Montag, 13. April 2020

Und jetzt dann halt #remote. Online Meetings erfolgreich machen

Na? Hat es Euch auch kalt erwischt? Von einem Tag auf den anderen #remote aus dem Homeoffice arbeiten? Mit einem Team, das improvisiert von Zuhause versucht, das was zu tun ist, jetzt via #remote Workshops zu koordinieren. Allzu oft mit großer Mühe.

A Video Conference Call in Real Life (Tripp and Tyler, 2015)

Vielleicht kennt ihr solche Meetings, wie sie in dem auf Youtube über 2,4 Millionen mal angeklickten Video dargestellt sind, ja auch.
Aber das muss nicht so sein. Es geht auch anders. Es gibt die Online-Workshops in denen das Energielevel hoch ist, alle mitmachen, die Technik uns keinen Strich durch die Rechnung machen kann, und die Outcomes das auch wiederspiegeln :-)

Doch wie geht's?

In dem Blogartikel will ich meine Erfahrungen teilen, die ich beim Virtualisieren meiner Scrum.org Präsenztrainings sowie beim Aufsetzen und Durchführen von Online Workshops für verschiedene Kunden in den letzten Wochen gemacht habe. Dieser Blog spricht über Tooling, Tipps und Tricks um das Energielevel hoch und damit die Teilnehmenden engagiert zu halten.

Die Challenges

Die Challenges von Online Workshops hat jeder schon erlebt. Zunächst ist da offensichtlich die Technik. Schlechte Internetverbindung oder Kommunikationstechnik. Leute die sich mit Handy und starken Nebengeräuschen einwählen. Verbindungsaussetzer und -abbrüche. Leute fallen raus und kommen wieder rein. Das stört erheblich den Meetingfluss.

Etwas subtiler: Monotonie, Langeweile und fehlendes Engagement. In Online Meetings ist es sehr einfach, sich zurückzulehnen und die Initiative anderen zu überlassen. Das Engagement ist niedriger. Oft auch weil Vertrauen fehlt, das Ziel des Meetings unscharf ist, Struktur fehlt, zu viel oder überhaupt nicht diskutiert wird und das Medium zu reizlosen Screensharing Exzessen einlädt.

Die Konzentration und Aufmerksamkeit wird strapaziert - und die Ablenkung lauert überall. Emails, Chat- und WhatsApp Nachrichten, Kalender Erinnerungen, alles buhlt um unsere Aufmerksamkeit. Nicht nur vor dem Rechner, im Homeoffice lauert zusätzlich die hungrige Katze, die Tochter die Hausaufgaben korrigiert haben will und der Sohnemann der wissen will, wann Papa denn jetzt endlich kommt.

Auch der eigene Energielevel sinkt durch das kontinuierliche Starren auf den Bildschirm. Zuhause gibt es oft keinen höhenverstellbaren Tisch, großen Monitor und ergonomischen Bürostuhl. Am Küchentisch zu arbeiten ist ermüdend - auch wenn die Kaffeemaschine so nah ist.

Die Mittel dagegen

So, was jetzt dagegen tun? Was für gute Meetings offline gilt, bekommt für gute online Meetings noch mehr Bedeutung.

Meeting Vorbereitung

Photo by Bonneval Sebastien on Unsplash
Neben der inhaltlichen Vorbereitung, der Agenda, der Frage wer teilnehmen, und was rauskommen soll - ist hier noch die Tooling Frage zu klären. Wenn die Videokonferenzsoftware gesetzt ist, gilt zu klären, welche zusätzlichen Tools eingesetzt werden, damit Arbeit sichtbar und Ergebnisse erfasst werden können.

Sind die Tools für die Teilnehmenden neu, empfiehlt sich eine Session vor dem eigentlichen Termin um den Teilnehmenden mit den eingesetzten Tools vertraut zu machen, Sicherheit zu geben und das Eis zu brechen. Technologische Hürden werden *vor* dem eigentlichen Termin überwunden. Ach ja: die Teilnehmenden müssen die technischen Voraussetzungen vorab kennen - also klar in der Einladung kommunizieren!
So wie Du den Teilnehmenden Zeit gibst, die eingesetzten Tools zu lernen, so nimm Dir auch Zeit um Deine Hausaufgaben zu machen (Stichwort Zoombombing). Bitte ggfls. andere mit Dir Moderations-Situationen im Tool durchzuspielen. Du wirst überrascht sein, wieviel Dinge in einem Dry Run noch zusätzlich auftauchen, an die Du nicht gedacht hast.

Apropos Tools. Die Kombination mit der ich derzeit arbeite ist Zoom.us als Videokonferenzing Tool und Mural.co als Online Realtime Whiteboard. Beide Tools ermöglichen kostenfreies, vollumfängliches Ausprobieren (Zoom für Meetings bis zu 40min; Mural.co derzeit aufgrund der COVID-19 Situation sogar 90 Tage lang) und ermöglichen mir in Kombination genug, um die Interaktion und das Energielevel hoch zu halten (1).

Die Vorbereitungssession ist auch eine gute Möglichkeit, sich verletzlich zu zeigen und damit die Teilnehmenden einzuladen selbst die Basis für Vertrauen und Zusammenarbeit zu legen.

Working Agreements können da ebenfalls unterstützen.

Working Agreements

Die Meeting Netiquette hilft nicht nur in der Offline Welt. Sie ist sogar noch wichtiger für online Kollaboration um Struktur zu geben und einen klaren Rahmen zu setzen, wie wir miteinander umgehen. Ich vereinbare daher zu Beginn jedes Workshops Working Agreements, die für uns als Gruppe gelten. Wie genau die aussehen, ist Aufgabe der Gruppe die sich da trifft und ist auch von Gruppe zu Gruppe verschieden. Mir sind da folgende Punkte wichtig:
    • Kamera an! (2)
    • Wir verwenden Echtnamen in den Tools. (3)
    • Das Mikrofon ist dann an, wenn wir was sagen wollen, ansonsten ist es auf Mute. (4)
    • Wir sitzen vor dem Rechner und sind mit beiden Händen und dem Kopf bei der Sache. (5) Wir schalten Ablenkungsquellen aus. (6)
    • Wir fassen uns kurz und gehen wertschätzend mit unserer und der Zeit der anderen um. Wir beginnen pünktlich und hören pünktlich auf. Brauchen wir eine Timebox und/oder einen Timekeeper, der die Zeit im Blick hat und uns zur Ordnung ruft? (7)
    • Die Outcomes sind die Verantwortung aller
    • "Speak up when you are lost!" (8)
    • Ist einer Remote, sind wir alle Remote! (9)
    • Wir schaffen Klarheit, wie wir diskutieren: Wie wollen wir uns "unterbrechen"? Mit Handzeichen, Chatnachricht, einfaches unmuten oder ganz anders?

      Ankommen, einsteigen, dabeibleiben

      Photo by Allie Smith on Unsplash
      Lasst ein gutes Remote Meeting oder Training mit einer guten Eröffnung starten. Verbindet die Teilnehmenden direkt mit dem Thema, habt eine Struktur gebende (sichtbare) Agenda und verwendet Zeit zu Beginn um die Teilnehmenden ankommen zu lassen. Gerade wenn sich die Teilnehmenden (noch) nicht (gut) kennen ist es wichtig, Raum zu geben um eine persönliche Verbindung zu ermöglichen.

      Auch und besonders in den Zeiten der Disruption and Sorge ist es wichtig mit einer kurzen Check-In Runde zu sehen, was die Anderen #remote so bewegt.

      Das kann z.B. das Zeigen eines persönlichen Gegenstandes sein, der bei den Teilnehmenden im Homeoffice steht. Zoom's Virtual Background Funktionalität sorgt auch oft für einen sanften Einstieg.

      Oder startet mit einer Kettenfrage, die von Person an Person weitergegeben wird.

      Sprecht in Kleingruppen (dazu gleich mehr) über was Wahres und Positives aus der aktuellen Woche, oder nutzt eine Icebreakerfrage (hier sogar mit einstellbarem "Schwierigkeitsgrad") - idealerweise direkt mit Bezug zu Eurem Meetingthema. Auch die COVID-19 Situation selbst lässt sich als persönlichen Einstieg verwenden.

      Sorgt dafür, das allen Teilnehmenden klar ist, was aus dem Treffen rauskommen soll. Das hilft, wenn man sich in Diskussion verläuft. Visualisiert das Thema hinter Euch, so dass die Teilnehmenden das mit Eurem Kamerabild sehen können.

      Ein guter Einstieg sorgt für Klarheit über Zweck, Ziel und erwünschter Outcome des Meetings und ermöglicht eine vertrauensvolle, konstruktive Arbeitsatmosphäre.

      Interaktion ist Kern! Nur wie?

      Interaktion sorgt nun dafür, das Teilnehmende am Ball bleiben und inhaltlich mitarbeiten. Interaktion fällt in Kleingruppen leichter. Zooms Breakout Session Funktionalität ermöglicht Kleingruppen auch virtuell. Damit kann man eine Reihe von Liberating Structures auch remote realisieren. Liberating Structures sind Meeting-Mikrostrukturen, die das Engagement und die Einbeziehung aller Beteiligten schon in echten Präsenzmeetings super unterstützen. Die Liberators haben sich hier einige Gedanken zu ein paar meiner Lieblingsstrukturen gemacht (Mad Tea, 1-2-4-all), aber auch TRIZ, What, So What, Now What? oder 15% solutions gehen und sogar Trojka Consulting kann man realisieren, wenn man in Zoom alle Teilnehmenden zu Co-Hosts berechtigt.

      Achtung: gebt der Kleingruppenarbeit #remote mehr Zeit. Leute brauchen gerade wenn die Breakout Sessions zufällig zusammengesetzt werden mehr Zeit um zu connecten und mit der Arbeit zu beginnen. Ich gebe daher für alle Mikrostrukturen 50% mehr Zeit (d.h. so wird aus 1-2-4-all, vom Timing 1m-3m-6m)

      Auch wichtig: Gebt den Kleingruppen eine Möglichkeit, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Dabei muss es nicht gleich ein vollumfängliches Online Whiteboard Tool wie Mural.co oder Miro sein. Manchmal reichen vorbereitete Trello Boards oder ein Google Sheet oder Slides Dokument, manchmal auch ganz einfach ein Blatt Papier und Stift auf dem sich die Teilnehmenden Ihre Ideen notieren.

      Kollaboration mit Zoom und Mural: Alle arbeiten - ich kann Kaffee trinken :)

      Aufmerksamkeit und Energielevel hochhalten

      Neben der Interaktion hilft Variation um die Aufmerksamkeit und das Energielevel der Teilnehmenden hochzuhalten. Gute Erfahrungen habe ich gemacht, wenn ich viel Abwechslung in der Art wie ich präsentiere, frage oder Interaktionen setze, einbaue.

      Mal zeige ich was in Mural, verweise auf ein Dokument, poste in den Chat - oder male auf das physikalische Flipchart hinter mir. Auch ein iPad, das als zusätzlicher Meetingteilnehmer in Zoom eingewählt ist, kann gut zum Zeichnen genutzt werden.

      Meinen Screen teile ich nur selten, da es die Teilnehmenden schnell in die passive Konsumenten Haltung bringt.

      Das Kurzfassen beim Reden gilt auch für mich. Ich sehe zu, dass sich viel im visuellen Wahrnehmungsfeld der Teilnehmenden tut und dass alle 3-7 Minuten eine Interaktion mit ihnen stattfindet.

      Daumen hoch per Mausklick
      So bitte ich mal um physikalischen Handzeichen als Antwort ("Hand hoch, bei wem das so ist"), mal frage ich via Zoom Reaktionen ab oder nutze die eingebaute Polling Funktionalität für Interaktion und Feedback. Auch das Chatfenster kann gut als Antwortfenster auf Fragen genutzt werden.

      Durch den Verweis auf unterschiedliche Medien ("Ich poste Euch dazu mal den Link in das Chatfenster...") oder sogar auch nur das explizite Erwähnen von Inhalten ("Schaut Euch dazu biete die Textbox oben rechts an") lenke ich die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden.

      Wenn ich will, das etwas ganz sicher ankommt, dann erwähne ich das explizit ("Das ist hier *der* wirklich wichtige Punkt ...").

      Feedback kann man sich auch durch Körperhaltungen der Teilnehmenden holen ("Wer zustimmt, steht bitte auf; wer nicht zustimmt, steht bitte auch auf - aber dreht sich um!").

      Das sorgt gleichzeitig für Bewegung und bringt das Blut zurück in den Kopf. Schaut mal, wer bei der Übung sitzen bleibt ;)

      Pausen

      Auch bei aller Interaktion gilt: Online Meetings bleiben anstrengend. Macht viele, kurze Pausen. Wir machen alle 60 Minuten zehn Minuten Pause.

      Geht in den Pausen weg vom Rechner und macht was ganz anderes, so dass das Blut aus den Füssen wieder in den Kopf zurückkommt.

      Jongliert mit Socken, macht ein paar Kniebeugen, Büroyoga oder füttert die Katze; egal was - nur nicht vorm Rechner.


      Und was, wenn die Technik nicht mitspielt?

      Collaboration Superpowercards
      Habt einen Plan B. Ob das Karten sind, mit denen man visuell anzeigt, was los ist oder ob man sich noch mit einem zusätzlichen Gerät einwählt, so dass man im Fall von technischen Problemen schnell wechseln kann.

      Für meine Online Trainings bin ich noch einen Schritt weiter gegangen und hab mir eine zweite Internet Leitung besorgt, so dass ich - falls das Breitbandinternet tatsächlich nicht verfügbar sein sollte - ich auf das mobile LTE Netz eines anderen Anbieters ausweichen kann - per Mausklick.

      Gold wert ist es, wenn Ihr mit Co-Moderatoren arbeiten könnt und man sich aufteilen kann. So kann sich jemand auf die inhaltliche Moderation konzentrieren, während die Co-Moderation sich um technische Komplikationen und Chatnachrichten kümmert.

      Die Vorteile von Online Meetings

      Hey! Bis jetzt haben wir viel über Schwierigkeiten gesprochen, die wir mit Online Meetings haben. Dabei gibt es auch viele Vorteile!

      Online Workshops sparen Reise- und Pendelzeit, damit auch Kosten und Emissionen und können Leute aus unterschiedlichen Kulturen und Zeitzonen schnell zusammenbringen.


      Gerade jetzt bieten Online Meetings überhaupt die Möglichkeit zusammen zu arbeiten! Ein paar Jahre früher wäre das undenkbar gewesen! Das Internet witzelt, das COVID-19 die Digitale Transformation stärker angekurbelt hat als das je ein CEO oder CTO geschafft hätte. In der Tat ermöglicht uns die Technologie jetzt enger zusammenzurücken, und auch neue Möglichkeiten zu pionieren.

      Vor allem auch zwischenmenschlich. In Zeiten von Social Distancing, was besser Physical Distancing heissen sollte, sehe ich virtuelle Geburtstagsfeiern, verteilte Familienbrunches und Osterfeste; meine Tochter bekommt virtuellen Kungfu Unterricht und ich treffe mich auf einmal mit meinen internationalen Professional Scrum Trainer Kollegen zur Virtual Happy Hour.

      Was ist mit Dir? Wo haben Dich die neuen Möglichkeiten überrascht? Was setzt Du ein, um Deine Online Meetings zu verbessern? Schreibe es mir in die Kommentare - gerne auch, wenn Du schon wieder im richtigen Büro sitzt und die Welt da draußen nicht mehr einem David Lynch Film gleicht ;)

      Mehr zum Thema

      So You Want to Host a Web Meeting? - Nancy White und andere liefern noch mehr Inspiration zum Thema.



      Anmerkungen
      1. Das ist natürlich nur meine Wahl, hier werden Online Kollaborationstools und hier Videokonferenzing Tools verglichen.
      2. Mit eingeschalteter Kamera seh ich mein Gegenüber, seh was passiert, seh die Mimik, seh ein Lächeln und auch ein Stirnrunzeln. Eine eingeschaltete Kamera ermöglicht non-verbale Kommunikation und sorgt auch dafür, dass ich mich nicht so schnell ablenken lasse (denn auch das ist ja dann sichtbar).
      3. "QXC1955" oder "Universidad de Sevilla" ist nicht hilfreich um zu wissen, mit wem man da spricht
      4. So gilt insbesondere: Mute Dein Mikro, wenn Du Chips ist :)
      5. Keine Einwahl nur per Telefon - womöglich noch aus dem Auto.
      6. Was lenkt Dich am schnellsten ab? Schalt es ab! :)
      7. Brauchen wir noch mehr Rollen, so vereinbaren wir das auch. Diese Rollen können jedesmal rotieren.
      8. Wenn Du Fragen hast, dann frage. Vielleicht geht es anderen ja auch so.
      9. Ist eine Mischfom (einige vor-Ort, einige offsite) unumgänglich, so brauchen wir eine Person vor Ort die sicherstellt, dass die offsite Teilnehmenden mitkommen und eingreifen können. Oft ist ein physikalischer Platz im Raum (z.B. Stuhl mit Bild/Laptop) für die offsite Personen hilfreich, um die "Anwesenheit" präsenter zu machen.

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