Direkt zum Hauptbereich

Aufgaben im Team erledigen – mit Outlook

TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung.

Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder …

Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll.

Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seinem Postfach an und weist sie einem anderen zu.

Wie das genau aussieht (Outlook 2010), sehen Sie unten. Der Empfänger erhält eine E-Mail im Posteingang, mit welcher er die Aufgabe bestätigen oder ablehnen kann (zumindest theoretisch). Mit einem Klick ist dreierlei erledigt: Die Aufgabe ist in der eigenen Aufgabenliste eingepflegt (oder auch nicht), der „Auftraggeber“ erhält eine E-Mail mit der Entscheidung des „Auftragnehmers“, und die Aufgabe in dessen Aufgabenliste wird entsprechend angepasst.

Richtig gut ist auch der Umgang mit Herrn Huber von oben: Der Auftragnehmer stellt den Status der Aufgabe auf „Wartet auf jemand anderen“ und notiert im Notizenfeld „Zahlen von Huber fehlen“

Dann ein Klick auf die Schaltfläche „Statusbericht senden“ und das sorgsame Formulieren einer Mail hat sich erübrigt.

Manches Mal wenden meine Seminarteilnehmer ein, diese Form der Kommunikation sei doch trocken und unhöflich. Ist das so? Ich denke nicht, eher finde ich, die durch die Maske vorgegebene, strukturierte Abfrage der Eckdaten einer Aufgabe macht das Weitergeben einfacher und transparenter. Die warmherzige Kommunikation ist dann am Stehtisch richtig verortet.

Übrigens: wenn Sie Lotus Notes verwenden: dort ist das Ganze fast noch besser gelöst –und heißt Gruppenaufgabe.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Pragmatisch oder nur “Quick and Dirty”?

“Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Welches Motto für den Scrum Day 2025 würde Eure Arbeit am besten unterstützen?

Die Organisator:innen planen den nächsten Scrum Day. Wir wollen bei der nächsten Ausgabe ein paar neue Dinge ausprobieren. Wir haben uns Gedanken zu ein paar Themen gemacht. Welche haben den höchsten Nutzen für die Besucher:innen des Scrum Days 2025? Wir brauchen Feedback.