Klare Sprache und klare Gedanken sind gar nicht so einfach

In vielen Organisationen hören wir, dass wir gerade viele Projekte machen. Aber was ist damit eigentlich genau gemeint? 

Was ist ein Projekt?

Ich neige zu Wiederholungen: Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse unter Unsicherheit zu liefern. Projekte werden nicht genehmigt, sondern finanziert. Das sind für mich die wichtigsten Regeln für Projekte.

Ergebnisse sind neue oder geänderte Möglichkeiten. In einem IT-Projekt wird nicht eine neue Software bereit gestellt. Nein, Arbeitsweisen ändern sich.

Auslastung statt Durchsatz?

Aber was antworten Menschen genau, wenn man sie auf ihre Projekte anspricht: Wir tun dies und jenes. Diese Aufgabe ist noch offen, jene Aufgabe ist abgeschlossen.

Führungskräfte und Mitarbeiter sprechen oft nicht von Ergebnissen, sondern sie beschreiben, womit sie beschäftigt sind.

Ich sehe das kritisch, weil es das Projektende in weite Ferne verschiebt und verdeckt, worum es eigentlich geht. Schlimmer noch: diese Denkweise führt dazu, dass zu viele Projekte gleichzeitig gestartet werden. Statt Ergebnisse zu liefern, wird immer genauer geplant, wie wir uns auslasten.

Bei der Planung steht die Frage im Vordergrund, wie lange etwas dauere. Bei der Ausführung wird lang erklärt, warum man gerade nicht weiter arbeiten könne. Beim Abschluss wird aufgelistet, was noch alles nicht erledigt ist.

Sprache ändert Denken und Handeln

Ändern wir unsere Sprache, dann ändert sich auch unsere Sichtweise:

• Welche konkreten Ergebnisse, die zu signifikanten Änderungen bei den Anwendern führen, soll das Projekt liefern?
• Welche konkreten Hindernisse halten uns davon ab, diese Ergebnisse sofort zu liefern?
• Welche Teilergebnisse können wir diese Woche liefern?

Sehen wir uns einmal an, was wir mit Projekten eigentlich liefern.

• Produktentwicklung: Wir entwickeln ein Rezept für neue Produkte, die wir auf dem Markt (ggf. als Ersatz für bestehende Produkte) verkaufen. 
• Changes: Wir ändern das Rezept für ein bereits bekanntes Produkt, um es weiterhin verkaufen zu können.
• Prozessprojekte: Wir vereinbaren im Unternehmen neuen Abläufe, um die Lieferung von Ergebnisse zu verbessern.

Die Produktentwicklung ist also nicht fertig, wenn das neue technische Gerät beim Chef auf dem Tisch steht. Sie ist erst dann fertig, wenn der erste Kunde das neue Produkt bekommen und bezahlt hat.

Die Änderung der Arbeitsabläufe ist nicht fertig, wenn sich jemand einen tollen Ablauf ausgedacht hat. Sie ist erst dann fertig, wenn sich alle an den neuen Ablauf halten und die Lieferung messbar besser ist.

Vielleicht ist es eine Idee, die Projektergebnisse in Form von User Storys zu formulieren, um mit den Sponsoren und Stakeholdern ins Gespräch zu kommen.

Wenn wir uns auf Ergebnisse statt auf Beschäftigung konzentrieren, wird auch klar, dass diese am besten so schnell wie möglich geliefert werden. Dann wird auch klar, dass es ökonomisch nicht sinnvoll ist, zu viele Ergebnislieferungen gleichzeitig vorzubereiten. Dann wird gar nichts fertig und das, was fertig wird, wird nicht mehr gebraucht.

Wie sprechen wir also von unseren Projekten?