Kleine Änderung in Richtung Agilität: Starten Sie alle Projekte rot

Statusberichte kosten Zeit und helfen nicht. Es gibt bessere Wege, sich selbst zu steuern. Manchmal braucht man Zwischenschritte. Andrew Annett schlägt vor, alle Projekte rot zu starten. Coole Idee.

Wer braucht eigentlich einen Statusbericht?

Über Statusberichte habe ich ja schon geschrieben, z. B. in /1/. Eine Frage, die mir immer noch unklar ist: Wer braucht eigentlich einen Statusbericht?

Die Projektmitarbeiter kennen (oder ahnen) den echten Status eh. Sie brauchen ihn nicht.
Stakeholder - insbes. Sponsoren - wollen wissen, was mit ihrem Geld (und ihrer Zeit) passiert. Echte Zwischenergebnisse sind aussagekräftiger als bunter Ampeln.
Führungskräfte wollen irgendwas führen. Der reine Ampelreport nützt nichts, wenn das ganze System nicht funktioniert. Statt auf 10 Baustellen gleichzeitig zu tanzen, sollte man erstmal eine Aufgabe fertig machen.

Sie sehen schon, dass ich skeptisch bin. Jason Little hat ein sehr lesenswertes Buch über agile Transformationen geschrieben /2/. Dort verweist er auf Andrew Annett, der vorschlägt, alle Projekte mit dem Status rot zu starten /3/. Werfen Sie ruhig einen Blick in den entsprechenden Blogbeitrag.

Die Idee ist folgende:

Das, worüber Sie sonst mit Hilfe von Ampel berichten, wird zunächst auf rot gesetzt.
Immer wenn etwas fertig ist, wird es auf einen grünen Status gesetzt (siehe Abb. 1).

Abb.1: Status der Arbeitspakete in den ersten drei Wochen

Rot lenkt die Aufmerksamkeit

Was passiert nun, wenn ein Statusbericht an einer bestimmten Stelle Rot zeigt? Normalerweise bedeutet eine rote Ampel in solchen Berichten: "Hier läuft etwas nicht nach Plan." Das zieht dann die Aufmerksamkeit vom Lenkungsausschuss auf sich: "Wir müssen etwas tun." Bei der Projektmanagementmethode PRINCE2 bedeutet das, dass eine Ausnahme eingetreten ist.

Was können die Projektverantwortlichen denn tun?

Wenn etwas nicht nach Plan läuft, stimmt vielleicht der Plan nicht. Wer hat den Plan geprüft? Sind die Werte realistisch? Wurde mit Dreipunkt-Schätzungen gearbeitet? Hat jemand eine Monte-Carlo-Simulation gemacht, um zu prüfen, ob Kosten und Endtermin wahrscheinlich sind? Das sind alles Punkte, die man im Projekt schnellstmöglich nachholen kann.
Das Projekt hat nicht genügend Aufmerksamkeit. Viele Unternehmen lassen zu viele Projekte gleichzeitig laufen. Im Ergebnis verzögert sich alles. Die Verantwortlichen könnten dafür sorgen, dass ein Projekt nach dem anderen bearbeitet wird. Hat die Unternehmensleitung überhaupt einen Überblick über das aktuelle Projektportfolio.
Es passiert etwas Unvorhergesehenes im Projekt. Besonders bei IT-Projekten haben wir den Bereich der einfachen Unsicherheit verlassen. D. h. wir können nicht sicher sein, dass wir die Anforderungen wirklich verstanden haben. Bei solchen Projekten geht es nicht darum, Technik bereit zu stellen, sondern die Arbeitsabläufe im Betrieb so zu ändern, dass man Geld spart oder verdient. Da müssen alle mithelfen: IT, Lieferanten, Auftraggeber, Endbenutzer. Dafür braucht es Zeit zum Experimentieren und Lernen. Bei IT-Projekten haben wir oft auch signifikant neue Technologie am Start. Aber wir wissen noch nicht, ob und wie die neuen Systeme und Produkte funktionieren. Hier muss man eine Zeit lang mit mehreren Konzepten parallel laufen. Man darf sich also nicht zu früh auf eine Lösung beschränken.
Es passiert etwas Unvorhergesehenes am Markt. Sehr schön ist auch der Fehler, sich auf nur eine Realität einzustellen. Sie bereiten den Markteintritt in ein Land vor. Und im Verlauf merken Sie, dass Sie dort keine Chancen mehr haben. Wenn das Projekt wirklich wichtig ist, brauchen Sie auch hier einen Plan B und C. Oder Sie müssen durch zusätzliche Maßnahmen sicherstellen, dass das Projekt ein Erfolg wird. Es reicht zum Beispiel nicht, in einer Schule in jedem Flur die Nummer der Feuerwehr aufzuhängen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass wirklich nichts passiert, müssen Sie immer zwei Ausgänge in unterschiedlichen Richtungen haben, Feuerlöscher aufhängen, Brandmelder installieren, Feueralarm üben und Schüler und Lehrer sensibilisieren.

Projekte scheitern nicht am Ende, sondern bekanntlich am Anfang. Mit der Aufmerksamkeit am Anfang können Sie viel einfacher Stress am Ende sparen.

Anmerkungen:

/1/ Jan Fischbach: Brauchen wir Statusberichte? Und wenn ja, wie viele?, Teamworkblog, erschienen am 02. Nov 2015, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2015/11/brauchen-wir-statusberichte-und-wenn-ja.html
/2/ Jason Little: Lean Change Management, Innovative Practices for Managing Organizational Change, LeanPub, Updated September 22, 2014, https://leanpub.com/leanchange
/3/ Mike Edwards: Start ALL your project red!, erschienen im Blog von Mike Edwards, 21. April 2013, abrufbar unter http://mikeeedwards.ca/start-your-project-red/

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