Montag, 17. Oktober 2016

Schnelle Übersicht für Excel-Tapeten: die Benutzerdefinierte Ansicht

Vor einigen Wochen habe ich ein Team - das an verschiedenen Standorten sitzt - beraten. Ziel war, bestimmte Aktivitäten in einer gemeinsamen Datei zu erfassen, um die Transparenz und Vertretbarkeit sicherzustellen. Da ich bei solchen Themen keine Ruhe gebe, bis der Plan auf die ganz praktische, ausführende Ebene heruntergebrochen ist, landeten wir einmal mehr bei der Konzeption einer "Excel-Tapete".
"Oh nein, das wird ja komplett unüberschaubar, wenn wir alles da hineinpacken, da scrollen wir uns ja zu Tode - von der Übersichtlichkeit ganz zu schweigen!" Hörte ich als Vorbehalt. Meine Antwort: "Da arbeiten wir natürlich mit Benutzerdefinierten Ansichten." Die Bedenkenträger: "???"

Ein schönes Beispiel dafür hat Wolf vor ziemlich genau zwei Jahren hier veröffentlicht: ein selbstorganisiertes Team mit seiner Vorgangsliste /1/.

Dort ist die Rede von diversen Filtern, die auf die große Gesamtliste gesetzt werden, um bestimmte Informationen zusammenzustellen. Da genau die gleichen Filter mit einer gewissen Regelmäßigkeit gebraucht werden, empfiehlt es sich sehr, Benutzerdefinierte Ansichten einzurichten.

Die Benutzerdefinierte Ansicht "merkt" sich Filter- und Sortiereinstellungen, ausgeblendete Spalten und Zeilen sowie - wenn man möchte - Druckeinstellungen. Die vordefinierte Ansicht kann dann mit zwei Klicks aktiviert werden. Es ist technisch sehr simpel - man muss nur wissen, dass es die Funktion gibt.



Das Vorgehen:

  • Speichern Sie die Basistabelle - alle Zellen sind sichtbar - als Ansicht mit dem Namen „alles“ 
  • Ansicht – Benutzerdefinierte Ansicht – Hinzufügen




  • Namen vergeben und bestätigen

  • Richten Sie Ihre Tabelle nun so her, wie Sie es benötigen und prüfen Sie ggf. auch die Druckeinstellungen.
  • Speichern Sie auch diese Ansicht auf demselben Weg wie oben gezeigt.

  • Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für jede Ansicht.
  • Die verschiedenen Ansichten erscheinen im oben gezeigten Fenster und werden mit der Schaltfläche Anzeigen aktiviert.

Nun können Sie jeweils mit wenigen Klicks die Tabelle den jeweiligen Erfordernissen anpassen. Die Einstellung "alles" erspart Ihnen, die gesetzten Filter etc. jedes Mal wieder händisch rückgängig zu machen.

So erstellt sich Stephanie beispielsweise eine Ansicht, mit einer Filterung nach ihrem Namen und Status: "nicht erledigt". Außerdem blendet Sie die Spalten, die für sie nicht relevant sind, aus.
Sie erhält mit zwei Klicks aus einer sehr großen Liste das Exzerpt mit den für sie selbst wichitgen Infos.

Gelegentlich vertritt sie Paul. Nun erstellt sie sich eine weitere Ansicht, die vielleicht "VertretungPaul" heißt. Hierfür benutzt sie zunächst die Ansicht "Stephanie" und ergänzt diese um das Filterkriterium "Paul" sowie noch zwei Spalten, die für Pauls Arbeit von Bedeutung sind.

Nun kann sie - wenn sie sich einen Überblick über ihre eigenen und Pauls Aktvitäten verschaffen will, einfach diese Ansicht verwenden.

Tipp: Es empfiehlt sich, die Schaltfläche Benutzerdefinierte Ansichten zur Symbolleiste für den Schnellzugriff  hinzuzufügen. Das tun Sie, indem Sie die Schaltfläche mit der rechten Maustaste anklicken und den ersten Eintrag im Kontextmenü wählen.



Anmerkung:
/1/ Wolf Steinbrecher am 13. Oktober 2014: Touchpoint-Unternehmen
http://www.teamworkblog.de/2014/10/touchpoint-unternehmen-welche-business.html


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