Direkt zum Hauptbereich

The Art of the Start - Die Auftragsklärung

Was tun, wenn ein Auftrag ansteht und noch ziemlich unklar ist, was eigentlich zu tun ist. Welche Fragen können helfen?

Foto: Autor
Neulich fragte mich ein Kollege, ob ich ihm bei der Auftragsklärung helfen könne. Es ginge darum, einen initialen Workshop für ein Beratungsprojekt zu veranstalten. Es gebe nur recht wenige, grundsätzlich und wage Informationen. Die klassische Situation also: Wie klärt man solche Aufträge möglichst gut? 

Natürlich wollte ich helfen. Und das möglichst gut. Also kramte ich wieder mal in meinem "Wolkenbuch der Weisheit". Das ist ein Buch, in dem ich Mindmaps zu wichtigen Dingen sammle (oder zumindest zu solchen, die mir so erscheinen), damit sie mir nicht verloren gehen oder durchrutschen. Hier mein Skribble:

Foto: Autor

Und dann setze ich mich hin und schrieb zusammen, was mir zu der ungeklärten Beratungssituation einfiel und wie ich dabei vorgehen würde:


Von: edgar@rodehack.de <edgar@rodehack.de> 
Gesendet: Dienstag, 2. März 2021 
An: XXX 
Betreff: Ideen für dein Telefonat mit dem Klienten   

Hallo! Wie gestern vereinbart, hier mal meine paar Fragen, die ich so oder so ähnlich beim Vorbereitungsgespräch stellen würde. Wir alle wissen ja noch sehr wenig von der konkreten Situation beim Klienten. Deshalb sind das ziemlich klassische Fragen zur Auftragsklärung:

Allgemein

Um zu entscheiden, was wie sinnvoll ist, würde ich allgemein zunächst mal gerne wissen: Problem
  • Um was geht's denn eigentlich genau? 
  • Was ist das Problem bzw. die Probleme, das bzw. die gelöst werden sollen? (Im Management, im Team, bei beiden, woanders?) 
  • So konkret es geht bitte beschreiben! Beispielhafte Situationen etc.

Ursache

  • Warum besteht das Problem überhaupt? Was ist der Kontext?
  • Woran liegt es, dass die Probleme bestehen? Und auch in dieser Form?
  • Wie lange geht das schon so? Was sind die jüngsten Entwicklungen?

Ziel

  • Was soll erreicht werden? Management, Teams und oder Zulieferer agilisieren?
  • In welche Richtung soll es gehen?
  • Bis wann?
  • Welche Etappenziele sind denkbar oder schon vorgedacht?

Lösungsansätze

  • Offenbar macht der Klient ja schon ein bisschen mit dem Thema herum. Was ist da konkret schon geschehen (Trainings, Coachings, agile Projekte etc.)? Wo stehen die Teams und die KollegInnen? Was hat gut geklappt, was weniger gut?
  • Konkret: Wie weit ist Hintergrundwissen und konkrete agile Erfahrung schon vorhanden? Wieviel können/müssen wir voraussetzen? Wo ist u.U. noch etwas zu tun?
  • Wie denken, hoffen, wünschen sich die Auftraggeber, dass der gemeinsame Lösungsweg mit uns aussieht?

Outcome

  • Was wäre der ideale Outcome? Wie sehen die Vorstellungen über ein gelungenes Projekt aus? Was ist dann konkret erreicht? Wo steht die Gruppe dann?

Ressourcen

  • Was müsste dafür – aus Sicht des Klienten!!! - geschehen?
  • Was wäre dafür – aus Sicht des Klienten!!! - hilfreich?

Vorbereitung auf den Workshop

Aus meiner Sicht wäre viel geholfen, wenn uns unser Ansprechpartner beim Klienten diese Fragen beantwortet:
  1. Erwartungsmanagement: Aus Sicht des Klienten: Was wird im Workshop idealerweise behandelt? Welche Themen sollen behandelt werden? Welche besser ausgeklammert? Was wäre das superideale und hyperzufriedenstellende Ergebnis des Workshops? Was brauchts dafür? (Wie gesagt: Alles aus Sicht des Klienten!)

  2. Welche Rolle wird uns als Externen zugewiesen? Eher Beratung. Eher Begleitung? Eher Moderation? Eher…?

  3. Dreamteam: Wer nimmt – aus Sicht des Klienten! – idealerweise teil? Wer besser nicht? Warum?

  4. Ext. Dreamteam: Gibt es TeilnehmerInnen, die auch wichtig wären, an die wir aber gerade nicht denken? Vielleicht auch „unangenehme“, also kritische und machtvolle Beiträger?

  5. Wasserleichen: Gibt es Themen, die in einer idealen Welt am besten auch gleich bearbeitet würden, aber im Moment vielleicht vermintes Gelände sind? Was ist die Geschichte dahinter?

  6. Wie ist der Stand der TeilnehmerInnen im Bezug auf das Projekt? Wissen sie Bescheid? Auf einer Skala von 1 (Blank) bis 10 (Erleuchtet)?

  7. Wie ist der Stand der TeilnehmerInnen im Bezug auf Agile und Agile Führung? Auf einer Skala von 1 (Blank) bis 10 (Erleuchtet)?

  8. Wie ist der Erfahrungshintergrund der TeilnehmerInnen in Bezug auf das Beratungsziel?

  9. Gibt es Konsens über die Ziele? Gibt es widerstreitende Interessen? Worauf können, müssen wir uns einstellen für die Moderation?

  10. Inwiefern besteht bei den TeilnehmerInnen Erfahrung in Online-Collaboration bzw. Online-Workshops? Über welches Tools wird gearbeitet? Welche Tools sind erlaubt, welche untersagt?
Das sind so die Fragen, die ich stellen würde, um herauszufinden und zu entscheiden, wieviel moderierender, aktivierender oder anleitender Input bzw. Moderation von unserer Seite her nötig ist. 

Das waren meine 5 Cent. Hoffe, dass ist hilfreich. 

Herzliche Grüße,
Edgar

 Alle Teamworkblog-Posts von Edgar Rodehack.

Edgars eigener Blog: www.trellisterium.de
Edgars Podcast: trellisterium.podbean.com 

Edgar Rodehack ist Teamwork-Enthusiast mit einem Faible für agile Formen der Zusammenarbeit. Da trifft es sich natürlich gut, dass er das beruflich macht. Er ist Organisationsberater, Business und Agile Coach, Teamentwickler und Moderator. Außerdem ist er ein Mensch mit Frau und drei Kindern, der viel Spaß am Musikmachen, Schreiben und Lesen hat. Mehr über ihn: www.rodehack.de

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.