Direkt zum Hauptbereich

Kleine Änderung in Richtung Agilität: Starten Sie alle Projekte rot

Statusberichte kosten Zeit und helfen nicht. Es gibt bessere Wege, sich selbst zu steuern. Manchmal braucht man Zwischenschritte. Andrew Annett schlägt vor, alle Projekte rot zu starten. Coole Idee.

Wer braucht eigentlich einen Statusbericht?

Über Statusberichte habe ich ja schon geschrieben, z. B. in /1/. Eine Frage, die mir immer noch unklar ist: Wer braucht eigentlich einen Statusbericht?
  • Die Projektmitarbeiter kennen (oder ahnen) den echten Status eh. Sie brauchen ihn nicht.
  • Stakeholder - insbes. Sponsoren - wollen wissen, was mit ihrem Geld (und ihrer Zeit) passiert. Echte Zwischenergebnisse sind aussagekräftiger als bunter Ampeln.
  • Führungskräfte wollen irgendwas führen. Der reine Ampelreport nützt nichts, wenn das ganze System nicht funktioniert. Statt auf 10 Baustellen gleichzeitig zu tanzen, sollte man erstmal eine Aufgabe fertig machen.
Sie sehen schon, dass ich skeptisch bin. Jason Little hat ein sehr lesenswertes Buch über agile Transformationen geschrieben /2/. Dort verweist er auf Andrew Annett, der vorschlägt, alle Projekte mit dem Status rot zu starten /3/. Werfen Sie ruhig einen Blick in den entsprechenden Blogbeitrag.

Die Idee ist folgende:
  • Das, worüber Sie sonst mit Hilfe von Ampel berichten, wird zunächst auf rot gesetzt.
  • Immer wenn etwas fertig ist, wird es auf einen grünen Status gesetzt (siehe Abb. 1).
Abb.1: Status der Arbeitspakete in den ersten drei Wochen

Rot lenkt die Aufmerksamkeit

Was passiert nun, wenn ein Statusbericht an einer bestimmten Stelle Rot zeigt? Normalerweise bedeutet eine rote Ampel in solchen Berichten: "Hier läuft etwas nicht nach Plan." Das zieht dann die Aufmerksamkeit vom Lenkungsausschuss auf sich: "Wir müssen etwas tun." Bei der Projektmanagementmethode PRINCE2 bedeutet das, dass eine Ausnahme eingetreten ist.

Was können die Projektverantwortlichen denn tun?
  • Wenn etwas nicht nach Plan läuft, stimmt vielleicht der Plan nicht. Wer hat den Plan geprüft? Sind die Werte realistisch? Wurde mit Dreipunkt-Schätzungen gearbeitet? Hat jemand eine Monte-Carlo-Simulation gemacht, um zu prüfen, ob Kosten und Endtermin wahrscheinlich sind? Das sind alles Punkte, die man im Projekt schnellstmöglich nachholen kann.
  • Das Projekt hat nicht genügend Aufmerksamkeit. Viele Unternehmen lassen zu viele Projekte gleichzeitig laufen. Im Ergebnis verzögert sich alles. Die Verantwortlichen könnten dafür sorgen, dass ein Projekt nach dem anderen bearbeitet wird. Hat die Unternehmensleitung überhaupt einen Überblick über das aktuelle Projektportfolio.
  • Es passiert etwas Unvorhergesehenes im Projekt. Besonders bei IT-Projekten haben wir den Bereich der einfachen Unsicherheit verlassen. D. h. wir können nicht sicher sein, dass wir die Anforderungen wirklich verstanden haben. Bei solchen Projekten geht es nicht darum, Technik bereit zu stellen, sondern die Arbeitsabläufe im Betrieb so zu ändern, dass man Geld spart oder verdient. Da müssen alle mithelfen: IT, Lieferanten, Auftraggeber, Endbenutzer. Dafür braucht es Zeit zum Experimentieren und Lernen. Bei IT-Projekten haben wir oft auch signifikant neue Technologie am Start. Aber wir wissen noch nicht, ob und wie die neuen Systeme und Produkte funktionieren. Hier muss man eine Zeit lang mit mehreren Konzepten parallel laufen. Man darf sich also nicht zu früh auf eine Lösung beschränken.
  • Es passiert etwas Unvorhergesehenes am Markt. Sehr schön ist auch der Fehler, sich auf nur eine Realität einzustellen. Sie bereiten den Markteintritt in ein Land vor. Und im Verlauf merken Sie, dass Sie dort keine Chancen mehr haben. Wenn das Projekt wirklich wichtig ist, brauchen Sie auch hier einen Plan B und C. Oder Sie müssen durch zusätzliche Maßnahmen sicherstellen, dass das Projekt ein Erfolg wird. Es reicht zum Beispiel nicht, in einer Schule in jedem Flur die Nummer der Feuerwehr aufzuhängen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass wirklich nichts passiert, müssen Sie immer zwei Ausgänge in unterschiedlichen Richtungen haben, Feuerlöscher aufhängen, Brandmelder installieren, Feueralarm üben und Schüler und Lehrer sensibilisieren.
Projekte scheitern nicht am Ende, sondern bekanntlich am Anfang. Mit der Aufmerksamkeit am Anfang können Sie viel einfacher Stress am Ende sparen.

Anmerkungen:


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario:  Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser.  Kommt Dir das bekannt vor? Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll.  Was es ermöglicht: Förderung des Projekterfolg Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts Missverständnissen wird vorgebeugt Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE d

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.