Workflow und KI - Ändert sich etwas?

Sind KI-Systeme nun Ersatz oder Ergänzung für klassische Workflowsysteme? Ich glaube nicht, dass man das direkt so vergleichen kann.

Workflows sind festgelegte Ketten mit Arbeitsschritten

Der Begriff "Workflow" reicht in die Anfänge des Scientific Managements zurück. Als die Fabriken größer und die Abläufe komplexer wurden, begann man Arbeitsabläufe zu beschreiben. Tayler, Gilbreth und andere untersuchten die Abläufe, um herauszufinden, wie man Muskelkraft, Wegzeiten oder auch Materialverbrauch einsparen konnte.

Als die Computer nach dem Zweiten Weltkrieg in die Produktionswelt einzogen, wurden auch dort Abläufe festgehalten. Ende der 1990er-Jahre wurden dann die Abläufe automatisiert und man installierte Workflow-Management-Systeme dafür. Am bekanntesten sind sicher die automatisierten Abläufe in sog. ERP-Systemen.

Das Grundrezept für Workflows besteht aus folgenden Zutaten: Auslöser (eng. trigger), Bedingungen, Verzweigungen, Verarbeitungsschritte, Fehlerbehandlung. Heute kann sich jeder mit Zapier, Microsoft Power Automate, IFTTT, n8n oder anderen Tools schnell und plattformübergreifend Workflows zusammenbauen. (Der Fachbegriff for solche Systeme ist RPA.)

Auch heute wollen Firmen durch Automatisierung Zeit sparen. Zusätzlich können solche Systeme helfen, Fehler zu erkennen und Compliance-Vorgaben einzuhalten. 

Was ändert sich mit KI-Systemen?

Prozesse mit KI erkunden (Bild mit KI erzeugt)

 

Nur ein kleiner Teil von Abläufen lässt sich standardisieren

Leider gibt es einen Mythos, der weit verbreitet ist. Immer wieder denken Planer in den Betrieben, dass sich alle Abläufe in Formen gießen lassen. Viele Hersteller von ERP-, DMS- oder Workflowsystemen starten mit stark strukturierten Abläufen wie dem Verbuchen von Eingangsrechnungen oder dem Freigeben von Dienstreiseanträgen.

Daraus folgern die Beteiligten oft, dass sie auch ihre anderen Prozesse nach vereinbarten Mustern abfahren lassen können. Das geht leider nicht. Ein Großteil der Abläufe ist schwach (und nicht stark) strukturiert.

Woran erkennt man Prozesskandidaten für Automatisierung:

• Der Ablauf kommt so häufig vor, dass sich das Automatisieren lohnt und den Menschen Arbeit abnimmt.
• Es gibt klare Regeln, damit eine Maschine automatisch entscheiden kann, was als Nächstes zu tun ist.
• Der Prozess ist stabil und ändert sich nicht ständig.

KI-Lösungen ändern die Situation nicht grundsätzlich. Wir können KI-Funktionen in Workflows einbinden. Sie können einzelne Schritte übernehmen. Ein KI-Chatbot kann uns Funktionen bauen, auch wenn wir nicht programmieren können. Zudem können KI-Funktionen mit höherer Ungenauigkeit umgehen. Ein klassischer Workflow ohne KI-Funktion könnte eine E-Mail nur verarbeiten, wenn die Absender sich an ein festes Format halten. Ein Verarbeitungsschritt mit Zugriff auf ein Sprachmodell wäre flexibler beim Erkennen der Inhalte einer Nachricht.

Aber ich muss immer noch wissen, was ich will. Da können KI-Systeme uns helfen.

KI hilft uns beim Entdecken neuer Workflows

Wer erstellt in Zukunft eigentlich Workflows? Aus meiner Sicht sind das die Anwender:innen in den Fachabteilungen. Die IT-Abteilungen haben mit der Betreuung ihrer Hauptsysteme zu tun. Sie steuern die Zugriffe und Datenflüsse. Sie fügen neue Systeme der IT-Landschaft hinzu. Aber die IT-Mitarbeiter:innen werden kaum Zeit haben, den Anwender:innen beim Automatisieren zu helfen.

Mit KI-Systemen können die Anwender:innen in den Fachabteilungen selbst anfangen, Abläufe zu automatisieren, auch wenn sie nicht programmieren können. Sie können mit KI-Chatbots erkunden, wie sie Schritte verarbeiten. Sie können das Verarbeiten testen und simulieren. Sie können die Bots fragen, wie man bestimmte Dinge macht.

Ist es richtig, dass dies nicht die IT macht? Ich denke schon. Zu Beginn braucht jede Maschine Klarheit über den Ablauf. Dieses Wissen ist in den Fachabteilungen. Die IT kennt diese Abläufe nicht. Die Fachabteilungen bekommen Klarheit über die Abläufe. An dem Punkt können sie wieder mit der IT sprechen und um Hilfe beim Automatisieren bitten. Vor diesem Punkt wäre das nur ein zähes Hin und Her. Die IT regt sich darüber auf, dass die Anwender nicht wissen, was sie wollen. Die Fachabteilungen regen sich auf, warum das mit der IT immer so aufwändig ist.

Wir müssen hier noch einmal zwischen zwei Begriffen unterscheiden: die Absicht und der programmierte Ablauf.

Die Anwender:innen sollten sich weniger um den programmierten Ablauf, als vielmehr um ihre Absichten kümmern: Was ist das Ziel dieses Vorgangs? Was ist die Absicht eines bestimmten Schritts? An welchen Stellen ändern sich die Absichten? An welchen Merkmalen unterscheiden sich die Absichten? Gibt es widersprüchliche Absichten? Was ist die erste Absicht, die zweite usw.? 

Durch das Beantworten dieser Fragen können wir eine intentionale Kette aus Sicht der Anwender:innen aufbauen. Für jede Absicht prüfen wir dann die Möglichkeiten der Automatisierung, ggf. auch durch KI-Funktionen. Wer in seinen Absichten klar ist, findet gute Lösungen. 

Fassen wir zusammen:

• Workflows sind feste Abläufe. Sie sind starr, auch wenn KI-Funktionen integriert wurden. Die Maschine steuert die nächsten Schritte. Nur ein bestimmter Teil der Arbeitsprozesse lässt sich in feste Workflows gießen.
• Intentionale Ketten sind Werkzeuge zum Erkunden von Abläufen. Der Mensch steuert die nächsten Schritte. Es gibt keine festgelegte Reihenfolge von Schritten. Nach dem Bedienen einer Absicht kann die nächste Absicht ganz anders sein. Man kann für jeden Prozess eine intentionale Kette entwickeln. Das ist die Vorarbeit für Workflows.

KI-Chatbots sind eine praktische Hilfe für das Entwickeln von Workflows.