Montag, 18. Juni 2012

Chaotisches Lager für Aufgaben und anderes auf Papier

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten.

Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.



Aller Technik zum Trotz: vom papierlosen Büro sind wir (meist) noch ein ganzes Stück entfernt. Aufgaben und Terminsachen auf Papier wollen angemessen verstaut werden, sollen Sie keine „grauen Stapel“ auf der Fensterbank bilden – die Teamkollegen gern zur Verzweiflung treiben. Hier kommt eine einfache, pragmatische Lösung für geringere Papiervolumen, die ich zum ersten Mal bei Jürgen Kurz gesehen habe:

Ein Pultordner ist so eine meist schwarze Mappe mit Registern an der Seite, gerne von A – Z oder von 1 – 31. Diese finden sich auf vielen Schreibtischen und sind leider oft ein Hort der Unübersichtlichkeit. Warum eigentlich?

Ein Pultordner mit Register 1 – 31 dient der Wiedervorlage an einem bestimmten Tag. Das funktioniert prima, wenn eine Voraussetzung eingehalten wird: es liegen nur Papiere darin, die an diesem Tag und an keinem anderen benötigt werden.

Die Realität sieht leider oft anders aus:
  • es wandern Unterlagen hinein, die von Teammitgliedern verzweifelt an einem anderen Ort gesucht werden
  • es liegen Aufgaben darin, die – vielleicht – an diesem Tag erledigt werden. Vielleicht auch nicht, dann legt man das Papier eben in den nächsten Tag – und hat es damit 6-mal angefasst, ehe man es tatsächlich bearbeitet.
  • am 16. ruft Schröder an, dessen Unterlage liegt im 23. oder im 28.? Wer kann das so genau wissen?
Grundsätzlich sind die Pultordner o.k. für geringes Volumen an Papier. Aber halten Sie bitte Terminunterlagen von Aufgaben getrennt! Packen Sie diese nicht in denselben Ordner.

Einen vorhandenen Pultordner mit 1 – 31 können Sie leicht in eine übersichtliche Ablage von Aufgabendokumenten verwandeln. Dazu brauchen Sie das angehängte Dokument und farbige Haftnotizen (Pagemarker).

Lösen Sie sich von dem Gedanken, dass die Zahlen Tage sind. Es sind jetzt einfach Ordnungsnummern. Was immer Sie in der Mappe ablegen wollen, wird einfach in ein leeres Fach gelegt. Schreiben Sie auf einen Pagemarker ein Stichwort, und kleben Sie ihn auf das entsprechende Kästchen des Inhaltsverzeichnisses. Noch besser wird es, wenn die Farben der Marker auch eine Bedeutung haben. Rot für „Dringend“, grün für „Besprechen“, gelb für „Wartet“ – beispielsweise.

Nehmen Sie das Dokument heraus, entsorgen Sie den Marker.

So haben Sie jederzeit eine aussagekräftige Inhaltsangabe Ihrer Aufgaben-Ablage. Ihre Teamkollegen werden es im Vertretungsfall sehr zu schätzen wissen!
Frohes Schaffen!
Sigrid Hess


Jürgen Kurz:

Pultordner:

Pagemarker:

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