Aus dem Maschinenraum: Plötzlich allein zu Haus?!

Einleitung

Vor kurzem habe ich folgende Situation erlebt: Im Kundenprojekt arbeiteten alle Beteiligten kooperativ an einem Standort zusammen (Co-Location). Buchstäblich von einem Tag auf den anderen wurde das Team räumlich auseinandergerissen. Wegen des Corona-Virus galt bis auf weiteres Homeoffice für jeden!

Was passiert dann mit dem Einzelnen? Welche Herausforderungen entstehen von einem Tag auf den anderen für sie/ihn? Welche für das Team? Wie kann man versuchen, wenn man die Auswirkungen schon nicht beheben kann, dann diese doch zumindest zu lindern?

Das Positive bewusst machen!

In einer solchen Situation, hat es mir geholfen, mir erst einmal das Positive bewusst zu machen:

1. Das Arbeit geht weiter! Die Existenzgrundlage bricht nicht weg. Dies passierte zum Beispiel Freunden von mir, die im Einzelhandel oder in der Gastronomie tätig sind. Man kann also weiter arbeiten und (sofern zeitlich möglich) seiner Familie, seinen Freunden und seiner Gemeinschaft im Ort helfen
2. Die Werkzeuge zur Remote-Arbeit stehen zur Verfügung: Microsoft Teams, Skype, Zoom, Slack etc. funktionieren. Das Internet ist nicht zusammengebrochen. Backlog-Pflege ist immer noch in JIRA, VersionOne, Trello usw. möglich.
3. Technisches Equipment zu Hause: Laptop ist vorhanden.
4. Zeitersparnis: Die Zeit für das tägliche Pendeln fällt weg.

Also: Eine Situation, die bei allen Herausforderungen nicht selbstverständlich ist, und für die ich dankbar bin.

Persönliche Herausforderungen

Natürlich gibt es persönliche Herausforderungen:

1. Wie geht es mir?
2. Was braucht meine Familie? Wie ist das mit Home-Schooling? Wie kann ich die Kinder, den Ehepartner unterstützen?
3. Inwieweit muss/kann ich meine tägliche Routine, meinen Tages-Rhythmus anpassen? Wann stehe ich auf? Wann beginnt mein Home-Office Tag? Wann sollte ich Pausen machen? Wann endet der Home-Office Tag? Ändert er sich überhaupt?

Eine Lösung ist nicht einfach und bedarf des Ausprobierens. Was funktioniert? Was funktioniert nicht?

Herausforderungen im Team bei Remote-Arbeit

Diese persönlichen Herausforderungen hat jedes Team-Mitglied! Dies gilt es, sich bewusst zu machen. Die geänderte persönliche Situation des Einzelnen hat Auswirkungen auf das gesamte Team.

Jeff Sutherland hat die Herausforderungen bei der Remote-Arbeit folgendermaßen zusammengefasst /1/:

1. Man ist gewöhnt, am selben Ort zu arbeiten („Everyone is used to working in the same place“)
2. Kommunikation („Communication, Communication, Communication)
3. Isolierung des Einzelnen („Isolation“)
4. Gefahr der aufziehenden Langeweile („Fighting Boredom“)
5. Wie sieht mein Tages-Rhythmus aus? („Pattern of Living“)
6. Unklarheit - Was soll ich tun? („What am I supposed to do?“)
7. Doppel- und Nacharbeit treten auf („Rework“)
8. Macht eigentlich jeder das, was gemacht werden sollte? („Is everybody actually doing what needs to be done?“)

In seiner „Scrum Remote Team Checklist“ /2/ ist mir ein Punkt besonders aufgefallen: „Collocated - the secret to remote teams is to make them feel collocated“ Wie kann man Menschen im Home-Office das Gefühl geben, dass sie gemeinsam in einem Raum zusammenarbeiten?

Remote gemeinsam in einem Raum arbeiten?

Vor dieser Situation standen wir plötzlich: Wie kann man Menschen, die räumlich voneinander getrennt sind, das Gefühl geben, dass sie in einem Raum zusammenarbeiten? Erschwerend kommt hinzu, dass man jetzt nicht einfach nur 2-3 Sub-Teams hat, die an 2-3 Standorten gemeinsam arbeiten. Jeder (sic!) arbeitet im Homeoffice. Bei N Teammitgliedern hat man also N Standorte.

Wir haben uns als Team aus unterschiedlichen Gründen für Microsoft-Teams verwendet um zusammenzuarbeiten. Hier unsere bislang gemachten Erfahrungen / Schritte bei der Einführung.

• Schritt 1 — Sprint-Pattern validieren und transparent machen: Sprint-Länge und Regeltermine waren schon in der Präsenz-Zeit definiert. Sie sollten aber noch einmal hinterfragt werden.
• Passt die Uhrzeit vom Daily Scrum noch?
• Können alle Teammitglieder teilnehmen? (Stichwort Home-Schooling)
• Passt die Sprint-Länge noch? Sollten wir „mehr auf Sicht fahren“ und statt alle 4 Wochen nun alle 2 Wochen die Ergebnisse reviewen?

Zeit- und Länge von Sprint & Sprint-Events anpassen

• Schritt 2 — Für Transparenz sorgen: Die Regeltermine im MS-Teams Kalender eintragen und alle Teammitglieder einladen.

• Schritt 3 — Video „On“: Bei den On-Line Meetings die Videokamera einschalten. Hintergrund: Wir Menschen sind darauf trainiert, unser Gegenüber anhand des Gesichtsausdrucks wahrzunehmen. Es hilft!

• Schritt 4 — Dedizierte Team-Kommunikation ermöglichen: Für jedes Team wird ein eigener Kanal in Microsoft-Teams angelegt. Das erlaubt den Gruppenchat und die Möglichkeit sich ad-hoc zu Videokonferenzen zu treffen (Unterstützt das „Swarming“)

• Schritt 5 — „Always-On“ Videoraum: Im Idealfall gibt es eine Videokonferenz für das Team, welche immer an ist. Man begrüßt sich, wenn man sich auf seinen Stuhl setzt und selbst die Kamera einschaltet. Der Audio-Kanal ist offen. Man kann ad-hoc Fragen stellen. Dies wird nicht in jedem Fall gelingen. Wenn der Heimarbeitsplatz im Esszimmer ist und die Kinder Schularbeiten machen müssen kommt es zwangsläufig zu Konflikten. Aber ein Versuch ist es wert.

• Schritt 6 — Informelle Kommunikation ermöglichen: Einen dedizierten Kanal in Microsoft Teams einrichten für die informelle Kommunikation (Beobachtungen, Witze, Sachen die aufgefallen sind, Tipps und Austausch über die Bearbeitung der Backlog Items hinaus)

Microsoft Teams: 1 Kanal pro Scrum Team / 1 Kanal für informelle Kommunikation

• Schritt 7 — Virtuelle Kaffeepause einrichten: Einladung für Pausen versenden (z.B. um 13.30 Uhr nach dem Mittagessen). Man trifft sich mit vor dem Bildschirm in einer Videokonferenz. Das informelle Gespräch kann helfen, sich erstens nicht so allein zu fühlen und zweitens Anregungen und Ideen auszutauschen.

Fazit:

Hoffentlich konnte ich ein paar Anregungen für die praktische Umsetzung von Remote-Arbeit geben. Die effektivste Art der Zusammenarbeit findet immer noch von Angesicht-zu-Angesicht statt. Das ist leider jetzt nicht möglich. Machen wir das Beste draus! Bleibt gesund! Kümmert Euch um Euch selbst, Eure Familie, Freunde und Nachbarschaft!

/1/ Dr. Jeff Sutherland, JJ Sutherland „Distributed Teams: Mitigating Business Risks in Uncertain Times“ scruminc.com/distributed-teams-webinar/ 

/2/ „Scrum Remote Team Checklist“

• Small, stable, dedicated teams (5 is optimal size)
• Ready backlog - every team has a Product Owner with a clear, prioritized backlog every sprint
• Yesterday’s weather - teams do not take too much into a sprint, finish the sprint early, and accelerate faster
• Cross-functional teams - T-shaped people enable Swarming
• Swarming - team members focus on working together on highest priority stories, building connection for remote teams by solving a problem together
• Interrupt buffer - interrupts are managed in a way that accelerates development
• Good Housekeeping - don’t let defects go unfixed in less than a day
• Scrumming the Scrum - continuous improvmeent is the norm
• Happiness Metric - happy teams produce more work of higher quality
• Collocated - the secret to remote teams is to make them feel collocated

(source: Dr. Jeff Sutherland, JJ Sutherland „Distributed Teams: Mitigating Business Risks in Uncertain Times“ scruminc.com/distributed-teams-webinar/)