Warum nützt es Scrum Mastern, wenn sie etwas über Lieferantenverträge wissen?

Ein beliebte Beschwerde in meinen Scrum Workshops lautet: "Da wird der Einkauf nicht mitmachen." Ich frage dann zurück, ob mal jemand "dem Einkauf" erklärt habe, was agile Prinzipien seien. Die Frage wird dann schnell verneint. Die Scrum Master helfen der ganzen Organisation dabei, sich zu verbessern; also auch "dem Einkauf". Das verbessert auch die Position der Scrum Master. Wie? Darum geht es in diesem Beitrag.

Wenn Sie mehr über Lean Agile Procurement wissen wollen, kommen Sie zu unserem Workshop mit Mirko Kleiner am 21.02.2020 nach Stuttgart.

Verschwendung vermeiden

Fertigung (Bildquelle: x3 von Pixabay)

Viele Einkaufsprozesse waren einmal auf Massengeschäft ausgerichtet. Die Mitarbeitenden im Einkauf wollten ihrer Fabrik zu guten Preisen verhelfen. Dazu vergleichen sie die Angebote von verschiedenen Herstellern. Bei standardisierten Teilen, vergleichbarer Qualität und ähnlicher Zuverlässigkeit sollte der Hersteller mit den besten Preisen den Zuschlag bekommen.

Mittlerweile kaufen große Unternehmen auch Leistungen ein, für die es (noch) keine Standards gibt. Die Qualität und Zuverlässigkeit sind nicht bekannt. Die Mitarbeitenden im Einkauf wollen Schaden von der Firma abwenden und prüfen die Angebote gegen ihre Checklisten.

Diese Checklisten passen nicht immer. Der Abgleich zwischen Fachabteilung, Einkauf und Lieferanten nimmt Zeit in Anspruch und engt alle Beteiligten unnötig ein.

Wenn wir den Arbeitsfluss verbessern wollen, lohnt es sich auch diese Prozesse anzusehen. Scrum Master haben einen Blick darauf.

Firmen müssen experimentieren

Scrum Teams finden wir oft in der Software- und Systementwicklung. Digitalisierung bedeutet, Dienstleistungen in Teile zu zerlegen und einige davon an Externe zu geben. Statt mit dem Kellner im Restaurant zu telefonieren, können Sie heute über OpenTable einen Tisch reservieren.

Ein Automobilbauer kann nun überlegen, welche Teile seiner Dienstleitungskette Externe zum Nutzen der Kunden übernehmen. Wie kann er vorhandene oder leicht verfügbare Daten für einen Geschäftsvorteil nutzen? Da es noch keine Standards gibt und da nicht jedes Geschäftsmodell nachhaltig ist, müssen die großen Firmen mit unterschiedlichen Partnern arbeiten.

Ein Unternehmen hat nun zwischen Geschwindigkeit und Sicherheit abzuwägen. Es darf nicht zu lange warten, weil dann Mitbewerber den Vorteil haben. Es darf aber auch nicht voreilig handeln und große Risiken eingehen. Ein Unternehmen kann versuchen, sich durch Verträge gegen Risiken abzusichern. Die Alternative ist das "Kaufen von Wissen" durch Experimente. Scrum Master können hier beim Definieren der Experimente helfen. Sie hören zu und stellen Fragen, durch die die Beteiligten gute Lösungen finden.

Die Frage ist also, wie schnell sich ein Unternehmen mit neuen Lieferanten einig wird.

Wieso ist das ein Thema für Scrum Master?

Scrum Master sind mehr als Meeting-Organisierer. Sie tragen mit ihrer Arbeit dazu bei, die geschäftlichen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Das Zusammenspiel zwischen Scrum Team, Einkauf und Lieferanten ist oft ein Prozess, der von langen Wartezeiten und Rückfragen geprägt ist. Messen Sie mal die Prozesseffizienz von Anfrage bis zum Vertragsabschluss und bis zur ersten Lieferung.

Scrum Master, die etwas von Einkaufsprozessen verstehen, können bessere Fragen stellen. Scrum Master, die wissen, was rechtlich möglich ist und wie man diesen Prozess moderiert, werden vom Business als gute Unterstützer wahrgenommen. Hier hat die Arbeit des Scrum Masters Auswirkungen über Arbeit seines Scrum Teams hinaus:

• Die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten kann schneller gestartet (und wieder beendet) werden. Das eigene Scrum Team hat weniger Wartezeiten und liefert schneller Ergebnisse.
• Das Unternehmen kann schneller lernen. Es hat einen Wettbewerbsvorteil, wenn es schneller als die Konkurrenz lernt.
• Es gibt einige gute Erfahrungen mit agilen Procurement. Es hat die Agilisierung von Unternehmen unterstützt. Allerdings ist das auch kein einfaches Thema. Deswegen ist es so wichtig, dass Leute wie Mirko Kleiner (s. u.) ihr Wissen teilen und Antworten liefern.
• Die Einkaufsabteilung ist ein interner Dienstleister, der mit fast allen Abteilungen im Unternehmen zu tun hat. Die Einkaufsabteilung ist daher ein natürlicher Verbündeter, um die Ideen von Scrum weiter ins Unternehmen zu tragen. Das stärkt die Position des Scrum Masters.

Die Mitarbeiter im Einkauf sind keine Verhinderer. Der Einkaufsprozess macht gute Arbeit schwer. Die Scrum Master können hier Brücken bauen. Dazu haben sie ja das Mandat.

Das klingt wie eine kleine überschaubare Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden im Einkauf und der internen Scrum Community. Tatsächlich ändert es die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Endlich kann der Fluss der Arbeit durch das ganze Unternehmen betrachtet werden.

Wenn Sie mehr über Lean Agile Procurement wissen wollen, kommen Sie zu unserem Workshop mit Mirko Kleiner am 21.02.2020 nach Stuttgart.