„Schluss mit dem vielen theoretischen Schwätzen! Jetzt die Ärmel hochkrempeln und loslegen!“, ist das Motto mancher Projektverantwortlicher zu Projektbeginn. Nichts macht Projekte so langsam wie diese Parole. Will man Projekte beschleunigen, muss man am Anfang lang genug an der Begriffsklärung arbeiten. Der Aufwand wird später im Projektverlauf um ein Vielfaches zurückerstattet.
Die Stadtwerke Ludwigsberge a. Z. haben ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gestartet. Zwei Pilotabteilungen sollen ab Projektstart dabei sein: die Liegenschaftsverwaltung und die Öffentlichkeitsarbeit.
Der erste Arbeitsworkshop eines solchen Projekts dient bei uns immer dazu, die Anforderungen aus Anwendersicht zu erheben. Das geschieht in Form von User Storys. Die User Storys haben dann im Projekt drei Funktionen:
Der Vorgang hat einen Auslöser, ein Ergebnis und ist in fünf Meilensteine unterteilt, die wiederum aus verschiedenen Aktivitäten bestehen und zu denen unterschiedliche Dokumente gehören. Alles ganz klar, und schnell weiter!
Und jetzt stellte ein Anwendervertreter – und noch dazu ein Sachgebietsleiter! – die Frage: „Was unterscheidet eigentlich einen der Meilensteine vom gesamten Vorgang? Kann man nicht sagen, dass ein Meilenstein auch ein Vorgang ist? Oder anders herum: Wie kann man einen Meilenstein eindeutig von einem Vorgang abgrenzen?“
Meinen Zeitplan vor Augen (und, ich muss es gestehen, vor allem meinen Zugtermin am Abend, um noch nach Hause zu kommen) versuchte ich, die Frage kurz abzubügeln. „Ein Vorgang hat ein eigenständiges, nützliches Ergebnis, wie z. B. dass die Hausmeisterstelle wieder besetzt ist. Und das ist bei einem Meilenstein eben nicht der Fall.“
Mit meinem Verhalten weckte ich aber das Interesse der übrigen Teilnehmer. „Ja aber“, sagte ein anderer, „ja aber die Besetzung der Stelle ist auch kein eigenständig nützliches Ergebnis. ‚Personal bereitstellen‘ ist ein Unterstützungsprozess – schauen Sie mal auf Ihre eigene drittletzte Folie! – und damit gerade nix Eigenständiges.“
Mir blieb nichts anderes übrig, ich musste mich auf die Diskussion einlassen. Wir fingen an, mit den einschlägigen Begriffen – „Vorgang“, „Meilenstein“, „Prozess“, „Vorgangsteam“ usw. – herumzuspielen. Am Ende von über einer Stunde (!) hatten wir ein komplexes Mindmap erstellt. Und das Mindmap in einem Glossar zusammengefasst mit Erklärungen der obigen Begriffe. Das Glossar sieht (in redaktionell überarbeiteter Version) so aus:
Ich fand die Diskussion zwar auch sehr anregend, warf aber einen leicht angesäuerten Blick auf die Uhr: über eine Stunde Verzögerung! „Das hat Ihnen jetzt ziemlichen Spaß gemacht“, sagte ich bemüht anerkennend zu den Teilnehmern. „Ja klar!“, sagte eine Teilnehmerin aus der IT-Abteilung. „Das ist genau das, was wir bei unserem letzten Projekt nicht gemacht haben und das dann richtig chaotisch wurde. Und ich denke, es hat sich gelohnt.“
Dass es sich gelohnt hatte, sollte ich gleich erfahren. Doch darüber mehr im nächsten Teil.
Die Stadtwerke Ludwigsberge a. Z. haben ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gestartet. Zwei Pilotabteilungen sollen ab Projektstart dabei sein: die Liegenschaftsverwaltung und die Öffentlichkeitsarbeit.
Der erste Arbeitsworkshop eines solchen Projekts dient bei uns immer dazu, die Anforderungen aus Anwendersicht zu erheben. Das geschieht in Form von User Storys. Die User Storys haben dann im Projekt drei Funktionen:
- Sie füttern das Lastenheft für die Ausschreibung.
- Sie strukturieren die Herstellerpräsentationen.
- Sie stellen das Product Backlog für die agile Software-Einführung dar.
- Drei Stunden für alle Anwender, um ihnen das Prinzip der Userstorys zu erklären und an allgemein bekannten Beispielen zu üben;
- dann jeweils drei Stunden für die Anwendervertreter jeder Pilotabteilung getrennt, für das eigentliche Schreiben der Storys. Also insgesamt sechs Stunden.
Die Anwender wollen Begriffe klären
Aber auf einmal trat eine Stockung ein. Zum Üben verwenden wir immer einen ganz einfachen Vorgang, nämlich „Einstellung eines Hausmeisters für das Verwaltungsgebäude in der Krullstraße“. Dafür braucht es keine Spezialkenntnisse, und der Vorgang ist trotzdem realistisch. |
| Abbildung 1: Ablauf eines einfachen Vorgangs |
Und jetzt stellte ein Anwendervertreter – und noch dazu ein Sachgebietsleiter! – die Frage: „Was unterscheidet eigentlich einen der Meilensteine vom gesamten Vorgang? Kann man nicht sagen, dass ein Meilenstein auch ein Vorgang ist? Oder anders herum: Wie kann man einen Meilenstein eindeutig von einem Vorgang abgrenzen?“
Meinen Zeitplan vor Augen (und, ich muss es gestehen, vor allem meinen Zugtermin am Abend, um noch nach Hause zu kommen) versuchte ich, die Frage kurz abzubügeln. „Ein Vorgang hat ein eigenständiges, nützliches Ergebnis, wie z. B. dass die Hausmeisterstelle wieder besetzt ist. Und das ist bei einem Meilenstein eben nicht der Fall.“
Mit meinem Verhalten weckte ich aber das Interesse der übrigen Teilnehmer. „Ja aber“, sagte ein anderer, „ja aber die Besetzung der Stelle ist auch kein eigenständig nützliches Ergebnis. ‚Personal bereitstellen‘ ist ein Unterstützungsprozess – schauen Sie mal auf Ihre eigene drittletzte Folie! – und damit gerade nix Eigenständiges.“
Mir blieb nichts anderes übrig, ich musste mich auf die Diskussion einlassen. Wir fingen an, mit den einschlägigen Begriffen – „Vorgang“, „Meilenstein“, „Prozess“, „Vorgangsteam“ usw. – herumzuspielen. Am Ende von über einer Stunde (!) hatten wir ein komplexes Mindmap erstellt. Und das Mindmap in einem Glossar zusammengefasst mit Erklärungen der obigen Begriffe. Das Glossar sieht (in redaktionell überarbeiteter Version) so aus:
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| Abbildung 2: Ein Glossar mit Fundamentalbegriffen des Dokumentenmanagements |
Ich fand die Diskussion zwar auch sehr anregend, warf aber einen leicht angesäuerten Blick auf die Uhr: über eine Stunde Verzögerung! „Das hat Ihnen jetzt ziemlichen Spaß gemacht“, sagte ich bemüht anerkennend zu den Teilnehmern. „Ja klar!“, sagte eine Teilnehmerin aus der IT-Abteilung. „Das ist genau das, was wir bei unserem letzten Projekt nicht gemacht haben und das dann richtig chaotisch wurde. Und ich denke, es hat sich gelohnt.“
Dass es sich gelohnt hatte, sollte ich gleich erfahren. Doch darüber mehr im nächsten Teil.
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