Direkt zum Hauptbereich

Fürchten Teams Reviews ihrer Ergebnisse?

Kürzlich habe ich zufällig in Pascal Mangolds Buch über IT-Projektmanagement den Abschnitt über Reviews (/1, S. 38/) aufgeschlagen. Was für eine nette Gelegenheit darüber zu schreiben. Der Sinn von Reviews ist es, im Projekt rechtzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen und etwas zu tun, um das Projekt auf Kurs zu halten. Leider sind Reviews auch gefürchtet. Zu Recht?

Pascal Mangold schreibt über Reviews: "Eine der wichtigsten und gleichzeitig am einfachsten anwendbare Methode zur Fehlervermeidung sind so genannte Reviews." Watts Humphrey unterscheidet (in der Software-Entwicklung) zwischen Reviews und Inspektionen. Wenn man selbst seine eigene Arbeit prüft, ist es für Humphrey ein Review. Wenn es andere Leute tun, ist es eine Inspektion (/2, S. 267/). Beides ist wichtig. Bevor ich meine Arbeit einem anderen zeige, sehe ich vorher selbst drüber.

Den Begriff Projektinspektion finde ich besser geeignet. Wer ein Auto besitzt, weiß, dass er es besser regelmäßig zur Inspektion bringt. Er macht die Inspektion nicht selbst, sondern bringt sein Auto zu einem Profi in eine Werkstatt. Dort wird es nach einem bestimmten Plan geprüft. Eine Inspektion kostet Geld und zieht manchmal Reparaturen nach sich. Das ist aber besser, als mit einem gerissenen Zahnriemen auf der Autobahn zu stehen. Inspektion und eventuelle Reparaturen kann ich zeitlich einplanen. Eine Autopanne wirft meinen Tagesplan um.

Werden Projekte regelmäßig überprüft? Wer kümmert sich darum? Bei PRINCE2 ist klar definiert, wer sich darum kümmert. Das ist die Projektsicherung. Im PRINCE2-Handbuch heißt es: "Die Projektsicherung gewährleistet die Wahrnehmung der Interessen der wichtigsten Stakeholder (Unternehmen, Benutzer und Lieferant). Die Projektsicherung muss vom Projektmanager unabhängig bleiben - der Lenkungsausschuss darf seine Sicherungsaufgaben also nicht an den Projektmanager delegieren." (/3, S. 310/) Also sind auch hier Inspektionen (und nicht Reviews) gemeint. Es bedeutet auch, dass sich der Auftraggeber darum kümmern muss.

PRINCE2 sagt nichts darüber, wie Inspektionen ablaufen. Es liegt im eigenen Ermessen, Kontrollpunkte im Projekt festzulegen. Über die Art und Anzahl von Inspektionen schreiben Shenhar und Dvir etwas (/4, Kap. 5/). Art und Anzahl sind abhängig davon, wie gut sich das Projektteam mit der Technik auskennt, die im Projekt zum Einsatz kommt. Wenn die Technik gut bekannt ist, dann reichen regelmäßige formale Statusberichte und formale Begutachtung der Projektmanagementdokumente (Pläne, Kosten). Je mehr Unsicherheit es bei der Technik gibt, desto mehr sollte man technische Experten einbinden und den Prüfungsumfang ausweiten. Es gibt also formale und technische Inspektionen.

Bei Scrum gibt es regelmäßige Inspektionen der Ergebnisse und der Prozesse. Das Team geht von vornherein davon aus, dass es keine perfekten Ergebnisse schaffen kann. Daher werden die Zwischenstände in kurzen Abständen (1-4 Wochen, je nach vereinbarter Sprintlänge) gemeinsam mit dem Kunden (sog. Product Owner) begutachtet. Danach setzt sich das Team (meist ohne Kunde) zusammen und bespricht, wie es sich bis zur nächsten Begutachtung verbessern kann (sog. Retrospektiven). Bei Scrum spricht man von "inspect and adapt". In dem folgenden Youtube-Video erklärt Jeff Sutherland, was Retrospektiven sind.

Ich kenne Ihre Erfahrungen nicht, aber in meinen klassischen Projekten waren Inspektionen eher selten. Das liegt aus meiner Sicht an mehreren Punkten:
  • Die Aufgabe, Inspektionen zu organisieren, liegt beim Projektmanager. Das ist nicht hilfreich, denn wer kann seine eigene Arbeit unabhängig prüfen.
  • Der Prüfungsauftrag ist nicht klar definiert oder abgegrenzt. Das führt dazu, dass irgendwie alles oder nichts kritisiert wird. Das hilft dem Projektteam auch nicht weiter. Zudem kritisieren die Experten den Zwischenstand auf Basis ihrer Meinung und nicht auf Basis von Messwerten.
  • Auftraggeber und/oder Projektteam sind gar nicht an Inspektionsergebnissen interessiert. Sie wissen, dass das Projekt eh außerhalb der geplanten Toleranzen liegen wird. Außerdem "leiden" die Beteiligten an Apophänie (/5/). Das bedeutet, sie sehen zwischen verschiedenen Dingen angebliche Verbindungen, die für (oder gegen) den Erfolg des Projekts sprechen. Daher sei ja gar keine Inspektion nötig.

Wenn man sich diese Punkte ansieht, ist auch klar, warum Reviews in klassischen Projekten gefürchtet sind. Sie verursachen nur Arbeit, ohne einen Nutzen zu bringen. Hinzu kommt ein kritischer Unterton.

Bei Scrum gehört "Inspect and adapt" zum Prozess. Allen ist klar, dass sie nur besser werden, wenn sie den Prozess so einhalten. Teams und Kunde gewöhnen sich schnell daran. Es ist also gut, wenn gleich zu Beginn des Projekts Inspektionen vereinbart werden; und nicht erst, wenn es Probleme gibt.

Anmerkungen

  • /1/ Mangold, Pascal: IT-Projektmanagement kompakt. 3. Aufl. 2009. Korr. Nachdruck 2009. Heidelberg: Spektrum Akademischer Verlag, 2009.
  • /2/ Humphrey, Watts S. ; Humphrey, Humphrey: A Discipline for Software Engineering. Westford, Massachusetts: Addison Wesley Professional, 1995.
  • /3/ Commerce, Office of Government: Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2. London: The Stationery Office, 2009.
  • /4/ Shenhar, Aaron J. ; Dvir, Dov: Reinventing Project Management : The Diamond Approach to Successful Growth and Innovation. Boston, Massachusetts: Harvard Business Press, 2007. Die Autoren haben zu Ihrem Buch eine Präsentation veröffentlicht: http://hbsp.harvard.edu/he-main/resources/documents/web-files/ReinventingProjectManagementSlides.pdf. Über Reviews steht etwas auf PDF-S. 33 (Stand 22.06.2013)
  • /5/ Wikipedia, Suchwort "Apophänie", abrufbar unter http://de.wikipedia.org/wiki/Apoph%C3%A4nie

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.