Der Begriff des Vorgangs scheint unscharf. Wie Teams ihn scharfmachen können

Für unsere Projekte zum Informationsmanagement ist der Begriff des "Vorgangs" ähnlich zentral wie bei Scrum die "Userstory". Er spielt auch eine ähnliche Rolle als eine "zu erledigende Aufgabe mittlerer Größe". Aber die Teams, die wir bei der Einführung von Informationsmanagement unterstützen oder auch Teilnehmer in unseren Seminaren tun sich nicht leicht damit. Sie finden den Begriff zu unscharf. Sie hätten ihn lieber fest und klar umrissen. Was kann man diesen Teams bieten?

In meinen Seminaren zum Informationsmanagement fand ich diese Teilnehmer sehr nervig. Ich hatte gerade den Begriff des Vorgangs erklärt und wollte nun seine tollen Anwendungsmöglichkeiten preisen.

Abb. 1: Ein Vorgang ist eine "Aufgabe mittlerer Größe" mit einem nützlichen Ergebnis

Und dann merke ich, wie zwei, drei Teilnehmer vor sich hin blicken (statt nach vorne auf die wunderbare Präsentation). Sie runzeln nachdenkend die Stirn und haben sich offenbar aus dem Fluss des Seminars ausgeklinkt. Und dann dauert es nicht lang und einer von ihnen meldet sich zweifelnd:

"Sie haben das Beispiel einer Stellenbesetzung gebracht. Der Auslöser dabei ist zum Beispiel 'das Facility Management hat eine Hausmeisterstelle frei'. Der Sachbearbeiter in der Personalabteilung startet daraufhin einen Vorgang 'Hausmeisterstelle für FM besetzen'. Und das Ergebnis ist dann, dass irgendwann der Hausmeister eingestellt ist. Habe ich Sie da richtig verstanden?"

Der Ton ist leicht lauernd, und er missfällt mir. Ich ringe mir trotzdem ein

"Ja."

ab.

"Aber." (Jeder Trainer kennt es, dieses Aber.) "Aber damit ist der Vorgang doch noch gar nicht zu Ende. Jetzt muss der Hausmeister doch aufgenommen werden. Die Personalabteilung muss seine Stammdaten einpflegen, die IT muss einen User anlegen und einen Arbeitsplatz einrichten. Er selbst erhält vielleicht eine Einweisung in seinem neuen Team. Also von 'Ende' kann doch keine Rede sein."

Ich kann die Frage ohne Probleme beantworten. Das ist also nicht der Grund, warum sie mich ärgert. Aber sie lenkt mich von meinem Seminarplan ab, stört meinen Flow. Ich würde jetzt gerne besprechen, was es mit einem Vorgangsordner auf sich hat, also die Anwendung in der Ablage. Was ein Vorgangsteam ist, im Unterschied zur herkömmlichen Organisation in Abteilungen und "Silos".

Und jetzt soll ich auf Sonderfragen eingehen. Ich soll beim Vorgangsbegriff noch länger verweilen und alle ausdenkbaren Unklarheiten ausloten, die man sich denken kann.

Begriffe sind immer "unklar"

Ich könnte die Fragen, die die Teilnehmer her aufwerfen, noch selbst um eine ganze Liste ergänzen. Dazu weiter unten. Aber der Witz besteht darin, dass es uns mit jedem neuen Begriff so geht. Jeder neu gelernte Begriff erscheint am Anfang klar, und dann kommt eine Phase der Unklarheit. Diese Phase ist wichtig, denn in ihr wird der Begriff geschärft.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Nehmen wir einen

Abb. 2: Ein Begriff klar und schön: Einstein.

"Ein Stein ist ein kompaktes Objekt aus Mineral oder Gestein."

verrät uns Wikipedia, und alles ist klar.

Alles ist klar? Was ist, wenn der Stein kleiner wird. Dann ist er ein kleiner Stein. Und wenn er immer kleiner wird? Kiesel. Und noch ein bisschen kleiner? Irgendwann ist er ein Sandkorn. Aber wo ist die Grenze zwischen Stein und Korn?

Abb. 3: Noch ein Stein oder schon ein Sandkorn?

Oder ein anderes Beispiel. Die Oberfläche des Steins ist rau. In seinen Ritzen und Spalten gibt es Lufteinschlüsse. Staub verfängt sich. Wo hört der Stein auf, wo fängt die Luft an? Irgendwo, niemand kann es wissen. /1/

Oder die Dynamik. Ein Fels ist ein Fels, kein Stein. Mit der Zeit bildet sich eine Fissur. Aus der Fissur wird ein Riss und irgendwann eine Spalte. Ein Stein spaltet sich vom Felsen ab. Aber wann ist der genaue Zeitpunkt? /2/

Begriffe werden klar durch Erforschung ihrer Unklarheiten

Das  Beispiel zeigt: Begriffe sind immer unklar. Sie sind es besonders, wenn sie neu sind (den Begriff "Stein" kennen wir schon länger, den Vorgangsbegriff müssen wir erst lernen).

Die Unklarheit führt zu geistigen Experimenten. "Was ist wenn (es immer größer wird, immer kleiner wird, sich ändert ...)?" So werden die Grenzen des Begriffs in alle Richtungen erforscht. Und diese Grenzen sind "an sich" immer verschwommen. Sie bilden immer einen undeutlichen Übergang, wie eine Wasserspur auf Löschpapier.

Diese geistigen Experimente kann jeder Einzelne für sich machen, aber sie betreffen immer die Gemeinschaft. Sprache ist Gemeinschaft, nicht Individuum. Es kann sein, dass ich einen Begriff "schärfen" muss. Weil es zum Beispiel Probleme macht, wenn ich etwas als "Stein" bezeichne, was für einen anderen im Team noch eindeutig ein "Fels" ist. Dann kann ich vereinbaren "für uns beginnt der Stein erst ab 3 kg abwärts". Das ist eine pragmatische Vereinbarung im Team, damit die Aufforderung "wirf mir mal den Stein rüber" zu weniger Überraschungen führt.

Die Klärung von Begriffen erfolgt über die Erkundung ihrer Unklarheiten. Wenn ein Begriff "Gestalt annimmt", dann habe ich ein Gefühl erreicht für viele seiner Übergänge zu Anderem. "Gestalten" sind nichts Festes, Gestalten tanzen. Und für ein Team in einer Ziegelei wird der Begriff "Stein" notwendig andere Tanzfiguren aufführen als für einen Bildhauer. (Oder einen Steinbrecher.) 

Die Klärung des Vorgangsbegriffs ist eine nie endende Teamaufgabe

Auch das Team wird immer wieder auf unklare Abgrenzungen des Vorgangsbegriffs stoßen:

• Wann endet der Vorgang "Hausmeisterstelle besetzen" und wann beginnt der Vorgang "Herrn Meyerbeer als Hausmeister in die Organisation aufnehmen"? Der Abschluss des Arbeitsvertrages - gehört der zu Vorgang A oder zu B? Eine unvermeidliche Unschärfe, die in einer willkürlichen Teamvereinbarung endet.
• Wo hört der Vorgang auf und beginnt die Einzeltätigkeit? Ein einzelnes Vorstellungsgespräch ist eine Aktivität und kein eigenständiger Vorgang. Denn das Ergebnis dieser Aktivität (eine Beurteilung eines Bewerbers) ist auch nicht eigenständig verwertbar, sondern nur im Kontext der anderen Vorstellungsgespräche. Aber wie ist es, wenn ich einen Headhunter beauftrage? Ist dann "Dienstleistungsvertrag mit einem Headhunter schließen" nicht doch ein eigener Vorgang mit einem eigenständigen Ergebnis? Also ein Vorgang B als "Einschlussvorgang" in Vorgang A? - Auch hier muss das Team entscheiden.
• Viele kleine Vorgänge. Das Werk eines Stahlkonzerns stellt in den Sommermonaten studentische Hilfskräfte ein, in der Regel so zwischen 300 und 500 Studierende. Pro Hilfskraft gibt es zwei Dokumente, nämlich einen Einstellungsvertrag und eine Abschlussbeurteilung. Lohnt es sich dann, für jede Einstellung einen Vorgang zu definieren und im Filesystem einen Vorgangsordner anzulegen? Oder mache ich einfach einen Sammelvorgang daraus?

Gerade diejenigen Teilnehmer, die meinen Kurs ins Stocken bringen, beginnen schon mit der Erkundung des Begriffs "Vorgang". Sie klinken sich aus meinem Seminar aus, weil es keinen Raum bietet für ihre Gedankenexperimente. Sie sind mir einfach ein Stück voraus.

Anmerkungen

• /1/ Diese Überlegungen führten schließlich zur Definition der Mandelbrotmenge. Sie bildeten damit eine der Wurzeln der Chaostheorie.
• /2/ Douglas Hofstadter und Emmanuel Sander haben ein Buch geschrieben: "Die Analogie. Das Herz des Denkens", 2014, Wissenschaftliche Buchgesellschaft (Lizenzausgabe), ISBN 978-3-534-26453-7. In diesem Buch geht es um den Tanz der Begriffe, der gerade durch deren Unschärfe und Durchlässigkeit in Gang gesetzt wird und - so  die These der Autoren - Denken in Sprache erst ermöglicht.