Direkt zum Hauptbereich

Warum ich alle Aufgabenmanager schlecht finde

Die einen können ohne sie nicht leben. Die anderen fühlen sich in ihrer Kreativität eingeschränkt. Was ist Ihre Meinung zu Programmen, die Ihre Aufgaben verwalten? Ich bin immer noch unzufrieden.

Die meisten Programme sind einfach häßlich


Funktionalität hat eigentlich Vorrang vor Form. Natürlich sollte jeder Aufgabenmanager gut funktionieren. Mittlerweile gibt es aber so viele solcher Programme, die mehr oder weniger die gleichen Funktionen bieten.

Ich habe wirklich viele Programme heruntergeladen, gekauft und sogar selbst entwickelt. Die meisten (Wunderlist ist die Ausnahme) sind häßlich. Die Programmoberfläche ist überladen oder unverständlich. Es macht einfach keinen Spaß, solch an Programm den ganzen Tag geöffnet zu haben.

Viele Programme beherrschen die Darstellung von Listen. Manchmal ist mir aber auch die Darstellung als Board wichtig. Dafür brauche ich dann andere Programme. Es gibt kein Programm, dass beides gut beherrscht.

Mir fehlt ebenfalls der Gesamtüberblick. Ich will ja nicht alle Aufgaben sehen, sondern alle meine Vorgänge.

Die Eingabe von Aufgaben ist zu leicht und zu schwierig


Das klingt jetzt paradox: Mit den meisten Programmen kann man Aufgaben schnell erfassen. Lostippen, Enter-Taste drücken, fertig. Ergebnis: Man hat sehr schnell zu viele Aufgaben.

Wenn man die Aufgaben wirklich gut verwalten will, muss man sich Gedanken darüber machen, zu welchem Vorgang oder Projekt sie gehören. Um die Bearbeitung zu vereinfachen, lohnt es sich auf die Aufgaben einem Kontext zuzuordnen.

In der Praxis ist das aber gar nicht so einfach. Man braucht mehrere Klicks, um Aufgaben in mehreren Zusammenhängen abzubilden.

Das setzt auch Voraus, dass man in der Software schon alle Vorgänge und Kontexte definiert hat. Das ist ebenfalls aufwändig. Ergebnis: Die Aufgaben, die man wirklich notieren sollte, werden nicht aufgeschrieben oder nicht wieder gefunden.

Hier haben wir eine Herausforderung, die schon ohne Software gar nicht so einfach zu lösen ist.

Aufgabenmanager sind unverbunden


Die meisten Aufgabenmanager sind nur mit sich selbst beschäftigt. Die Aufgabenfunktionen von Outlook sind rudimentär. Aber ich finde es sehr praktisch eine E-Mail in den Aufgabenbereich zu ziehen, um daraus eine Aufgabe zu machen.

Mit IFTTT und Zapier gibt es mehr Möglichkeiten Programme untereinander zu verbinden. Taco kann die Aufgaben aus ganz vielen Programmen auslesen und anzeigen. Aber das immer noch zu umständlich.

Viele Leute benutzten mehrere Aufgabensysteme. Ein guter Aufgabenmanager muss sie alle integrieren können.

Es gibt gute Tools, die nur auf einer Plattform laufen, z. B. nur auf Windows oder nur auf dem Mac. Ich möchte aber auch unterwegs auf meinem Smartphone auf meine Aufgaben zugreifen. Das geht nur mit Web-Diensten. Todoist wird da immer wieder empfehlen. Todoist funktioniert aber nicht offline. Das wäre aber wichtig für mich.

Mein Wunschzettel


Sie sehen schon: Ich bin nicht zufrieden zu stellen. Ich habe hohe Anforderungen an einen guten Aufgabenmanager:
  • Verwalten von Aufgaben
  • Verwalten von Notizen und Checklisten zu Aufgaben
  • Verwalten von Kommentaren zu Aufgaben
  • Erinnerungen, Schlummerfunktion für Aufgaben, Markierung als NPA
  • Verwalten von Vorgängen und Projekten
  • mind. halbautomatisches Zuordnen von Aufgaben zu Vorgängen und Projekten, zu unterschiedlichen Rollen/Profilen und zu Kontext
  • Offline/Online-Zugriff
  • Unterstützte Plattformen: Windows, Mac, iOS, Android, Web
  • Integration von mehreren Aufgabenservern unter einer Oberfläche: Toodledo, Exchange, Trello
  • Zeit- und Mengenerfassung zu Aufgaben
  • Listen- und Boardansicht (mit freier Positionierung der Aufgabenkarten)
  • Windows: Drag and drop, Zwischenablage, Austausch mit anderen Programmen. Integration in die Dateiablage.
Mal sehen, ob mir irgendwann solch eine Software begegnet.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario:  Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser.  Kommt Dir das bekannt vor? Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll.  Was es ermöglicht: Förderung des Projekterfolg Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts Missverständnissen wird vorgebeugt Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE d

Agiles Mindset – Gibt es das überhaupt? Eine wissenschaftliche Perspektive

Es ist in aller Munde: Das Agile Mindset. Es wird als wichtiger Erfolgsfaktor und gleichzeitig riesige Hürde und Herausforderung in agilen Transformationsvorhaben beschrieben. Der ein und andere hat verbunden mit einem gescheiterten agilen Vorhaben vermutlich schon mal gehört „Die hatten einfach nicht das richtige Mindset“. Doch was ist dieses agile Mindset? Gibt es das überhaupt?