Direkt zum Hauptbereich

Es fehlt uns ein Beruf: der digitale Dokumentar

Ein Beruf fehlt in unserer digitalisierten Welt: jemand, der sich hauptamtlich darum kümmert, dass ein Unternehmen oder eine Behörde archivrelevante Informationen auch tatsächlich angemessen und wieder auffindbar verwahrt.

Das fiel mir so richtig auf bei einem Gespräch, in welchem ich von einem Inhaber erfuhr, der sich sinngemäß beklagte: "Ganz früher hatten wir eine Registratur. Dort gab es einen hauptamtlichen Archivar. Wenn ich irgendetwas wissen wollte, ging ich zu ihm und konnte die Information bekommen. Heute haben alle Leute das irgendwo auf ihren Rechnern und ich habe kaum noch Möglichkeiten, an Informationen aus erster Hand zu kommen."

"Ja, aber dafür haben wir doch unser archivsicheres DMS (Dokumentenmanagementsystem)!" höre ich jetzt andere Stimmen rufen. Ja, auch das stimmt. Und außerdem haben wir ein CRM, Jira, Confluence, SharePoint und so weiter. Microsoft hat recht neu - die Werkzeuge Teams, Planner und Delve mit Office 365 für Unternehmen herausgebracht.

Diese Tool erarbeite ich gerade. Sie sind anders als andere Microsoft Produkte: auf die Teamarbeit ausgerichtet, intuitiv bedienbar, mobilfähig. Außerdem sind sie auch noch ein weiterer Kanal, in welchem Informationsströme fließen. Hier sind die Grenzen zwischen "kollegialem Geplauder" und archivwerter Information ist zunehmend schwerer zu ziehen.

Alle genannten Tools - daneben natürlich auch Outlook und OneNote - haben Nutzen für die Kommunikation und den Informationsfluss in Teams. Doch: Es braucht dringend ein Konzept für die Nutzung und Konventionen. Das ist schon so bei einfacher Ablage auf dem Explorer, das ist so innerhalb von SharePoint, das ist so in den Microsoft-Tools Teams und Planner. Der Hauptnutzen ist die Zusammenarbeit .Doch wenn jeder das "irgendwie" macht - dann kommt eben auch "irgendwas" am Ende raus.

Wenn beispielsweise Sven in drei Teams ist, und in jedem Team wird Microsoft Teams verwendet, ist es gut möglich, das das auf dreierlei unterschiedliche Weise geschieht.

Team A nutzt Teams in vollem Umfang - hat dort Registerkarten mit Excel-Tabellen, OneNote und natürlich auch die Dokumente (die hier im Zugriff sind, aber auf SharePoint gespeichert)
Team B macht die Aufgabenüberwachung komplett in Planner, Dokumente sind, aus historischen Gründen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert.
Team C wiederum hat die Aufgabennachverfolgung und Protokolle in Form von SharePoint-Listen angelegt, auch alle Dokumente sind auf SharePoint in Bibliotheken angelegt. Allenfalls die Chat-Funktion von Teams wird genutzt - wenn überhaupt.

Soweit ist das Problem noch nicht groß - Sven kommt damit klar. Doch wenn Sven den Arbeitsplatz wechselt und Marc übernimmt, braucht er lange, bis er sich in den unterschiedlichen Strukturen zurechtfindet und produktiv arbeiten kann. Und wenn wir uns 5 Jahre in die Zukunft denken - dann stelle ich es mir schwierig vor, nochmals herauszufinden, wie eigentlich eine bestimmte Entscheidung zustande kam. Natürlich sind da Protokolle und Beschlüsse aus Sitzungen. Wenn das genügt, haben wir auch kein Problem. Doch ich sehe das Risiko: dass wir uns verheddern in all den Strängen der Informationsflüsse auf verschiedensten Kanälen.

Es braucht einen Dokumentar - damit meine ich nicht eine Person, die einfach alles entgegennimmt und einsortiert, wie das vielleicht früher war, sondern eine Person, die sich wirklich gut auskennt mit den Tools, die im Haus zur Verfügung stehen, die Teams berät bei der Entscheidungsfindung, wie man dies oder jenes Thema am besten dokumentiert. Und natürlich auch sagt, was wirklich langfristig Relevanz hat und was nicht. Und so auch Standards im Haus etablieren kann.

Wenn Sie einen solchen Beruf kennen, ihn selbst ausüben oder es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der so etwas in dieser Art tut, freue ich mich sehr über eine Nachricht in den Kommentaren oder als E-Mail.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe (Pedro)

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe  "Du bist für dein Board verantwortlich, ich bin für dich verantwortlich. Wenn du genau das tust, was ich dir sage, werden wir und alle anderen Leute hier sicher sein und wir werden eine wunderbare Zeit haben." - Pepe (Pedro) Surflehrer in Ericeira Gute Führung hängt stark vom Kontext und der aktuellen Kultur des Unternehmens ab. Der Stil von Pepe unterschied sich von den anderen Surflehrern, die ich zuvor hatte. In diesem Beitrag erzähle ich euch mehr von meinem Surfkurs, wobei ich mir nicht sicher bin, ob es eine Geschichte über meinen Surflehrer oder über Führung an sich ist.  Let’s grow, Michael

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.