? Was war wider Erwarten doch nicht so wichtig? Gibt es vorhersehbare Muster? Nehmen Sie sich immer wieder etwas Zeit, diese Erkenntnisse zu verfeinern.

Was ist für Sie drin?

Ein Bild Nikola Markelov bei Unsplash
Wenn Sie in Ihrem Verwantwortungsbereich gut priorisieren, schaffen Ihre Teams mehr in kürzerer Zeit. Sie sind schneller, ...

  • ... weil sie nicht auf andere Zuarbeiten warten müssen. 
  • ... weil Entscheidungen schneller getroffen werden. 
  • ... weil sie weniger Fehler machen. 
  • ... weil sie früher nach Feedback fragen und frühzeitig nachsteuern können. 
  • ... weil sie sich neue Kompetenzen selbst aneignen können.

Bitte priorisieren Sie. Zu jedem guten Scrum Team gehört eine Führungskraft, die die anstehende Arbeit priorisiert. Sie können diese gute Führungskraft sein. 

Ihre Autobahn führt alle sicher zum Ziel.

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