Montag, 16. September 2013

Lern-Rituale für Teams? - Was PRINCE2, Scrum und Kanban vorschlagen

Der Newsletter von 37Signals hat mich auf das Thema "Lernen" aufmerksam gemacht (/1/). Dort wird auf einen Beitrag hingewiesen (/2/), in dem Shane Parrish etwas über Warren Buffet und seinen Anspruch "Jeden Tag etwas schlauer zu werden" schreibt. Grund genug, mal auf die Lern-Rituale von Teams zu blicken. Scrum, Kanban und PRINCE2 machen Vorschläge. 


In der Hektik des Tagesgeschäfts wird schnell vergessen, dass man regelmäßig seine Säge schärfen muss (/3/). Sonst ist sie irgendwann stumpf und man kann nicht mehr mit ihr arbeiten.

Bei PRINCE2 lautet das zweite von sieben Grundprinzipien "Lernen aus Erfahrung": "PRINCE2-Projektteams lernen aus früheren Erfahrungen: Während der gesamten Laufzeit eines Projekts werden Erfahrungswerte gesammelt, aufgezeichnet und umgesetzt. [...] Ziel ist, möglichst viele Verbesserungen noch während der Laufzeit des Projekts umzusetzen." (/4, S. 12/). Als Erfahrungsspeicher wird im PRINCE2-Handbuch das Erfahrungsprotokoll (engl. lessons log) vorgeschlagen (/4, S. 270). Das Protokoll kann zum Beispiel als einfache Tabelle gepflegt werden. Es besteht aus folgenden Spalten:
  • Art der Erfahrung (anwendbar für das Unternehmen, Programm oder Projekt oder eine Kombination davon)
  • Ereignis
  • Auswirkungen (z. B. positive/negative finanzielle Auswirkungen)
  • Ursachen, Auslöser
  • Gab es Frühwarnzeichen?
  • Empfehlungen
  • Wurde die Erfahrung bereits vorher als Risiko identifiziert?
  • Protokolliert am, von
  • Prio
Die Einträge im Lessons Log können aus dem Projekttagebuch oder verschiedenen Berichten kommen.

Bei Scrum gibt es die sog. Sprint Retrospektive. Hier werden Punkte besprochen, die gut liefen und die schlecht liefen. Es wird empfohlen, auch die guten Punkte bewusst wahrzunehmen. Das gibt dem Team Energie. Am Ende jeder Retro nimmt sich das Team 1-2 Verbesserungsmaßnahmen vor, die es im nächsten Sprint umsetzt. Anleitungen für gute Retros finden sich in einem Buch von Esther Derby und Diana Larsen (/5/).

Wer Kanban zur Steuerung seiner Aufgaben nutzt, sollte ebenfalls etwas Zeit zum Sinnieren reservieren. Ein häufiger Vorschlag ist, sich am Freitag alle Aufgaben anzusehen, die in der Woche erledigt wurden und sich gute und schlechte Punkte zu notieren. Jim Benson schlägt vor, sich folgende Fragen zu stellen (/6, Kap. 2, Step 6/):
  • Welche Aufgaben haben wir besonders gut gelöst?
  • Nach welchen Aufgaben fühlten wir uns besonders wohl?
  • Welche Aufgaben waren wirklich schwer zu lösen?
  • Haben wir die richtigen Aufgaben zur rechten Zeit erledigt?
  • Haben wir mit den erledigten Aufgaben einen Wert geliefert?

Vorschläge gibt es genug. Jedes Team muss seinen eigenen Weg finden, um Ideen zur Verbesserung zu finden und auch umzusetzen. Gut ist, wenn das Team auch Kennzahlen sammelt, um Ideen zu bewerten (/7/). Ändert sich die Abarbeitungsgeschwindigkeit oder nicht? Geht die Zahl der Beschwerden zurück oder nicht? usw.

Wenn jemand noch andere Rituale kennt, um Verbesserungsideen zu entwickeln und umzusetzen, freue ich mich auf einen Kommentar (/8/).

Anmerkungen

  • /1/ 37signals: Incoming Transmission, Issue #05, May 2013, abrufbar unter http://37signals.com/incoming-transmission/05
  • /2/ Shane Parrish: The Buffett Formula — How To Get Smarter, erschienen in Farnam Street, am 15. Mai 2013, abrufbar unter http://www.farnamstreetblog.com/2013/05/the-buffett-formula-how-to-get-smarter
  • /3/ Stephen Covey hat diesen Ausdruck geprägt. siehe Covey, Stephen R. ; Roethe, Angela ; Proß-Gill, Ingrid: Die sieben Wege zur Effektivität : Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg. 26. Auflage 2013. Offenbach: GABAL Verlag GmbH, 2005. 
  • /4/ Office of Government Commerce: Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2. : The Stationery Office, 2009.
  • /5/ Derby, Esther ; Larsen, Diana: Agile Retrospectives : Making Good Teams Great. 1. Aufl.. Dallas, Texas: Pragmatic Programmers, LLC, 2006.
  • /6/ Benson, Jim ; Barry, Tonianne DeMaria: Personal Kanban : Mapping Work, Navigating Life. Seattle: Modus Cooperandi Press, 2011. 
  • /7/ Jan Fischbach: Messen statt Meinung - Scrum und Lean Startup bevorzugen ein empirisches Vorgehen, Teamworkblog, erschienen am 15. April 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/04/messen-statt-meinung-scrum-und-lean.html
  • /8/ Ich muss zugeben, dass ich den Klassiker von Peter Senge über die lernende Organisation immer noch nicht gelesen habe (siehe Senge, Peter M.: The Fifth Discipline : The Art & Practice of The Learning Organization. New York: Crown Publishing Group, 2010.) 

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