Direkt zum Hauptbereich

Was hilft einem Team mehr: Instant Messaging (Slack) oder eine gemeinsame Ablage (Dropbox)?

Wenn man im Team zusammenarbeitet, braucht man den Überblick über anstehende Aufgaben. Mit Slack und ähnlichen Tools erleben die schwarzen Bretter oder Foren wieder eine Renaissance. Kann man sagen, welches Werkzeug nützlicher ist?
Ein schwarzes Brett (Quelle: Pixabay)

Nützlich? Wozu?


In unserem Netzwerk gab es vor Kurzem die Frage, ob wir nicht Slack benutzen wollen, damit alle auf dem Laufenden bleiben und transparent wird, was so geschieht.

Slack ist ein tolles Tool. Es funktioniert zuverlässig. Ich kann es mobil und auf einem Laptop benutzen. Ich kann verschiedene Kanäle einrichten und allen im Slack-Team oder im Slack-Channel Nachrichten schicken. Im Vergleich zu einem längeren E-Mail-Austausch, in dem jeder auf jede E-Mail antwortet, ist Slack doch deutlich übersichtlicher.

Slack (oder ein vergleichbares Werkzeug) ist dann nützlich, wenn es ALLE Vorgänge im Team abbildet. Wenn es das nicht tut, fange ich wieder in verschiedenen Medien an zu suchen. War die Info bei Slack, in einer E-Mail, in einem E-Mail-Anhang oder in einer Kurzmitteilung? Wir nennen das Medienbruch. Aber es reicht noch nicht, alle Vorgänge in Slack abzubilden.

Eine gemeinsame Ablage ist sinnvoller


Wie manche Leserinnen und Leser wissen, ist Teamablage eines meiner Themen. (Da biete ich übrigens auch ein- und zweitägige Seminare zur Teamablage an).

Wir leben in einer Zeit des Informationsüberflusses. Deswegen haben wir bei unserer Ablagetechnik das Konzept des Vorgangs. Ein Vorgang wird ausgelöst, bearbeitet und abgeschlossen. Wenn ich mich im Team abstimme, bezieht sich das meist nur auf die laufenden Vorgänge, selten auf abgeschlossene Vorgänge.

In einer Ablage kann ich einen Vorgang archivieren. Und genau das geht in Slack nicht. Ich kann einen Kanal umbenennen oder verlassen; aber nicht archivieren.

Egal, für welches Werkzeug Sie sich im Team entscheiden: Wichtig sind die gemeinsamen Regeln für die "Ablage":
  • Wann wird ein neuer Vorgang (Channel oder Ordner) angelegt? Wie wird er benannt?
  • Welche Informationen werden im Ordner oder im Channel geteilt?
  • Wann wird ein Vorgang beendet? Wie kommt er aus der Liste der laufenden Vorgänge? Was passiert mit dem im Vorgang erzeugten Wissen?
Wenn Sie diese Regeln klären, finden Sie sich mit jedem Werkzeug zurecht.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.