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Fürchten Teams Reviews ihrer Ergebnisse?

Kürzlich habe ich zufällig in Pascal Mangolds Buch über IT-Projektmanagement den Abschnitt über Reviews (/1, S. 38/) aufgeschlagen. Was für eine nette Gelegenheit darüber zu schreiben. Der Sinn von Reviews ist es, im Projekt rechtzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen und etwas zu tun, um das Projekt auf Kurs zu halten. Leider sind Reviews auch gefürchtet. Zu Recht?

Pascal Mangold schreibt über Reviews: "Eine der wichtigsten und gleichzeitig am einfachsten anwendbare Methode zur Fehlervermeidung sind so genannte Reviews." Watts Humphrey unterscheidet (in der Software-Entwicklung) zwischen Reviews und Inspektionen. Wenn man selbst seine eigene Arbeit prüft, ist es für Humphrey ein Review. Wenn es andere Leute tun, ist es eine Inspektion (/2, S. 267/). Beides ist wichtig. Bevor ich meine Arbeit einem anderen zeige, sehe ich vorher selbst drüber.

Den Begriff Projektinspektion finde ich besser geeignet. Wer ein Auto besitzt, weiß, dass er es besser regelmäßig zur Inspektion bringt. Er macht die Inspektion nicht selbst, sondern bringt sein Auto zu einem Profi in eine Werkstatt. Dort wird es nach einem bestimmten Plan geprüft. Eine Inspektion kostet Geld und zieht manchmal Reparaturen nach sich. Das ist aber besser, als mit einem gerissenen Zahnriemen auf der Autobahn zu stehen. Inspektion und eventuelle Reparaturen kann ich zeitlich einplanen. Eine Autopanne wirft meinen Tagesplan um.

Werden Projekte regelmäßig überprüft? Wer kümmert sich darum? Bei PRINCE2 ist klar definiert, wer sich darum kümmert. Das ist die Projektsicherung. Im PRINCE2-Handbuch heißt es: "Die Projektsicherung gewährleistet die Wahrnehmung der Interessen der wichtigsten Stakeholder (Unternehmen, Benutzer und Lieferant). Die Projektsicherung muss vom Projektmanager unabhängig bleiben - der Lenkungsausschuss darf seine Sicherungsaufgaben also nicht an den Projektmanager delegieren." (/3, S. 310/) Also sind auch hier Inspektionen (und nicht Reviews) gemeint. Es bedeutet auch, dass sich der Auftraggeber darum kümmern muss.

PRINCE2 sagt nichts darüber, wie Inspektionen ablaufen. Es liegt im eigenen Ermessen, Kontrollpunkte im Projekt festzulegen. Über die Art und Anzahl von Inspektionen schreiben Shenhar und Dvir etwas (/4, Kap. 5/). Art und Anzahl sind abhängig davon, wie gut sich das Projektteam mit der Technik auskennt, die im Projekt zum Einsatz kommt. Wenn die Technik gut bekannt ist, dann reichen regelmäßige formale Statusberichte und formale Begutachtung der Projektmanagementdokumente (Pläne, Kosten). Je mehr Unsicherheit es bei der Technik gibt, desto mehr sollte man technische Experten einbinden und den Prüfungsumfang ausweiten. Es gibt also formale und technische Inspektionen.

Bei Scrum gibt es regelmäßige Inspektionen der Ergebnisse und der Prozesse. Das Team geht von vornherein davon aus, dass es keine perfekten Ergebnisse schaffen kann. Daher werden die Zwischenstände in kurzen Abständen (1-4 Wochen, je nach vereinbarter Sprintlänge) gemeinsam mit dem Kunden (sog. Product Owner) begutachtet. Danach setzt sich das Team (meist ohne Kunde) zusammen und bespricht, wie es sich bis zur nächsten Begutachtung verbessern kann (sog. Retrospektiven). Bei Scrum spricht man von "inspect and adapt". In dem folgenden Youtube-Video erklärt Jeff Sutherland, was Retrospektiven sind.

Ich kenne Ihre Erfahrungen nicht, aber in meinen klassischen Projekten waren Inspektionen eher selten. Das liegt aus meiner Sicht an mehreren Punkten:
  • Die Aufgabe, Inspektionen zu organisieren, liegt beim Projektmanager. Das ist nicht hilfreich, denn wer kann seine eigene Arbeit unabhängig prüfen.
  • Der Prüfungsauftrag ist nicht klar definiert oder abgegrenzt. Das führt dazu, dass irgendwie alles oder nichts kritisiert wird. Das hilft dem Projektteam auch nicht weiter. Zudem kritisieren die Experten den Zwischenstand auf Basis ihrer Meinung und nicht auf Basis von Messwerten.
  • Auftraggeber und/oder Projektteam sind gar nicht an Inspektionsergebnissen interessiert. Sie wissen, dass das Projekt eh außerhalb der geplanten Toleranzen liegen wird. Außerdem "leiden" die Beteiligten an Apophänie (/5/). Das bedeutet, sie sehen zwischen verschiedenen Dingen angebliche Verbindungen, die für (oder gegen) den Erfolg des Projekts sprechen. Daher sei ja gar keine Inspektion nötig.

Wenn man sich diese Punkte ansieht, ist auch klar, warum Reviews in klassischen Projekten gefürchtet sind. Sie verursachen nur Arbeit, ohne einen Nutzen zu bringen. Hinzu kommt ein kritischer Unterton.

Bei Scrum gehört "Inspect and adapt" zum Prozess. Allen ist klar, dass sie nur besser werden, wenn sie den Prozess so einhalten. Teams und Kunde gewöhnen sich schnell daran. Es ist also gut, wenn gleich zu Beginn des Projekts Inspektionen vereinbart werden; und nicht erst, wenn es Probleme gibt.

Anmerkungen

  • /1/ Mangold, Pascal: IT-Projektmanagement kompakt. 3. Aufl. 2009. Korr. Nachdruck 2009. Heidelberg: Spektrum Akademischer Verlag, 2009.
  • /2/ Humphrey, Watts S. ; Humphrey, Humphrey: A Discipline for Software Engineering. Westford, Massachusetts: Addison Wesley Professional, 1995.
  • /3/ Commerce, Office of Government: Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2. London: The Stationery Office, 2009.
  • /4/ Shenhar, Aaron J. ; Dvir, Dov: Reinventing Project Management : The Diamond Approach to Successful Growth and Innovation. Boston, Massachusetts: Harvard Business Press, 2007. Die Autoren haben zu Ihrem Buch eine Präsentation veröffentlicht: http://hbsp.harvard.edu/he-main/resources/documents/web-files/ReinventingProjectManagementSlides.pdf. Über Reviews steht etwas auf PDF-S. 33 (Stand 22.06.2013)
  • /5/ Wikipedia, Suchwort "Apophänie", abrufbar unter http://de.wikipedia.org/wiki/Apoph%C3%A4nie

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