Aufgaben loswerden

Eine hohe Auslastung von Teams, Mitarbeitern oder Führungskräften führt zum Stillstand. Nichts wird mehr fertig. Aber wie wird man Aufgaben los?

Abb. 1: Aufgaben loswerden (Übersicht mit Nano Banana erstellt)

Eine hohe Auslastung führt zum Stillstand

Ich habe hier schon über die unsichtbaren Warteschlangen geschrieben. Warteschlangen entstehen, wenn die Aufgaben schneller kommen, als ich sie bearbeiten kann. Die Ankunftsrate (Aufgaben pro Zeiteinheit) λ ist größer als die Bedienrate (Aufgaben pro Zeiteinheit) μ. Die Auslastung ρ ist das Verhältnis zwischen Ankunftsrate und Bedienrate, ρ = λ/μ. 

Eine Warteschlange wird in der Kendall-Notation beschrieben. Eine bekannte Warteschlangenform ist diese hier: M / M / 1 / ∞. Die ersten beiden M stehen für die Verteilung in der Ankunft und der Bedienung von Aufgaben. Die 1 steht für die Anzahl der Bediener. Das Unendlich-Symbol steht für die Kapazität des Wartesystems. Solche Warteschlangen kommen häufig im Unternehmen vor. (Es gibt auch andere Warteschlangentypen.)

Wenn man die Warteschlange und die statistische Verteilung der Elemente besser kennt, kann man einige Dinge ausrechnen.

Bei dieser Art der Warteschlange ergibt sich nämlich die Anzahl der Aufgaben im System aus dem Verhältnis Auslastung ρ zur freien Kapazität, die sich ja aus der Auslastung ableitet, nämlich 100% abzüglich Auslastung, oder 1-ρ.

Statistisch gesehen, lässt sich die Anzahl der Aufgaben im System mit n = ρ/(1-ρ) errechnen. Das ist eine blöde Formel. Wenn nämlich der Wert über dem Bruchstrich steigt, nimmt er gleichzeitig unter dem Bruchstrich ab. Je höher die Auslastung ist, desto länger wird die Liste der Aufgaben. Schauen wir uns die Zahlen einmal an.

Auslastung ρ	Freie Kapazität 1-ρ	Anzahl Aufgaben
1 %	99 %	0
10 %	90 %	0
20 %	80 %	0
50 %	50 %	1
75 %	25 %	3
80 %	20 %	4
90 %	10 %	9
95 %	5 %	19
97 %	3 %	32
99 %	1 %	99

Wenn man die Kurve dazu sieht, fällt das Chaos noch besser auf.

Abb. 2: Die Anzahl der Aufgaben steigt sehr schnell mit der Auslastung

Mathematisch können wir also bestätigen, was uns die Kolleginnen und Kollegen schon länger sagen. Es ist zu viel zu tun. Aber wie wird man die Arbeit nun wieder los? Dazu gibt es mehrere Strategien.

Aufgaben loswerden

Gehen wir die Ideen einmal durch.

1. Aufgaben gar nicht erst annehmen. 
• Was sind unsere Kernaufgaben? Alles andere ablehnen. Jim Collins macht in seinem Buch "Good to Great" den Vorschlag, eine Stop-Doing-Liste zu pflegen.
• Pareto-Prinzip anwenden. Welche 20 % unserer Arbeit liefern 80 % des Wertes? Alles andere ablehnen oder stoppen. Dieser Vorschlag stammt von Richard Koch aus dem Buch "Das 80/20-Prinzip"
• Ablehnen, wenn es kein klares Ja zu einer Aufgabe gibt. Ein Vielleicht bedeutet immer Nein. Diese Idee stellt Greg McKeown in seinem Buch "Essentialism" vor.
2. Aufgaben, die keinen Beitrag leisten, stoppen. Im Lean-Kontext suchen wir gezielt nach Tätigkeiten, die aus Kundensicht keinen Nutzen haben. Die Leanleute sprechen von "Verschwendung vermeiden".
3. Aufgaben verlagern, an die richtige Stelle. Diesen Vorschlag macht David Marquet. Die Aufgaben werden nicht einfach delegiert. Das hieße nämlich, dass ich die Ergebnisse kontrollieren muss. Beim Verlagern bin ich raus.
4. Aufgabenart ändern. Stephen Covey schlägt in seinem Buch "Der Weg zum Wesentlichen" vor, Aufgaben von dringend nach nicht-dringend verschieben. Aus der Behandlung einer Krankheit (dringend, sofortiger Handlungsbedarf) wird "regelmäßig Urlaub machen" (wichtig, aber nicht dringend). Damit gewinnt das Team Handlungsspielraum.
5. Aufgaben kleiner und konkreter machen. Diese Idee stammt von David Allen und Sally McGhee. Konzentriert euch auf die nächste physische Aktion, damit aus einer vermeintlich kleinen Aufgabe kein Stress entsteht. (Deshalb nehmen sich Scrum-Teams Zeit, im Sprint Planning die Aufgaben konkret zu besprechen.) 
6. Aufgabenbearbeitung vereinfachen. Wenn ich die Aufgabe schon nicht loswerde, kann ich sie vielleicht vereinfachen und automatisieren.

Geht beim nächsten Teammeeting einmal diese Liste durch.