Das Office-Handbuch mit OneNote

Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder "irgendwo" gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen - denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen ...

Was hier fehlt ist ein Office-Handbuch. Das ist eine vielfältige Informationssammlung. An einer zentralen Stelle werden Dokumente gesammelt, die für den Ablauf in einem bestimmten Bereich unerlässlich sind. Dass so etwas wünschenswert und sinnvoll ist wird meiner Erfahrung nach sehr selten in Zweifel gezogen. Andererseits hapert es oft bei der Umsetzung, die Arbeit der Erstellung wird als zu aufwendig empfunden. OneNote bietet sich an, dieses Dilemma zu lösen.

 

Grundsätzlich können Sie- je nach Größe Ihres Unternehmens – zwischen einem „kleinen“ und einem „großen“ Office-Handbuch unterscheiden. Das kleine Office-Handbuch beschreibt die Abläufe eines bestimmten Arbeitsplatzes und sichert die Vertretung dort. Auch an Arbeitsplätzen, an denen Praktikanten oder auch Zeitarbeitskräfte arbeiten, dient ein Office-Handbuch der spürbaren Entlastung der Stammbelegschaft. Diese Form des Handbuches ginge auch in Papierform in einem indizierten Ordner. Grundsätzlich halte ich die elektronische Form für die bessere.

Das große Office-Handbuch funktioniert nur elektronisch. Es fasst alle Informationen zusammen, die für die Mitarbeiter des ganzen Hauses relevant sind. Dazu gehören natürlich Organigramme, Regelungen zu Arbeitszeiten, Dienstwagen, Kantine, Schlüssel, Urlaubsanträge und vieles mehr.

OneNote ist ein prächtiges Werkzeug, um dieses Projekt zu realisieren. Mit den hier schon beschriebenen Möglichkeiten des Kategorisierens und Verknüpfens von Dateien und auch durch die Notizbuchstruktur lässt es eine intuitive Bedienung zu.

Mein Muster sieht so aus:

Inhaltsverzeichnis - danach die Abschnitte alphabetisch geordnet, hier eine Auswahl

Ablageplan

CI

Checklisten

Dienstreise

Mitbewerb

Notfall-Kontakte

Organigramme

Qualitätsmanagement

Rahmenverträge

Schlüssel

Der hier angezeigte Abschnitt CI beinhaltet als Seiten: Vorlagen für Briefe, Präsentationen, Visitenkarten, Ordnerrücken etc.

Das OneNote-Notizbuch ist der eine gemeinsame Ort, von dem aus auf alle relevanten Inhalte zugegriffen werden kann. In der Regel stellt OneNote die Struktur, die Suchfunktion und den Hort für die Verknüpfungen an andere Orte auf dem Firmen-Laufwerk zur Verfügung. Nur sehr selten werden Dateien direkt im Notizbuch abgelegt; nämlich dann wenn man sie ausschließlich im Zusammenhang mit dem Handbuch benötigt.

Fangen Sie doch einfach einmal an damit. OneNote macht es Ihnen leicht. Legen Sie die ersten drei Abschnitte an, der Rest kommt im Laufe der Zeit dazu, wann immer Ihnen ein Informationsschnipsel, eine Checkliste oder sonst etwas Wichtiges begegnet.

Legen Sie das Handbuch auf dem Firmen-Netzwerk an exponierter Stelle ab und informieren Sie die Mitarbeiter, die Informationen mit einstellen oder auch von dort holen sollen. Das geschieht gleich beim Erstellen, wenn Sie nach dem Speicherort für Ihr Notizbuch gefragt werden. Haben Sie keine Scheu, etwas Unfertiges zu „veröffentlichen“, denn das Handbuch ist immer im Werden, auch nach zwei Jahren noch. Es soll genauso lebendig sein wie die Arbeit, die damit getan wird.