Ablageprobleme lösen,
bevor sie entstehen – klären Sie Zweifelsfälle mit einer einfachen teamfähigen
Tabelle.
„Egal, wie ich mich
entscheide, ich weiß es genau, ich werde dich suchen“ mit diesem Gedanken legen
wir manches Mal ein Schriftstück – papierhaft oder elektronisch – ab. Die gute
Nachricht am Anfang: Treffen Sie einfach die erstbeste Entscheidung; aber
dokumentieren Sie diese.
Heißt das Ding im Flur Lift, Aufzug oder Fahrstuhl? Wenn ich
Informationen zu Chinakohl ablegen will, gehört das zu Salat oder zu Gemüse –
und ist Salat eigentlich ein Untergruppe von Gemüse oder gleichrangig? Oder
Originalton im Seminar: „In unserer alphabetischen Ablage habe ich lange nach
der Anfahrtsskizze gesucht, bis ich die Wegbeschreibung fand.“
Vor ziemlich genau zwei Jahren habe ich Ihnen an dieser
Stelle den Ablagewortschatz
vorgestellt //1//. Dort ist die Intention ein erweitertes Inhaltsverzeichnis der
Ablage entstehen zu lassen.
In manchen Fällen aber ist das des Guten zuviel; nämlich
dann, wenn Sie viele Standardvorgänge haben und die Ablage der Dokumente einem
festen Schema folgt. In einem solchen Fall geht es lediglich darum, die „bunten
Hunde“ einzufangen. Also Dokumente, die sich dem Standardschema aus irgendeinem
Grund entziehen.
Was tut man bisher? Man überlegt, fragt den Kollegen „Bernd,
wo würdest Du das hier denn suchen?“ Fragen Sie drei Kollegen, haben Sie
erstens danach vier Meinungen und außerdem allerhand Unterbrechungen
verursacht. Stattdessen schlage ich vor, im gemeinsamen Laufwerk eine
Houston-Tabelle anzulegen (ja, genau, wegen „Houston, wir haben ein Problem“).
Alles, was sich der Standard-Struktur entzieht wird dort abgelegt, wo es noch
am ehesten hinpasst und diese Entscheidung wird in der Tabelle eingetragen.
Fertig. Jeder, der etwas nicht auf Anhieb findet, wird in dieser Datei per
Suchen-Funktion (STRG +
F) fündig. Auch das Ablegen geht schneller, weil man nicht mehr hin- und herüberlegt, sondern einfach fix die getroffene Entscheidung notiert. Aber nicht vergessen: bitte an die Synonyme denken.
//1// Blogartikel von Sigrid Hess: Hilfe, der Kollege hat frei und ich finde nichts
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