Direkt zum Hauptbereich

Ohne Planung ist eine Aufgabenliste (oder ein Backlog) nichts wert

Kennen Sie das auch: Sie schreiben Ihre Aufgabenliste (oder Backlog auf neudeutsch) für das Team. Jede Aufgabe ist gut beschrieben und trotzdem wird nichts fertig. Liegt es am fehlenden Commitment des Teams? Ja und Nein.

Es gibt Kollegen, die ich sehr schätze. Aber wenn wir telefonieren, lassen sie sich darüber aus, dass sich keiner außer ihnen selbst um die Aufgabenliste kümmere. Ihnen fehle das Commitment des Teams.

Ohne Commitment keine Abarbeitung


Ich stimme da zu, aber anders als die Kollegen denken. Deren Meinung: "Die Teammitglieder stehen nicht hinter den Aufgaben. Sie zeigen zu wenig Einsatz. Ihnen ist das Projekt nicht wichtig."

Ich meine: Das kann ja auch nicht klappen, denn es gibt keine gemeinsame Planungssitzung. Bei Scrum haben wir gelernt, dass es gut ist, wenn das Team am Ende der Planung dem Auftraggeber bewusst sagt, dass es die Aufgaben schafft (oder auch nicht). Die Teammitglieder versprechen, nach bestem Wissen und Gewissen die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Sie verpflichten sich selbst. Das nennen wir im Scrum-Kontext Commitment.

Oder anders ausgedrückt: Wie soll ein Team sich bewusst committen, wenn es gar keinen Zeitpunkt gibt, wann es das tun soll? Automatisches Commitment ist unwahrscheinlich.

Ohne Planung kein Commitment


Die Planung ist für mich bei Scrum etwas Besonderes. Ich halte die gemeinsame Planung für einen Erfolgsfaktor:
  • Wenn ich allein arbeite, verschiebe ich die Planung immer wieder, weil etwas anderes vielleicht gerade wichtiger ist. Wenn ich mit den anderen Teammitgliedern einen Planungstermin vereinbart habe, muss ich mir Zeit für die Planung nehmen.
  • Wenn ich allein arbeite, unterschätze ich oft den tatsächlichen Aufwand (Stichwort optimism bias). In der gemeinsamen Planung werden unterschiedliche Sichtweisen offenbar, gerade beim gemeinsamen Schätzen des Aufwands. Damit wird die Planung etwas realistischer.
Erst wenn man in der Planung über die Ziele gesprochen und gemeinsam die Einzelaufgaben abgeleitet hat, kann ich bewusst entscheiden, ob alles Nötige liefern kann.

Ohne Aufgabenliste (bzw. Backlog) keine Planung


Damit man im Team gemeinsam planen, braucht man eine gemeinsame Liste. Aber keine Aufgabenliste, sondern eine Anforderungsliste. Das ist ein feiner Unterschied. In der Aufgaben- oder Todoliste stehen Einzelaufgaben. In der Anforderungsliste stehen die Ziele, die wir erreichen wollen.

Warum ist der Unterschied wichtig? Wir neigen zu schnell zu Lösungen und wir neigen dazu, unsere Sicht der Dinge aufzuschreiben. Wenn ich meine eigenen Aufgaben beschreibe, ist das ja ok. Aber es ist nicht ok, wenn ich einem anderen Teammitglied vorschreibe, wie es eine Aufgabe zu lösen hat.

In der Anforderungsliste steht das Ziel. Beispiel: "Als Konferenzbesucher informiere ich mich über das Konferenzprogramm, um zu entscheiden, zu welchen Vorträgen ich gehe. Akzeptanzkriterien: Ich kenne Titel, eine kurze Beschreibung und den Vortragenden. Das Konferenzprogramm ist als Flyer (gedruckt) verfügbar. Auf der Webseite finde ich weitere Informationen."

Nun kann ich im Team gemeinsam die Einzelaufgaben ableiten.

Mich nerven die "Mir fehlt das Commitment von XYZ" Sprüche. Das Problem sind nicht die Teammitglieder. Das Problem ist, dass wir zu viel zu tun haben und dass das System der Zusammenarbeit nicht funktioniert. Härter arbeiten, mehr Disziplin und Überstunden bringen GAR NICHTS.

Wenn Sie das nächste Mal jemanden hören, der sich über fehlendes Commitment beschwert, können Sie ihm das Geheimnis verraten, wie er Commitment bekommt:
  • Anforderungsliste (Backlog) erstellen
  • Gemeinsam planen
  • Am Ende der Planung sagt jeder Einzelne, ob er sich zu dem Aufgabenplan committen kann.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Die Stimmung in Deinem Team drehen? So wird’s gemacht.

Oder ähnlich. Mir gefiel der Titel. Vor ein paar Tagen hat mich jemand angesprochen und von einem, wohl etwas frustrierenden, virtuellen Teammeeting erzählt. Die Teammitglieder zogen lange Gesichter, schauten grimmig in ihre Kameras. Ich habe mich dann gefragt, was ich tun würde, wenn ich in so einer Situation wäre. In diesem Blogpost beschreibe ich ein paar Tipps mit denen Du die Stimmung in Deinem Team (und Deine eigene) verbessern kannst.

Als Team innehalten für ein neues Jahr

Es ist eine schöne Tradition, den Jahreswechsel für das persönliche Innehalten zu nutzen. Als einzelne Person blickt man zurück, reflektiert und wünscht sich etwas für das neue Jahr. Einige Menschen nehmen sich etwas für das neue Jahr vor. Aber geht es auch auf der Ebene eines Teams?

Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Leisten! Leisten? Leisten!

Warum opfern wir so viel für den Job, selbst wenn es uns nicht wirklich weiterbringt? Ein paar blasphemische Gedanken zu einem für uns überlebenswichtigen Thema. 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Tanz der Konflikte - Tipps und Tricks für Führungskräfte im Konfliktmanagement

Erinnern Sie sich, zu welcher Musik sie so richtig ausgelassen tanzen konnten? Stellen Sie sich die digitale Transformation Ihrer Organisation als eine große Tanzinszenierung vor: Unterschiedlichste Rhythmen und Stilrichtungen treffen aufeinander - die Heavy-Metal-Fans auf die Diskofox-Queens, die Raver auf die LineDancer. Diese Vielfalt führt zwangsläufig zu Konflikten. Doch was, wenn wir sie als kreative Impulse für Fortschritt nutzen? Wie Führungskräfte diese Konfliktenergie effektiv nutzen, zeigt dieser Artikel. Konflikte verstehen: Warum sie unvermeidbar und wertvoll sind Konflikte - formwandelnde Begleiter Konflikte entstehen überall. Führungskräfte erleben Konflikte häufig in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Erwartungen oder Widerständen gegenüber neuen Arbeitsweisen. Während einige bereit sind, neue Schritte auszuprobieren, vertrauen andere auf vertraute Abläufe. Konflikte begleiten die Tänzer:innen auf eine Reise zwischen unterschiedlichen Bühnen. Jed...