Immer wieder werde ich nach speziellen Hacks, Tipps und Tricks gefragt, die einem die Arbeit mit MS-Office-Produkten erleichtern. Also habe ich eine zeitlose Sammlung von kleinen Handgriffen zusammengestellt, die in meinen Seminaren oft für erhellende AHA-Momente sorgen. Dies ist der zweite Teil meiner kleinen Serie mit OneNote und PowerPoint. Der erste Teil hat Outlook und Teams behandelt; Word, und Excel werden folgen.
OneNote (Desktop App)
Profi-Gliederung für bessere Struktur
Wenn ich am Anfang eines OneNote-Seminars nach Anliegen frage kommt sehr oft: ich wünsche mir mehr Struktur. Oft wird nur mit Notizbuch - Abschnitt - Seite gearbeitet (es gab auch schon Kandidaten, bei denen jeder Abschnitt nur eine Seite hatte). Darüber hinaus haben wir noch Unterseiten und Abschnittsgruppen. Beides wird mit einem Rechtsklick auf eine Seite bzw. einen Abschnitt erstellt.
Gliederungsebenen in einem OneNote Notizbuch
Suchergebnisse anheften
Dass die Suche in OneNote fantastisch ist, ist bei allen Nutzer:innen bekannt. Doch den kleinen Handgriff das Suchergebnis anzuheften, kennt kaum jemand. Wenn das erste Ergebnis zu unübersichtlich ist, hilft dieser kleine Klick: im Suchergebnisbereich wird erstens der Kontext des Suchbegriffes sichtbar, außerdem kann dort nochmal der Suchradius und auch die Sortierung angepasst werden. Einfach einmal ausprobieren!
Im so erhaltenen Such-Ergbnisbereich wird der Kontext sichtbar
Texterkennung in Bildern - Ergebnis mit Copilot glattziehen
Im KI-Zeitalter ist es nicht mehr ganz so phänomenal, aber dennoch immer wieder gern genommen: Text auslesen aus einem Scan oder Foto. Einfach mit der rechten Maustaste draufklicken und "Text aus Bild" oder Text aus Ausdruck" wählen. Dann ist das Ergebnis der OCR-Analyse in der Zwischenablage und kann an anderer Stelle eingefügt werden.
Nun hat es bei längeren Texten einen Schönheitsfehler: alle Zeilenumbrüche liest Word als Absatzmarken aus. Nun kommt doch die KI zum Einsatz. Prompt: "Bitte korrigiere diesen Text. Entferne insbesondere alle überflüssigen Umbrüche."
OCR-Ergebnisse in die Zwischenablage kopieren
Besprechungsdetails
Mit einem Klick auf "Besprechungsdetails" ruft OneNote die Kopfdaten einer Besprechung aus dem Outlook-Kalender ab. Mit einem Klick können sie eingefügt werden. Eventuelle Anlagen, Agenden via Loop oder KI-Besprechungszusammenfassungen sind dabei inkludiert. Perfekt für Vorbereitung, Mitschrift und Nachbereitung von Besprechungen.
Mitschriften in OneNote zu Outlook-Terminen vorbereiten
Aufgabennachverfolgung
Vielleicht ergibt sich aus der Besprechung eine Aufgabe? Dann wird diese mittels der roten Fahne via Outlook in die hinterlegte To Do-App übertragen und ist bei den Privaten Aufgaben gelistet. Diese sind zu finden in: der Outlook-Aufgabenliste, der App To do, in der "Planner"-Ansicht in der Navigationsleiste von Teams.
Einträge in einem Notizbuch als Aufgabe kennzeichnen
PowerPoint
Dynamische Agendafolie mit Zusammenfassungszoom
Weitgehend unbekannt ist der Zusammenfassungszoom in PowerPoint. Wenn du eine längere Präsentation hast, die du einerseits in Abschnitte gliedern möchtest und andererseits eine dynamische Agendafolie, auf der du mit Klick die einzelnen Abschnitte deiner Präsentation anspringen kannst, wähle: Einfügen | Links | Zusammenfassungszoom.
Wie es genau geht erklärt Maria Hoeren hier:
Der Übergang "Morphen" bringt Bewegung in die Präsentation
Für noch mehr Dynamik in der Präsentation kann der Folienübergang Morphen für spannende Effekte sorgen. Hier am Beispiel einer Teamvorstellung ein alltagstaugliches Beispiel:
Ein Video aus einer Präsentation erstellen
Hast du einige Folien, die sich Leute alleine anschauen sollen? Beim Onboarding vielleicht oder für andere Wissensinhalte? Mit dem Copilot Erstellen-Agent wird daraus flugs ein Video, das du in Clipchamp weiterbearbeiten kannst! Diese Funktion steht allen M365-Usern zur Verfügung, ohne zusätzliche Copilot-Lizenz!
Texte auf den Folien werden angemessen vorgestellt - nicht exakt abgelesen. Wenn eine Folie nur ein Bild enthält, kommt es auf die Notizen an. Falls es keine Sprechernotizen gibt, wird das Bild "stumm" gezeigt. Steht dort "sprechbarer" Text zu diesem Bild, wird dieser gesprochen.
Aus einer PowerPoint-Datei ein Video erstellen.
Schnell zum Master wechseln
Zum Schluss noch ein kleiner Shortcut: Findest du es auch so umständlich, die Masteransicht aufzurufen und noch umständlicher wieder zurückzuwechseln? Mit Shift+Klick auf die Normalansicht in den Ansichts-Schaltflächen unten rechts wechselst du zum Master, mit einfachem Klick auf die Normalansicht geht es wieder zurück zur Präsentation.
Der schnellste Handgriff um zum Master zu wechseln
Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:
Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.
Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.
Es ist einer der am häufigsten zitierten Führungsratschläge: Umgib dich mit Menschen, die klüger sind als du. Und einer der am seltensten wirklich befolgten. Warum? Weil er sich leichter sagt, als er sich anfühlt.
Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.
In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.
“Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?
Es scheint vielen ein Rätsel zu sein, wie man Teams gut führt. Viele Ausbildungen und Bücher kümmern sich vor allem um die Psychologie und Eigenschaften der Leitungspersonen oder der Teammitglieder. Wir sehen das anders.
Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)
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