Die gemeinsame Ablage spart Zeit im Team - Ein Rechenbeispiel

Warum hacken wir im Teamwork-Blog eigentlich immer so auf der gemeinsamen und strukturierten Ablage herum? Ist eine Ablage wirklich zeitgemäß? Es gibt doch SharePoint, Google und Co? Wir finden schon.

Wolf und ich (Jan) geben gern Seminare zum Thema "Prozessorientierte Ablage". Am Ende eines solchen Seminars kommen Leute zu uns und loben uns dafür, wie wir "ein so langweiliges Thema mit so viel Energie vertreten" können. Natürlich freue ich mich über solch ein Lob und ich werde gleich ein paar Zentimeter größer. Aber es zeigt auch, wie stark das Thema Ablage doch unterschätzt wird.

Das Werkzeug "Ablage" wirkt vielleicht etwas unsexy. Aber es ist das einzige, dass für alle Geräte verfügbar ist und dass alle Anwender einigermaßen kennen. Sie brauchen keine weitere Software. Nun, es geht mir weniger um das Tool, sondern vielmehr um die Art unserer Zusammenarbeit. Elektronische Dokumente sind Ausgangsstoff, Spur und Ergebnisse unserer Arbeit.

Wenn das, was wir zur Arbeit brauchen, über viele Posteingangskörbe und Systeme verteilt ist, entstehen Wartezeiten. Wenn wir keine gemeinsame Ablage haben, müssen wir warten, bis wir Zugriff auf ein Dokument bekommen. Haben Sie mal überlegt, wie lang Bearbeitungs- und Wartezeiten für einen Ihrer Vorgänge wirklich sind?

In den meisten Fällen wartet ein Vorgang 90% der Zeit auf Erledigung

Es gibt verschiedene Untersuchungen. Eine besagt, dass für die meisten Dienstleistungsvorgänge die reine Bearbeitungszeit nur 10% der Gesamtdauer ist (/1, S. 36/). Oder anders ausgedrückt, eine Aufgabe, für die Sie 20 Minuten brauchen, wartet nach Beginn 3 Stunden auf ihre Erledigung.

Diese Wartezeiten haben wir oft nicht im Blick. Wir wollen etwas schnell erledigen und stellen fest, dass noch wichtige Informationen fehlen. Das können unterschiedliche Informationen sein:

• Uns fehlen Daten oder Wissen zur Weiterbearbeitung.
• Uns fehlen Informationen zur erwarteten Qualität. Wie genau soll das Ergebnis aussehen? Wie viel Arbeit können wir investieren?
• Uns fehlen Prozessdokumente wie Checklisten oder Vorlagen, die den Prozess schneller machen. Zudem helfen sie uns, weniger Fehler zu machen.

Wir versuchen, den Kollegen zu erreichen, der diese Informationen hat. Vielleicht ist er gerade nicht erreichbar. Vielleicht muss er sie selbst anfordern oder suchen. Jetzt beginnt die Wartezeit und wir geraten in Stress, weil wir einen festen Endtermin haben.

Mit einer gemeinsamen und strukturierten Ablage hätten wir die Informationen sofort im Zugriff gehabt.

So schenken Sie sich 10 Arbeitstage

Machen wir uns die Wartezeit einmal bewusst.

Nehmen wir folgende Dinge an:

• Sie arbeiten 200 Arbeitstage im Jahr. 30% von der Zeit sind Sie mit der Bearbeitung von Serviceaufträgen beschäftigt (60 Tage).
• Die Prozesseffizienz beträgt 10%. Somit beträgt die tatsächliche Bearbeitungszeit für die verschiedenen Vorgänge 6 Tage (10% von 60 Tagen). Das macht eine Wartezeit von 54 Tagen (60 Tage - 6 Tage).

Nehmen wir weiter an, wir könnten durch eine gemeinsame Ablage die Effizienz von 10 auf 12% erhöhen.

• Da die tatsächliche Bearbeitungszeit gleich bleibt, reduziert sich die Wartezeit. 
• 6 Tage entsprechen 12%. Die gesamte Bearbeitungszeit sind damit 50 Tage (6/12*100).
• Die Wartezeit sind jetzt 50 - 6 = 44 Tage.

Zeitersparnis sind 10 Arbeitstage (54 Tage - 44 Tage). Abb. 1 zeigt die Zahlen noch einmal im Überblick.

Abb. 1: Zeitgewinn

Das sind 10 Tage, die Sie durch eine gemeinsame Ablage und Absprachen im Team gewinnen. Sie brauchen nicht auf andere Personen warten. Sie können das im Team klären. Deswegen ist Wolf und mir das Thema "Ablage" so wichtig.

Anmerkungen

• /1/ George, Michael L.: Lean Six Sigma for Service : How to Use Lean Speed and Six Sigma Quality to Improve Services and Transactions. Messina, Virginia: McGraw-Hill Professional, 2003