Montag, 1. September 2014

PowerPoint: Platzhalter, Layouts, Master, Vorlagen – präsentieren Sie schon oder fluchen Sie noch?

Hier kommt die letzte Folge meiner kleinen Vorlagen-Reihe. Power-Point. Viel geschmäht "Hast Du was zu sagen oder nimmst Du PowerPoint?" aber trotzdem viel genutzt. Ehrlich: um Zahlen zu präsentieren und Entscheidungsgrundlagen zu bieten wollte ich auch nicht darauf verzichten. Auch ein Vortrag kann einprägsamer werden, wenn die richtigen Bilder visualisiert werden. Interessant ist aber die Effektivität, mit der das Produkt (nicht) eingesetzt wird.
Ich kann hier in dem Blogbeitrag natürlich keinen umfassenden Power-Point-Master-Kurs anbieten (das braucht mindestens einen halben, besser einen ganzen Tag), aber ich will Ihnen wenigstens mal die Begriffe vorstellen, was sich dahinter verbirgt und wie die Dinge eigentlich zusammenhängen.

Die kleinste Einheit ist der Platzhalter, er gehört zum Folienlayout.  Ein Platzhalter ist ein Rahmen, der Inhalte aufnimmt. Den kennen Sie natürlich:


Wie genau ein Platzhalter und sein Inhalt formatiert ist, legen Sie im einzelnen Folienlayout fest. Die Layouts erreichen Sie über Ansicht - Folienmaster. In der Navigationsleiste links sehen Sie die angebotenen Layouts. Achtung: das aktive Layout ist gelb hinterlegt, es ist das, welches Sie gerade in der Normalansicht bearbeiten.

Die zuoberst - hier rot eingerahmte - Folie ist etwas größer. Sie ist die Masterfolie! Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auf die darunter kleiner abgebildeten Layouts übertragen!

In der Praxis: Wenn alle Titel in Blau erscheinen sollen, ändern Sie das im entsprechenden Platzhalter auf der Masterfolie und fertig!


Ein Logo rechts oben einbauen: Ziehen Sie auf der Masterfolie (rot eingerahmt) den rechten Rand des Titelplatzhalters etwas nach links, so dass Platz frei wird. Kopieren Sie Ihr Logo ganz einfach an diese Stelle. Fertig! Es wird nun auf jeder Folie dieser Präsentation an derselben Stelle erscheinen. Verlassen Sie die Masteransicht immer mit


Und wenn es mal stört? Bei einem formatfüllenden Bild, beispielsweise? Es lässt sich nicht einfach löschen! Kein Problem. Gehen Sie bei der betroffenen Folie auf das Menüband Entwurf und dort finden Sie ganz rechts das Kontrollkästchen Hintergrundgrafiken ausblenden.

Als Vorlage speichern

Das geht wie immer: Datei-Speichern unter-Dateityp Vorlage. Speichern Sie so eine leere Präsentation - zunächst in das Standard-Template-Verzeichnis. Das lässt sich aber mühelos ändern, wählen Sie ein gemeinsames Verzeichnis, z.B. (Vorlagen) im Teamordner.

Achtung: Speichern Sie als Vorlage unbedingt eine leere Präsentation. Also formatierte Layouts und Platzhalter, aber keine Inhalte außer den Firmenstandards Wie Logo, Firmenname etc.

Folien aus einer anderen Präsentation verwenden

Immer wieder kommt diese Frage: Ich habe die Inhalte, die ich haben will schon mal erstellt, aber in einer ganz anderen Präsentation, in einem ganz anderen Design. Wie kriege ich die eingefügt, ohne alles nachgehen zu müssen?
Dafür hat PowerPoint sogar eine eigene Funktion: Folien wiederverwenden ...

Sie finden diese Schaltfläche auf dem Menüband Start, auf der Schaltfläche Neue Folie, wenn Sie diese anklicken ganz unten. Dann öffnet sich rechts der Aufgabenbereich, Sie können die Quellpräsentation auswählen und die benötigten Folien anklicken. Diese werden dann umstandslos in die Zielpräsentation übernommen - im Design der Zielpräsentation.

Aber bitte: gehen Sie unbedingt die Folien nochmals einzeln durch! Schriften passen sich für gewöhnlich an, wenn schon zuvor sauber mit den Platzhaltern gearbeitet wurde. Bei "freihändig gebastelten" Folien kommen manchmal auch krude Ergebnissen heraus.
Besonders interessant ist folgender Effekt: Beispielsweise war in der Quellpräsentation die Akzentfarbe 3 grün, in der Zielpräsentation ist die Akzentfarbe 3 weiß. Dann erhalten Sie weiße Hasen im Schnee ... Wenn Sie diesen Verdacht haben, können Sie die Folie ganz leicht auf verborgene Inhalte prüfen: Tastenkombination STRG + A - alles markieren. Wenn Sie dann leere Markierungen sehen, prüfen Sie bitte, ob dort evtl. Inhalte darin sind, die dieselbe Farbe wie der Hintergrund haben.

Was genau ist eigentlich das Design?

Seit Office 2007 ist das Office-Design ein eigenes Element. Es sind Dateien mit der Endung .thmx.
Die Idee ist folgende: Ein Unternehmen, das sein Coorporate Design durchhalten möchte, erstellt eine solche .thmx-Datei. Am besten in PowerPoint, Dateityp Office-Design. Diese enthält die Schriftarten, Farben und zugelassene Effekte. Dieses Office-Design wird dann in PowerPoint, Word und Excel gleichermaßen verwendet. Dann sind alle Dokumente des Hauses "aus einem Guss".  Das klappt prima, wird nur fast nirgendwo gemacht. Meist ist das Aussehen der Dokumente eher ein "Bastelpaket". Das scheint aber niemanden ernsthaft zu stören. Oder doch?

Bitte um Rückmeldung

So, jetzt habe ich einige Themen bei den Vorlagen angerissen. Interessiert Sie das? Wollen Sie noch mehr davon? Oder anderes? Dann freue ich mich auf Kommentare! Kleines wird sofort beantwortet, größere Fragen werden zu meinen nächsten Blogbeiträgen! Nur zu, lassen Sie mich schwitzen!


1 Kommentar: