Direkt zum Hauptbereich

Software-Projekte sind Lernprojekte (Teil 1)

„Schluss mit dem vielen theoretischen Schwätzen! Jetzt die Ärmel hochkrempeln und loslegen!“, ist das Motto mancher Projektverantwortlicher zu Projektbeginn. Nichts macht Projekte so langsam wie diese Parole. Will man Projekte beschleunigen, muss man am Anfang lang genug an der Begriffsklärung arbeiten. Der Aufwand wird später im Projektverlauf um ein Vielfaches zurückerstattet.

Die Stadtwerke Ludwigsberge a. Z. haben ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gestartet. Zwei Pilotabteilungen sollen ab Projektstart dabei sein: die Liegenschaftsverwaltung und die Öffentlichkeitsarbeit.

Der erste Arbeitsworkshop eines solchen Projekts dient bei uns immer dazu, die Anforderungen aus Anwendersicht zu erheben. Das geschieht in Form von User Storys. Die User Storys haben dann im Projekt drei Funktionen:
  • Sie füttern das Lastenheft für die Ausschreibung.
  • Sie strukturieren die Herstellerpräsentationen.
  • Sie stellen das Product Backlog für die agile Software-Einführung dar.
Einen langen Tag – neun Stunden – hatten wir für den Workshop vorgesehen:
  • Drei Stunden für alle Anwender, um ihnen das Prinzip der Userstorys zu erklären und an allgemein bekannten Beispielen zu üben;
  • dann jeweils drei Stunden für die Anwendervertreter jeder Pilotabteilung getrennt, für das eigentliche Schreiben der Storys. Also insgesamt sechs Stunden.
Der erste Workshopabschnitt, der Lernteil, ging am Anfang ganz zügig voran. Die Anwendervertreter in Ludwigsberge sind sowieso sehr motiviert und waren auch diesmal begierig, Neues zu lernen und eine Projektetappe voranzukommen.

Die Anwender wollen Begriffe klären

Aber auf einmal trat eine Stockung ein. Zum Üben verwenden wir immer einen ganz einfachen Vorgang, nämlich „Einstellung eines Hausmeisters für das Verwaltungsgebäude in der Krullstraße“. Dafür braucht es keine Spezialkenntnisse, und der Vorgang ist trotzdem realistisch.

Abbildung 1: Ablauf eines einfachen Vorgangs
Der Vorgang hat einen Auslöser, ein Ergebnis und ist in fünf Meilensteine unterteilt, die wiederum aus verschiedenen Aktivitäten bestehen und zu denen unterschiedliche Dokumente gehören. Alles ganz klar, und schnell weiter!

Und jetzt stellte ein Anwendervertreter – und noch dazu ein Sachgebietsleiter! – die Frage: „Was unterscheidet eigentlich einen der Meilensteine vom gesamten Vorgang? Kann man nicht sagen, dass ein Meilenstein auch ein Vorgang ist? Oder anders herum: Wie kann man einen Meilenstein eindeutig von einem Vorgang abgrenzen?

Meinen Zeitplan vor Augen (und, ich muss es gestehen, vor allem meinen Zugtermin am Abend, um noch nach Hause zu kommen) versuchte ich, die Frage kurz abzubügeln. „Ein Vorgang hat ein eigenständiges, nützliches Ergebnis, wie z. B. dass die Hausmeisterstelle wieder besetzt ist. Und das ist bei einem Meilenstein eben nicht der Fall.“

Mit meinem Verhalten weckte ich aber das Interesse der übrigen Teilnehmer. „Ja aber“, sagte ein anderer, „ja aber die Besetzung der Stelle ist auch kein eigenständig nützliches Ergebnis. ‚Personal bereitstellen‘ ist ein Unterstützungsprozess – schauen Sie mal auf Ihre eigene drittletzte Folie! – und damit gerade nix Eigenständiges.

Mir blieb nichts anderes übrig, ich musste mich auf die Diskussion einlassen. Wir fingen an, mit den einschlägigen Begriffen – „Vorgang“, „Meilenstein“, „Prozess“, „Vorgangsteam“ usw. – herumzuspielen. Am Ende von über einer Stunde (!) hatten wir ein komplexes Mindmap erstellt. Und das Mindmap in einem Glossar zusammengefasst mit Erklärungen der obigen Begriffe. Das Glossar sieht (in redaktionell überarbeiteter Version) so aus:

Abbildung 2: Ein Glossar mit Fundamentalbegriffen des Dokumentenmanagements

Ich fand die Diskussion zwar auch sehr anregend, warf aber einen leicht angesäuerten Blick auf die Uhr: über eine Stunde Verzögerung! „Das hat Ihnen jetzt ziemlichen Spaß gemacht“, sagte ich bemüht anerkennend zu den Teilnehmern. „Ja klar!“, sagte eine Teilnehmerin aus der IT-Abteilung. „Das ist genau das, was wir bei unserem letzten Projekt nicht gemacht haben und das dann richtig chaotisch wurde. Und ich denke, es hat sich gelohnt.

Dass es sich gelohnt hatte, sollte ich gleich erfahren. Doch darüber mehr im nächsten Teil.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.