Montag, 1. Mai 2017

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Wie so oft bei Fragen rund um die Aufgaben ist die Lösung in einer individualisierten Ansicht zu suchen. Eine ganz neue Ansicht zu erstellen ist zwar möglich, dann aber enthält diese Ansicht nur "echte" Aufgaben, nicht aber die zur Nachverfolgung markierten E-Mails.

Okay, zur Erklärung, denn meistens nimmt man den Unterschied gar nicht bewusst wahr:

zuerst Outlook 2010:
Hier heißt es Vorgangsliste, ist standardmäßig neben dem Posteingang zu sehen und enthält "alles, was ein rotes Fähnchen trägt", d.h. Aufgaben, gekennzeichnete E-Mails oder auch gekennzeichnete Visitenkarten.

Outlook 2016:
Hier erscheint die Aufgabenliste (zuvor Vorgangsliste) als "Peek" beim Berühren des Aufgabensymbols und kann dann wie gewohnt rechts angedockt werden (blau markiert):



Das waren auch schon die auffälligsten Unterschiede. Jetzt "ticken" die Versionen wieder gleich:

Diese Liste ist genau dieselbe, die Sie sehen, wenn Sie das Modul "Aufgaben" öffnen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Aufgabenmoduls auf "Aufgaben", erhalten Sie eine Teilmenge dieser Liste, nämlich nur die "echten" Aufgabenelemente und keine zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails.

Standardmäßig sind die Ansichten im Modul Aufgaben und im Fenster neben dem Posteingang gleich geschaltet, jedoch können - und müssen - sie getrennt voneinander angepasst werden.

Die Frage, auf die ich mich oben bezogen habe, meint in den allermeisten Fällen die Fensteransicht neben dem Posteingang. Dort sollen nur die eigenen Aufgaben und die eigenen zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails stehen.

Die Lösung ist eine Filtereinstellung auf Empfängername.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1.  Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Fensteransicht - Ansichtseinstellungen


    2. Filtern und Weitere Optionen wählen


    Hier lässt sich die Einstellung "Von mir gekennzeichnet" auswählen.

    In den meisten Fällen führt dieses eine aktivierte Kontrollkästchen schon zum gewünschten Erfolg.

    Alternativer Weg:  Erweitert 



    Dann im Dropdown-Menü Feld den Eintrag "Empfängername" suchen

    Nun den gewünschten Wert (in der Regel Ihr Name) eintragen - Zur Liste hinzufügen anklicken und durchbestätigen.


    Bitte beachten: Je nach Art und Konstellation der Postfächer kann die Anzeige resp. können die automatisch generierten Inhalte der ausgelesenen Felder etwas unterschiedlich sein. Möglicherweise führt auch das Feld "Zuständig" statt "Empfängername" zum gewünschten Erfolg.

    Achten Sie beim Prüfen bitte darauf, ob Ihre Ansicht beides - nachzuverfolgende E-Mails UND Aufgaben anzeigt oder nur jeweils eines davon. Was gewünscht wird, ist auch hier unterschiedlich.

    Falls alles nicht geklappt haben sollte: Aktuelle Ansicht zurücksetzen hilft immer ;-)



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