Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen mit Hilfe einer gemeinsamen Ablage

Jeder will neue Leute. Aber keiner hat Zeit, sich um sie zu kümmern, wenn sie da sind. Wenn die Organisation schon eine prozessorientierte Ablage hat, ist die Einarbeitung gar nicht so aufwändig.

Die Ablage bildet unsere Prozesse ab

Warum haben wir eigentlich so viele Dokumente und Nachrichten? Weil wir Aufträge ausführen, Projekte machen oder Vorgänge bearbeiten. Deswegen empfehlen wir, die Ablage genau danach zu strukturieren. Für jeden Vorgang, jeden Auftrag oder jedes Projekt gibt es einen eigenen Ordner. In diesen Ordner kommen alle Dateien; vom ersten Auslöser bis zum letzten Ergebnis. Wenn das Ergebnis da ist, schließen wir den Vorgang und schieben ihn ins Archiv.

Wenn es viele Vorgänge gibt, fassen wir ähnlich ablaufende Vorgänge zu Prozessen zusammen. Wenn es in einem Vorgang sehr viele Dokumente gibt, bilden wir Meilensteine oder offene Punkte, die eine Klammer um bestimmte Dokumente zieht. Wissensdokumente werden in gesonderten Ordnern verwaltet.

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ist dieses Vorgehen sehr nützlich: Wir können mit der Ablage erklären, welche Prozesse wir haben. Und wir können am Beispiel von laufenden und abgeschlossenen Vorgängen zeigen, wie wir arbeiten. Umgekehrt wird auch ein Schuh daraus. Wenn wir ständig neue Leute einarbeiten und Kollegen vertreten müssen, ist eine gemeinsame, nach Prozessen sortierte Ablage ein gutes Hilfsmittel.

Infografik (mit KI erzeugt)

Sehen wir uns das genauer an.

Starten wir mit den Kernprozessen

Was liefert das Unternehmen oder das Team? Welche Ergebnisse sind es genau? Was sind die wesentlichen Schritte oder Meilensteine von Auftrag bis Abschluss?

Ich fand das Paper "Configuring value for competitive advantage: on chains, shops, and networks" von Charles B. Stabell und Øystein D. Fjeldstad sehr nützlich. Neben der bekannten Value Chain (Fabrikmodus) gibt es noch den Value Shop (Beratungsmodus) und das Value Network (Clubmanagermodus). Je nach Wertlieferungskonfiguration des Unternehmens sind andere Abläufe kritisch.

Von den Kernprozessen gibt es oft Varianten. Die kann man sich genauer ansehen. Es ist sehr praktisch, wenn man zu den wichtigsten Vorgangstypen schon einmal Mustervorgänge anlegt, die man nur noch kopieren muss. Durch das Kopieren hat der neue Mitarbeiter schon eine Struktur, die hilft und erinnert.

Die Kernprozesse müssen funktionieren, weil die Organisation damit ihr Geld verdient oder durch sie ihr Dasein ableitet. Aber es gibt noch zwei andere Prozessgruppen: strategische und unterstützende Prozesse.

Wie arbeiten wir uns in die strategischen und unterstützenden Prozesse ein?

Die strategischen Prozesse sichern die Zukunft. Dazu gehören die Planung, Produktentwicklung sowie Marketing und Vertrieb. Anhand abgeschlossener Vorgänge kann man den neuen Mitarbeiter durch die Abläufe führen. Ansonsten macht man die strategischen Prozesse zum Thema, wenn ein Vorgang ansteht.

Das gleiche Vorgehen bietet sich bei den unterstützenden Prozessen an. Diese Prozesse dienen den Kernprozessen. Beispiele sind Beschaffung oder Lohnabrechnung.

Wie detailliert gehen wir vor?

Aus dem Job Instruction Training aus dem TWI-Programm habe ich gelernt, was ein Arbeitsgang ist. Ein Arbeitsgang lässt sich in einer Sitzung erledigen. Wenn man es nicht in einer Session abschließen kann, sind es mehrere Arbeitsgänge.

Das erleichtert die Strukturierung des Einarbeitens. Wenn ein Vorgang sich nicht in einer Sitzung abschließen lässt, suchen wir nach sinnvollen Meilensteinen. So lässt sich ein Trainingsvorgang in mehrere Meilensteine unterteilen: Termin vereinbaren, Reise buchen, Unterlagen zusammenstellen, Training abhalten, Trainingsnotizen verschicken, Vorgang abrechnen.

An diesen Meilensteinen können wir auch gut erklären, welche Werkzeuge wir benutzen.

Wenn es noch keine Musterordner oder Wissensdokumente gibt, können diese im Rahmen der Einarbeitung direkt erstellt werden. Dann hat das ganze Team Vorteile davon.

Also: die prozessorientierte Ablage ist ein Abbild unserer Arbeit. Das können wir nutzen, um neue Mitarbeiter in ihre Aufgaben einzuarbeiten.