The Art of the Start - Die Auftragsklärung

Was tun, wenn ein Auftrag ansteht und noch ziemlich unklar ist, was eigentlich zu tun ist. Welche Fragen können helfen?

Foto: Autor

Neulich fragte mich ein Kollege, ob ich ihm bei der Auftragsklärung helfen könne. Es ginge darum, einen initialen Workshop für ein Beratungsprojekt zu veranstalten. Es gebe nur recht wenige, grundsätzlich und wage Informationen. Die klassische Situation also: Wie klärt man solche Aufträge möglichst gut?

Natürlich wollte ich helfen. Und das möglichst gut. Also kramte ich wieder mal in meinem "Wolkenbuch der Weisheit". Das ist ein Buch, in dem ich Mindmaps zu wichtigen Dingen sammle (oder zumindest zu solchen, die mir so erscheinen), damit sie mir nicht verloren gehen oder durchrutschen. Hier mein Skribble:

Foto: Autor

Und dann setze ich mich hin und schrieb zusammen, was mir zu der ungeklärten Beratungssituation einfiel und wie ich dabei vorgehen würde:

Von: edgar@rodehack.de <edgar@rodehack.de>

Gesendet: Dienstag, 2. März 2021

An: XXX

Betreff: Ideen für dein Telefonat mit dem Klienten

Hallo! Wie gestern vereinbart, hier mal meine paar Fragen, die ich so oder so ähnlich beim Vorbereitungsgespräch stellen würde. Wir alle wissen ja noch sehr wenig von der konkreten Situation beim Klienten. Deshalb sind das ziemlich klassische Fragen zur Auftragsklärung:

Allgemein

Um zu entscheiden, was wie sinnvoll ist, würde ich allgemein zunächst mal gerne wissen: Problem

Um was geht's denn eigentlich genau?
Was ist das Problem bzw. die Probleme, das bzw. die gelöst werden sollen? (Im Management, im Team, bei beiden, woanders?)
So konkret es geht bitte beschreiben! Beispielhafte Situationen etc.

Ursache

Warum besteht das Problem überhaupt? Was ist der Kontext?
Woran liegt es, dass die Probleme bestehen? Und auch in dieser Form?
Wie lange geht das schon so? Was sind die jüngsten Entwicklungen?

Ziel

Was soll erreicht werden? Management, Teams und oder Zulieferer agilisieren?
In welche Richtung soll es gehen?
Bis wann?
Welche Etappenziele sind denkbar oder schon vorgedacht?

Lösungsansätze

Offenbar macht der Klient ja schon ein bisschen mit dem Thema herum. Was ist da konkret schon geschehen (Trainings, Coachings, agile Projekte etc.)? Wo stehen die Teams und die KollegInnen? Was hat gut geklappt, was weniger gut?
Konkret: Wie weit ist Hintergrundwissen und konkrete agile Erfahrung schon vorhanden? Wieviel können/müssen wir voraussetzen? Wo ist u.U. noch etwas zu tun?
Wie denken, hoffen, wünschen sich die Auftraggeber, dass der gemeinsame Lösungsweg mit uns aussieht?

Outcome

Was wäre der ideale Outcome? Wie sehen die Vorstellungen über ein gelungenes Projekt aus? Was ist dann konkret erreicht? Wo steht die Gruppe dann?

Ressourcen

Was müsste dafür – aus Sicht des Klienten!!! - geschehen?
Was wäre dafür – aus Sicht des Klienten!!! - hilfreich?

Vorbereitung auf den Workshop

Aus meiner Sicht wäre viel geholfen, wenn uns unser Ansprechpartner beim Klienten diese Fragen beantwortet:

Erwartungsmanagement: Aus Sicht des Klienten: Was wird im Workshop idealerweise behandelt? Welche Themen sollen behandelt werden? Welche besser ausgeklammert? Was wäre das superideale und hyperzufriedenstellende Ergebnis des Workshops? Was brauchts dafür? (Wie gesagt: Alles aus Sicht des Klienten!)
Welche Rolle wird uns als Externen zugewiesen? Eher Beratung. Eher Begleitung? Eher Moderation? Eher…?
Dreamteam: Wer nimmt – aus Sicht des Klienten! – idealerweise teil? Wer besser nicht? Warum?
Ext. Dreamteam: Gibt es TeilnehmerInnen, die auch wichtig wären, an die wir aber gerade nicht denken? Vielleicht auch „unangenehme“, also kritische und machtvolle Beiträger?
Wasserleichen: Gibt es Themen, die in einer idealen Welt am besten auch gleich bearbeitet würden, aber im Moment vielleicht vermintes Gelände sind? Was ist die Geschichte dahinter?
Wie ist der Stand der TeilnehmerInnen im Bezug auf das Projekt? Wissen sie Bescheid? Auf einer Skala von 1 (Blank) bis 10 (Erleuchtet)?
Wie ist der Stand der TeilnehmerInnen im Bezug auf Agile und Agile Führung? Auf einer Skala von 1 (Blank) bis 10 (Erleuchtet)?
Wie ist der Erfahrungshintergrund der TeilnehmerInnen in Bezug auf das Beratungsziel?
Gibt es Konsens über die Ziele? Gibt es widerstreitende Interessen? Worauf können, müssen wir uns einstellen für die Moderation?
Inwiefern besteht bei den TeilnehmerInnen Erfahrung in Online-Collaboration bzw. Online-Workshops? Über welches Tools wird gearbeitet? Welche Tools sind erlaubt, welche untersagt?

Das sind so die Fragen, die ich stellen würde, um herauszufinden und zu entscheiden, wieviel moderierender, aktivierender oder anleitender Input bzw. Moderation von unserer Seite her nötig ist.

Das waren meine 5 Cent. Hoffe, dass ist hilfreich.

Herzliche Grüße,
Edgar

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Edgars eigener Blog: www.trellisterium.de

Edgars Podcast: trellisterium.podbean.com

Edgar Rodehack ist Teamwork-Enthusiast mit einem Faible für agile Formen der Zusammenarbeit. Da trifft es sich natürlich gut, dass er das beruflich macht. Er ist Organisationsberater, Business und Agile Coach, Teamentwickler und Moderator. Außerdem ist er ein Mensch mit Frau und drei Kindern, der viel Spaß am Musikmachen, Schreiben und Lesen hat. Mehr über ihn: www.rodehack.de

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