Montag, 13. Februar 2017

Gemeinsam Denken - Time to think, Apollo Root Cause Analyse und Dialogue Mapping im Vergleich

Probleme in der Gruppe zu besprechen ist gar nicht so einfach. Ehe man sich versieht, haben sich die Schützengräben unserer Psyche aufgetan und wir kämpfen nur noch für unsere Argumente. Einfache Moderationstechniken helfen da nicht weiter. Jetzt ist mir auch klar warum.

Für verzwickte Probleme gibt es keine trivialen Lösungen

Warum sind Gruppendiskussionen eigentlich so schwierig? Unsere Leser haben bestimmt schon die Erfahrung gemacht, dass sie frustriert aus einem Meeting gegangen sind. Statt einen Agendapunkt abzuschließen, hat sich die Gruppe in Details und Argumenten verloren.

Jeff Conklin bringt es in seinem Buch über Dialogue Mapping auf den Punkt: Viele Themen sind einfach zu verzwickt, um zu einer schnellen Lösung zu kommen. Er greift dabei auf die Arbeiten von Horst Rittel zurück, der ein verzwicktes Problem wie folgt definiert /1, Kindle-Ausgabe Pos. 316/:
  • Man versteht das Problem nicht, ohne eine Lösung entwickelt zu haben.
  • Verzwickte Probleme haben kein klar erkennbares Ende. Man weiß nicht, wann man aufhören kann.
  • Lösungen sind nicht einfach richtig oder falsch.
  • Diese Probleme sind grundsätzlich neu und einzigartig.
  • Für einen Lösungsansatz gibt es nur einen Versuch. Man kann nicht einfach eine neue Autobahn bauen und dann sehen, ob das Verkehrsproblem gelöst ist.
  • Es gibt keine klaren Alternativen.
Conklin fügt den verzwickten Problemen noch zwei weitere Dinge hinzu, die eine Gruppe wie eine Zentrifuge auseinanderreißt: technische und soziale Komplexität. Wir verstehen also das Problem nicht genau, sind unsicher, welche technischen Möglichkeiten anwendbar sind und dazu kommen die unterschiedlichen Personen mit ihren Bedürfnissen. Conklin verwendet dafür den Begriff Fragmentierung. Diesen Begriff finde ich gut gewählt. Conklin setzt der Fragmentierung die Kohärenz entgegen.

Um in einer Gruppe eine Lösung für ein verzwicktes Problem zu erarbeiten, brauchen wir Techniken, die für mehr Kohärenz sorgen. Techniken, die uns dabei helfen, ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. In diesem Beitrag möchte ich Techniken aus drei Büchern vorstellen, um Gruppendiskussionen zu führen:
  • die Denkumgebung von Nancy Kline
  • die Apollo Grundursachenanalyse von Dean L. Gano
  • Dialogue Mapping von Jeff Conklin

Eine Denkumgebung schaffen (Time to think)


Nancy Kline hat bereits Anfang 1999 das Buch "Time to think" (in englischer Sprache) veröffentlicht, in der sie beschreibt, wie man eine gute Denkumgebung schafft /2/. Der Rowohlt-Verlag hat im Mai 2016 eine Ausgabe in deutscher Sprache veröffentlicht /3/.

Eine gute Denkumgebung zeichnet sich durch folgende 10 Punkte aus /3, Kindle-Ausgabe Pos. 396/:
  • Aufmerksamkeit
  • Incisive Questions
  • Gleichheit
  • Wertschätzung
  • Gelassenheit
  • Ermutigung
  • Gefühle
  • Information
  • Ort
  • Diversität
Gerade das aufmerksame Zuhören ist der Autorin sehr wichtig. Sie schreibt über die vielen Menschen, denen sie zugehört hat: "Mir ist keine einzige Person darunter bekannt, die - unter den richtigen Bedingungen - keine interessanten und wichtigen Dinge zu sagen gehabt hätte." /3, Pos. 410/. Sie hat gute Erfahrungen damit gemacht, dass in einer Gruppe jeder dran kommt, jedem die gleiche Redezeit zugestanden und keiner unterbrochen wird.

Was das Buch besonders macht, ist die Art der Autorin, Fragen zu stellen. Nachdem sie zugehört hat, stellt sie grundsätzlich mehrfach die Fragen: "Was denkst Du noch? Ist da noch mehr, was du sagen möchtest?" Sie geht dann weiter und regt an eine Frage zu formulieren, mit der einschränkende Annahmen sichtbar gemacht werden können. Das sind ihre incisive Questions (engl. einschneidende Fragen). Sie erwähnt das Beispiel, dass jemand eigentlich mit seinem Chef sprechen will, aber es irgendwie nicht tut. Die entsprechende Frage lautet: "Was gibt es möglicherweise in Ihrem Innern für eine Überzeugung, die Sie davon abhält, mit [Ihrem Chef] zu sprechen?". Diese Frage regt zum Denken an und eröffnet neue Möglichkeiten.

Nancy Kline hat das Zuhören und Fragen stellen als Denk-Partnerschaft formalisert. Eine Person ist der Denkende und die andere Person stellt Fragen, um das Denken sichtbar zu machen und um weiter zu denken.

In ihrem Buch gibt es ein eigenes Kapitel darüber, wie man ihre Techniken in Meetings nutzen kann /3, Pos. 1470/.

Apollo Root Cause Analysis (ARCA)

Das nächste lesenswerte Buch stammt von Dean L. Gano. Er hat im Nachgang des Reaktorunfalls im AKW Three Mile Island im Jahr 1979 eine Methode entwickelt, um Grundursachen besser zu erkunden. Er war unzufrieden damit, wie die meisten Menschen an Probleme herangehen /4, S. 13ff/:
  • Wir hören zu früh mit der Analyse auf.
  • Wir suchen einen Schuldigen.
  • Der Grundursachenmythos ("es gibt nur eine Ursache")
  • Die Illusion des gesunden Menschenverstandes und der einen Wirklichkeit
  • Groovenation - die Rechtfertigung unserer eigenen Glaubenssätze
  • Storytelling
  • Denken in vorgegebenen Kategorien
Zusammenfassend stellt er fest, dass die typische Herangehensweise an Probleme keine sinnvollen und praktischen Lösungen hervorbringt:
  • Das Problem ist nicht vollständig beschrieben/definiert.
  • Die Ursache-Wirkungsbeziehungen sind nicht bekannt.
  • Man konzentriert sich zu früh auf Lösungen.
Der Kern von Ganos Arbeitsweise ist das Denken in Ursachen und Wirkungen. Ursache und Wirkung sind für ihn das Gleiche. Das klingt erst einmal paradox, ist aber schnell verständlich: Die Wirkung von einer Sache ist gleichzeitig die Ursache für eine andere Sache. Wenn man das verstanden hat, ist eine Untersuchung ganz einfach. Man baut einfach lange Ursache-Wirkungsketten auf, bis man bei trivialen Dingen wie Schwerkraft gelandet ist.

Eine Wirkung kann erst dann eintreten, wenn es passende Voraussetzungen und Aktionen gibt. Solange keine Funken fliegen, ist es kein Problem, leicht entzündliches Material zu lagern.

Ganos Methode funktioniert im Wesentlichen so, dass sich die Gruppe auf eine Primärwirkung verständigt, die es zu vermeiden gilt. Dann wird immer gefragt, warum tritt diese Wirkung ein. Welche Bedingungen müssen vorherrschen? Was muss passieren, damit diese Wirkung eintritt? Damit wird von links nach rechts an Baum mit vielen Ideen aufgebaut. Entweder stellt man den Baum mit bunten Post-Its dar, entwickelt ihn mit einem MindMap, den CmapTools oder der (nicht gerade günstigen) Software des Autors.

Gano ist es wichtig, dass die Gruppe wie Detektive Beweise für die Ideen sucht. Das können Fundstücke von der Unglücksstelle oder Zeugenaussagen sein.

Die Ursachenanalyse allein reicht nicht. Wir wollen ja wissen, wie wir die Primärwirkung in Zukunft vermeiden können. Mehr Training oder mehr Disziplin hilft nicht. Ganos Methode ist hier konkreter.
Nachdem man den Baum mit Wirkungen und Ursachen von links nach rechts aufgebaut hat, geht man ihn umgekehrt durch und überlegt Maßnahmen, die entsprechende Wirkungen vermeidet oder reduziert. Statt einer großen Maßnahme werden also viele kleine Ideen entwickelt, die viel früher ansetzen.

Ich finde Ganos Methode einfach und wirkungsvoll. Sie ist die große Schwester von 5-Why. Sie hilft der Gruppe, sich zu konzentrieren und sie schafft durch das gemeinsame Erarbeiten und die Darstellung ein gemeinsames Verständnis.

Dialogue Mapping

Jeff Conklin habe ich schon am Anfang erwähnt. Auf sein Buch "Dialogue Mapping" hat mich ein Workshopteilnehmer gestoßen. Ähnlich wie bei Gano ist Conklin eine gemeinsame Sicht auf die Dinge wichtig. Er hat eine Art visuelle Notation entwickelt, mit der man alle Ideen, Fragen und Argumente darstellen kann.

Man startet mit einer Frage. Dann werden alle Ideen dazu rechts davon notiert. Ebenso können Argumente für oder gegen diese Ideen notiert werden. Auch hier entwickelt sich von links nach rechts ein Baum mit Fragen und Ideen.

Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass alle Ideen, Fragen und Argumente für alle sichtbar erfasst werden. Es besteht keine Notwendigkeit mehr dafür, dass einzelne Personen ihre Argumente wiederholen müssen. Stattdessen entwickelt sich aus den fragmentierten Einzelsichten etwas Neues. Hier bietet die Arbeit mit Beamer und Rechner einen Vorteil. Man kann die (kostenlose) Software des Autors, CmapTools oder Mindmapping Software benutzen, um ein Protokoll des Meetings zu erstellen.

Mir hat an Conklins Buch noch gefallen, dass er sieben Fragetypen auflistet:
  • Zielfragen ("Was sollen wir tun?")
  • Instrumentelle Frage ("Wie tun wir es?")
  • Kriterienfragen ("Was sind Kriterien für diese Entscheidung?")
  • Begriffsfragen ("Was verstehen wir eigentlich unter ...?")
  • Fragen nach Tatsachen ("Wie viele Einwohner hat das Land ...?")
  • Hintergrund- oder Kontextfragen
  • Stakeholderfragen ("Wen müssen wir berücksichtigen?")
Auch dieses Buch ist sehr gut lesbar.

Wann nutze ich welche Technik?

Nancy Klines Ideen für eine gute Denkumgebung passen immer. Wir sollten immer mit dem Ansatz in Meetings gehen, dass jeder etwas Vernünftiges sagen will und dass es an uns liegt, eine gute Umgebung dafür zu schaffen.

Wie Jack Lochheads Thinkback eignet sich Time to think gut für das Erkunden zu zweit, geht aber über Thinkback deutlich hinaus.

Ganos ARCA-Methode nutze ich, wenn ich einer Gruppe explizit ein Problem untersuchen will, das abgestellt werden muss.

Conklins Dialogue Mapping ist aus meiner Sicht für einen breiteren Anwendungsbereich geeignet.

Alle drei Bücher empfehle ich Scrum Mastern, agilen Coaches und Führungskräften. Ich finde sie sehr wertvoll, um zu verstehen, was in Gruppendiskussionen passiert. Zudem sind sie in der Anwendung sehr einfach.

Literatur

  • /1/ Conklin, Jeff: Dialogue Mapping : Building Shared Understanding of Wicked Problems. 1. Aufl.. New York: Wiley, 2006. 
  • /2/ Kline, Nancy: Time to Think : Listening to Ignite the Human Mind. London: Hachette UK, 1999.
  • /3/ Kline, Nancy: Time to think: Zehn einfache Regeln für eigenständiges Denken und gelungene Kommunikation. Reinbek: Rowohlt Taschenbuch Verlag, 2016
  • /4/ Gano, Dean L.: Apollo Root Cause Analysis : A New Way of Thinking. 3. Aufl.. Richland, WA: Apollonian Publications, 2008.

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