Ablage von Dokumenten in Projekten (Teil 1)

Immer mehr Teams arbeiten auf Projektbasis zusammen. Dabei sind die Teammitglieder oft über verschiedene Unternehmen und Standorte verteilt. Um vernünftig arbeiten zu können, müssen die Teammitglieder Dokumente und Informationen austauschen. Aber bitte nicht per E-Mail. Es gibt bessere Möglichkeiten. Hier stellen wir eine vor.

Wolf und ich haben in den letzten Jahren verschiedene Projektteams beobachtet und beraten. Eins geht ganz sicher nicht: Dokumente per E-Mail hin und her schicken. Wie eine E-Mail-Flut entsteht, haben wir ja schon beschrieben (/1/). Teams sind schon durch die Projektarbeit gestresst. Warum sollen sie sich zusätzlich das Leben durch Dokumentenchaos schwer machen?

Projektteams brauchen eine gemeinsame Ablage

Mit Dropbox, SugarSync, SkyDrive oder Wuala gibt es genug Speichermöglichkeiten im Netz. Wenn alle Teammitglieder in einer Organisation sind, reicht schon ein eigenes Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk. Damit es mit der gemeinsamen Ablage klappt, braucht das Projektteam Regeln. Die muss es sich ja bei anderen Aufgaben auch geben.

Beispiele für Regeln:

• Alle Dokumente liegen am vereinbarten Speicherort.
• Im Team werden keine Dokumente sondern nur Verweise verschickt.
• Das Team ist verantwortlich für die Ablage. Es kann eine Person bitten, im Auftrag des Teams die Ablage zu pflegen und Fragen zur Ablage zu beantworten.

Wie strukturiert man die Ablage?

Welche Unterordner angelegt werden, ist von Projekt zu Projekt verschieden, weil jedes Projekt sein eigenes Profil hat. Was wir mit der gemeinsamen Ablage erreichen wollen, ist, dass jedes Teammitglied seine Dokumente schnell findet und schnell ablegen kann. Dazu unterscheiden wir zwischen drei Dokumententypen:

• Wissensdokumente: Diese Dokumente enthalten Informationen, die über die aktuelle Tätigkeit hinaus relevant ist. In Projekten sind dies Pläne, Angebote oder Telefonlisten. Dort sehen wir oft nach.
• Prozessdokumente: Diese Dokumente unterstützen die Projektprozesse. In Projekten sind dies Vorlagen und Checklisten. Diese Dokumente werden oft wiederverwendet.
• Vorgangsdokumente: Diese Dokumente sind nur für einen konkreten Vorgang relevant. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, braucht man diese Dokumente nur noch im Archiv. Aktiv schaut man da nicht nach.

Die meisten Dokumente sind Vorgangsdokumente und mit der gemeinsamen Ablage müssen wir sicherstellen, dass diese Dokumente möglichst schnell archiviert werden können. Ein Beispiel wäre, das Projekt nach Phasen, Meilensteinen, Sprints oder Terminen zu gliedern.

Abb. 1: Ablagebeispiel

Abb. 1 zeigt ein Projekt mit 3 Phasen, die jeweils 2 Monate dauern. (Achtung: Es ist durchaus Absicht, dass hinter dem Monat kein Punkt steht, denn der Punkt m Ende führt bei Dropbox dazu, dass der Ordner nicht synchronisiert wird.)

Alle wichtigen Pläne sind im Ordner "(Pläne)", alle Vorlagen im Ordner "(Vorlagen)". Die meisten Dokumente entstehen während einer Phase. Und die meisten braucht man später auch nicht. Deswegen kann der ganze Ordner für Phase 1 am 26.06. nach "zzArchiv" verschoben werden. Vor dem Verschieben wird noch geprüft, ob es Wissens- oder Prozessdokumente gibt, die aufgehoben werden sollen.

Das Team hat es hier einfach, weil es auf der Suche nach den Dokumenten nur im aktuellen Phasenordner suchen muss.

Dieses Beispiel ist natürlich vereinfacht. Aber ich denke, Sie sehen das Prinzip. Wolf und ich sind gerade dabei, unser Projektablage-Wissen festzuhalten

Anmerkungen

• /1/ Jan Fischbach: E-Mail-Flut eingrenzen (mit Regeln im Team und gemeinsamer Ablage), Teamworkblog, erschienen am 03. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/e-mail-flut-eingrenzen-mit-regeln-im.html