Die UFG Catering Simulation (a. k. a. Ubongo Flow Game Remote)

Einige Leserinnen und Leser kennen bereits das Ubongo Flow Game, in dem wir das Spielmaterial von Ubongo nutzen, um die Auswirkungen von Prozessänderungen auf Ergebnisse zu zeigen. Wir haben die Idee übertragen und daraus eine Simulation gemacht, die man online nutzen kann.

Abb. 1: UFG Catering Simulation

Über dieses Spiel

Dieses Spiel simuliert Projektarbeit mit verschiedenen Rollen in 6 Minuten. Die Spieler stellen dazu Kundenaufträge bei einem Cateringdienst zusammen. Gemessen wird, wie viele Personen ein Team in einer Runde beliefert. Ziel ist es 84 Personen mit 6 Aufträgen zu beliefern.

Das Spiel hat insgesamt 3 Runden. In jeder Runde wird etwas am Prozess (Wasserfall, Kanban, Scrum) geändert. Die Spieler erleben, dass die Art, wie man zusammenarbeitet viel mehr Einfluss auf das Ergebnis hat als die individuelle Kompetenz oder Motivation der Spieler.

Verbindet Euch gern mit uns (Holger und Jan). Wir posten regelmäßig unsere nächsten Termine bei Xing und LinkedIn, um über unsere nächsten Webinare und Termine zu informieren.

• Holger Lotter: Holger bei Xing, Holger bei LinkedIn,
• Jan Fischbach: Jan bei Xing, Jan bei LinkedIn, Jan bei Twitter

Dank an Karl Scotland und Sallyann Freudenberg für das LEGO Flow Game, auf dem diese Simulation basiert.

(English version: There is a description of this simulation in English language: https://www.teamworkblog.de/2020/11/the-ufg-catering-simulation-k-ubongo.html)

Material

Das ist eine Online-Simulation. Dafür brauchen wir:

• Pro Team ein Online-Kanban-Board (z. B. Trello)
• Pro Team eine Auftragsliste (in dieser Anleitung)
• Einen Timer (z. B. Hourglass von Chris Dziemborowicz, siehe https://chris.dziemborowicz.com/apps/hourglass/)
• Eine Tabelle für die Ergebnisse (z. B. in MS Excel oder LibreOffice Calc)

Kanban-Board

Für diese Simulation brauchen wir pro Team ein virtuelles Kanban-Board.

Auf dem Board brauchen wir für den Start 6 Listen (=Spalten):

• Auftraggeber: hier gibt es 36 Aufträge in zufälliger Anordnung
• Analyst: (die Liste ist leer)
• Lieferant: (die Liste ist leer)
• Preisermittler: (die Liste ist leer)
• Tester: (die Liste ist leer)
• Ausgeliefert: (die Liste ist leer)

Jede Liste wird einem Spieler im Team zugeordnet, in dem man z. B. den Namen der Person in Klammern einfügt:

• Auftraggeber (Alice)
• Analyst (Bob)
• Lieferant (Charlie)
• Preisermittler (Dorothy)
• Tester (Elisabeth)
• Ausgeliefert (Fred)

Aufträge

Es gibt 36 Aufträge, aus denen der Auftraggeber auswählen kann. Jeder Auftrag hat folgende Informationen:

Abb. 2: Auftragsbeschreibung

• Auftragsnummer: vereinfacht die Kommunikation unter den Spielern
• Personenzahl: wie viele Leute sollen beliefert werden. Diese Zahl wird pro Runde gemessen.
• Auftragsart: legt fest, was geliefert werden soll (einfach, mittel, groß)
• Kontext: gibt ggf. einen Hinweis auf zu liefernde Speisen und Getränke
• Sonderwünsche: bevorzugt bestimmte Speisen und Getränke oder schließt sie aus.

Es gibt folgende 36 Aufträge:

• A01 Junggesellenabschied (gern Bier) (groß, 21 Pers.)
• A02 Gesprächsabend (einfach, 8 Pers.)
• A03 Kommunion (keine Nüsse) (einfach, 13 Pers.)
• A04 Filmabend (vegan) (mittel, 8 Pers.)
• A05 Gesprächsabend (gern Sekt) (groß, 8 Pers.)
• A07 40. Geburtstag (einfach, 21 Pers.)
• A09 Kaminabend (mittel, 8 Pers.)
• A10 Junggesellenabschied (groß, 13 Pers.)
• A11 Konfirmation (einfach, 13 Pers.)
• A12 80. Geburtstag (kein Wein) (groß, 13 Pers.)
• A13 Vernissage (gern Sekt) (mittel, 21 Pers.)
• A14 16. Geburtstag (einfach, 13 Pers.)
• A15 Filmabend (mittel, 5 Pers.)
• A17 40. Geburtstag (kein Bier) (mittel, 13 Pers.)
• A18 Firmung (laktoseintoleranz) (mittel, 8 Pers.)
• A19 14. Geburtstag (einfach, 8 Pers.)
• A22 Junggesellenabschied (mittel, 21 Pers.)
• A24 Kommunion (einfach, 8 Pers.)
• A31 Junggesellenabschied (vegan) (mittel, 13 Pers.)
• A32 Vernissage (einfach, 21 Pers.)
• A33 Konfirmation (mittel, 13 Pers.)
• A34 40. Geburtstag (mittel, 21 Pers.)
• A36 Firmung (einfach, 8 Pers.)
• A41 Filmabend (einfach, 8 Pers.)
• A42 Junggesellenabschied (groß, 8 Pers.)
• A43 Vernissage (gern Wein) (groß, 21 Pers.)
• A44 Vernissage (gern Canapés) (groß, 13 Pers.)
• A45 Vernissage (mittel, 13 Pers.)
• A46 Kl. Hochzeit (einfach, 5 Pers.)
• A57 Gesprächsabend (einfach, 13 Pers.)
• A58 16. Geburtstag (mittel, 13 Pers.)
• A59 Gesprächsabend (mittel, 8 Pers.)
• A61 Vernissage (einfach, 13 Pers.)
• A62 Filmabend (einfach, 5 Pers.)
• A73 80. Geburtstag (keine Nüsse) (mittel, 13 Pers.)
• A74 Kl. Hochzeit (einfach, 13 Pers.)

Rollen

Idealerweise spielen pro Team 6 Personen mit: Auftraggeber, Analyst, Lieferant, Preisermittler, Tester, Manager.

Wir haben festgestellt, dass bei den Simulationen öfter mal eine Person im Team ausfällt (Schwierigkeiten mit der Technik, Kind oder Nachbar braucht Aufmerksamkeit). Ordnen Sie eine siebte Person zu, die zunächst Beobachter ist und ggf. für jemand anderen einspringt.

Achtung: Es ist einfacher, wenn es zwei Spielleiter gibt. Einen, der die Anweisungen gibt und eine Person, die das Board pflegt.

Auftraggeber: Suchen Sie 6 Aufträge heraus:

• 2 Aufträge für 8 Personen
• 2 Aufträge für 13 Personen
• 2 Aufträge für 21 Personen

Bewegen Sie die gewünschten Aufträge zunächst an die Spitze, bevor Sie dann alle 6 Aufträge in die nächste Spalte zum Analysten schieben.

Analyst: Öffnen Sie eine Karte nach der anderen und tragen Sie den Text für die Vorlage ein. Es gibt drei unterschiedliche Auftragsarten: einfach, mittel, groß.

Abb. 3: Der Analyst trägt den Text der Vorlage ein.

• einfacher Auftrag: Es gibt einen Snack aus der Tüte und alkoholfreie Getränke.
• mittler Auftrag: Es gibt statt Snacks nun Fingerfood und Getränke ohne und mit Alkohol.
• großer Auftrag: Es gibt Snacks, Fingerfood sowie Getränke ohne und mit Alkohol.

Der Analyst träge nur den Text mit der Vorlage ein. Was es gibt, entscheidet der Lieferant. Schieben Sie die 6 Aufträge erst weiter, wenn Sie alle Aufträge bearbeitet haben.

Lieferant: Öffnen Sie eine Karte nach der anderen und tragen Sie ein, welches Gericht bzw. welches Getränk geliefert werden soll. (Der Einfachheit halber reicht ein Gericht bzw. ein Getränk pro Kategorie.) Sie können aus der folgenden Liste auswählen oder eigene Vorschläge benutzen. Achten Sie auf eventuelle Sonderwünsche des Kunden.

• Snacks: z. B. Chips, Flips, Nüsse, Lakritz, Gummibärchen
• Fingerfood: z. B. belegte Brote, Fleischbällchen, Canapés, Falafel
• Getränke ohne Alkohol: z. B. Wasser, Cola, Limonade, O-Saft, Apfelsaft, Milch, Kakao
• Getränke mit Alkohol: z. B. Bier, Sekt, Wein, Likör

Schieben Sie die 6 Aufträge erst weiter, wenn Sie alle Aufträge bearbeitet haben.

Preisermittler: Öffnen Sie eine Karte nach der anderen und ermitteln Sie den Preis für den Auftrag. Es gibt eine Preisliste. Ermitteln Sie erst die Einzelpreise und multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der Personen.

• Snacks: 1 €/Person
• Fingerfood: 3 €/Person
• Getränke ohne Alkohol: 2 €/Person
• Getränke mit Alkohol: 4 €/Person

Abb. 4: Der Preisermittler rechnet die Gesamtsumme (Einzelpreise x Personenzahl) aus.

Schieben Sie die 6 Aufträge erst weiter, wenn Sie alle Aufträge bearbeitet haben.

Tester: Öffnen Sie eine Karte nach der anderen und prüfen Sie den Auftrag:

• Stimmt der Preis? Ist es die richtige Gesamtsumme?
• Würden die Sonderwünsche des Kunden beachtet?

Wenn Sie einen Fehler finden, korrigieren Sie ihn direkt Absprache.

Manager: Sie sind für den reibungslosen Ablauf im Catering-Dienst verantwortlich. Achten Sie vor allem darauf, dass die Regel "nur 6 Aufträge am Stück weitergeben" eingehalten wird.

Beobachter/Springer: Der Beobachter achtet auf die Gruppe und gibt später Feedback in der Auswertung. Sollte ein Teammitglied ausfallen, übernimmt er in Absprache die Rolle.

Ziel des Spiels

Auswirkungen von Prozessänderungen erleben. Die Gruppe spielt drei verschiedene Prozessmodelle (Varianten von Wasserfall, Kanban und Scrum) durch. Die Simulation soll übrigens nicht zeigen, dass eine Methode besser als eine andere ist. Die Simulation soll zeigen, dass wir durch die Art der Zusammenarbeit die Ergebnisse viel stärker beeinflussen können, als durch individuelle Kompetenz und Motivation.

Ausgangssituation:

• Das Team arbeitet gemeinsam an den Kundenaufträgen.
• Ziel ist es, in der Zeit von 6 Minuten mindestens 84 Personen (2x8, 2x13, 2x21 Personen) zu beliefern.
• Die Kundenaufträge bestehen darin, jeweils eine Lieferung gemäß Kundenwunsch zusammenzustellen.

Ablauf

Das Spiel besteht aus drei Runden. Verraten Sie nicht, was Sie in den Runden 2 und 3 ändern. Vorher müssen Sie den Ablauf erklären und am Ende sollten Sie mit den Spielern die Erfahrungen auswerten.

Dauer

Planen Sie 1,5-2 Stunden für die Simulation ein. Die einzelnen Runden dauern zwar nur jeweils 6 Minuten. Aber mit Erklärungen und Abstimmungen brauchen Sie etwas mehr Zeit.

Vorbereitung für Runde 1

Bereiten Sie das Board vor, bevor Sie mit der Simulation beginnen.

• Wenn Sie mit mehreren Teams spielen, legen Sie für jedes Team ein eigenes Board an. ein Team besteht aus 5-7 Personen.
• Legen Sie 6 Listen (=Spalten) an: Auftaggeber (), Analyst (), Lieferant (), Preisermittler (), Tester (), Ausgeliefert Runde 1 () an.
• Legen Sie die Aufträge an (s. o.).
• Informieren Sie alle Spieler, dass sie sich bei Trello (oder Ihrem Kanban-System) anmelden müssen.
• Verschicken Sie die einseitige Kurzanleitung zum Ausdrucken vorab.

Abb. 5: Aufbau für Runde 1

Ablauf erklären und Teams einteilen

• Erklären Sie das Ziel der Simulation.
• Geben Sie eine kurze Einführung in das virtuelle Kanban-Board. Bei Trello gehen wir auf folgende Punkte ein:
• Was ist ein Board? (Jedes Team bekommt sein eigenes Board)
• Was ist eine Liste (Spalte)?
• Was ist eine Karte (Titel, Beschreibung, Kommentare, Checkliste, Personenzuordnung)?
• Wie verschiebt man Karten von Liste zu Liste?
• Erklären Sie die Rollen. Machen Sie vor, wie ein Auftrag bearbeitet wird.
• Teilen Sie Teams ein. Versenden Sie die Links zu den Boards an die Teams (z. B. im Chat Ihrer Videokonferenz-Software). Jeder Spieler trägt seinen Namen in die Listenüberschrift ein. Ggf. geben Sie den Teams in Break-Out-Sessions Zeit, sich abzustimmen.
• Weisen Sie darauf hin, dass eine Runde 2 x 3 Minuten dauert.

Runde 1

Die Rollen und Aufgaben wurden ja schon vorgestellt. Nun wird die Zeit gestartet. Stellen Sie die Uhr auf 3 Minuten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, bitten Sie alle Beteiligten, mit der Arbeit aufzuhören.

Die Manager müssen nun einen Bericht erstellen. Dazu soll sich der Manager erst mit dem Team besprechen: Wo stehen wir? Schaffen wir das Ziel von 84 Personen noch?

Erfahrungsgemäß hat kein Team nach drei Minuten etwas fertig. Tragen Sie Anzahl der Personen in ihre Tabelle ein (meist 0 Punkte).

Stellen Sie die Uhr wieder auf drei Minuten und lassen Sie die Teams weiter arbeiten.
Wenn die Zeit abgelaufen ist, lassen Sie den Manager erneut einen Bericht erstellen. In der ersten Runde werden selten viele Punkte verdient. Tragen Sie den Endstand ein.

Auswertung der Runde 1

Fragen Sie die Gruppe, was passiert ist. Wieso haben wir das Ziel nicht erreicht? Wenn Sie wollen, können Sie typische Managementfloskeln nutzen: "Kein Wunder, dass dies nicht klappt. Sie sind ja auch nicht leidenschaftlich und motiviert. Wir brauchen hier aber motivierte Mitarbeiter."

Vielleicht nennt jemand als Ursache, dass alle warten mussten. Bestätigen Sie dies. Das werden wir in der nächsten Runde ändern. Fragen sie, ob den Teams solche Situationen bekannt vorkommen.

Hintergrund: Diese Runde bildet einen klassischen Wasserfall mit festen Zuständigkeiten und großen Stapeln ab.

Vorbereitung für Runde 2

In der zweiten Runde verändern wir die Stapelgröße. Statt 6 Aufträge am Stück weiter zu geben, darf jeder den Auftrag weitergeben, solange in der nächsten Station nicht schon 2 Aufträge liegen (WIP-Limit = 2).

Bereiten Sie das Board vor:

• In der Auftraggeberspalte brauchen Sie wieder die 36 unbearbeiteten Ausgangsaufträge.
• Löschen Sie in den anderen Spalten (außer in der Ausgeliefert-Spalte) alle angefangenen Aufträge.
• Legen Sie eine Liste für die fertigen Aufträge aus Runde 2 an (z. B. "Ausgeliefert Runde 2")
• Tragen Sie in den Listen zus. "max 2" ein.

Abb. 6: Aufbau für Runde 2

Runde 2

Nun wird die Zeit gestartet. Stellen Sie die Uhr auf 3 Minuten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, bitten Sie alle Beteiligten, mit der Arbeit aufzuhören. Die Manager müssen nun einen Bericht erstellen. Dazu soll sich der Manager erst mit dem Team besprechen: Wo stehen wir?

Erfahrungsgemäß haben alle Teams nun schon etwas fertig. Tragen Sie für jedes Team in Ihrer Tabelle die Anzahl der belieferten Personen ein.. Stellen Sie die Uhr wieder auf drei Minuten und lassen Sie die Teams weiter arbeiten.

Wenn die Zeit abgelaufen ist, lassen Sie den Manager erneut einen Bericht erstellen. Tragen Sie den Endstand ein.

Tätigkeiten im Überblick:

• Timer mit 3 Minuten starten
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuelle Anzahl belieferter Personen eintragen.
• Timer wieder mit 3 Minuten starten.
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuelle Anzahl belieferter Personen eintragen.

Auswertung der Runde 2

Fragen Sie die Gruppe, was passiert ist. Haben wir das Ziel erreicht? Meist haben die Teams das Ziel mehr oder weniger geschafft.

Zeigen Sie auf die Daten. Fragen Sie die Gruppe, ob das eine gute oder eine schlechte Änderung war? (Das ist übrigens empirisches Arbeiten. Man stellt Hypothesen auf, sammelt Daten und bewertet das Ergebnis anhand der Daten.)

Nun ist schon sichtbar, dass das Arbeitsergebnis vom System der Zusammenarbeit und nicht von der Motivation der Mitarbeiter abhängt. Es wurde ja die gleiche Arbeit wie in der ersten Runde getan. Aber das Team hat insgesamt mehr geschafft.

Hier sieht man auch, dass man das ganze System betrachten muss. Es reicht nicht, wenn eine Person schneller arbeitet. Es kommt auf den gesamten Durchsatz an.

Hintergrund: in dieser Runde lernen die Spieler Kanban und WIP-Limits kennen.

Vorbereitung für Runde 3

In der dritten Runde heben wir die Spezialisierung auf. Es gibt außer beim Auftraggeber und Manager keine festen Jobs mehr. Jeder, der nichts zu tun hat, holt sich den nächsten Auftrag vom Auftraggeber und bearbeitet ihn. Randbedingung: keiner testet seine eigene Arbeit (und es gibt keine Testerrolle).

Bereiten Sie das Board vor:

• In der Auftraggeberspalte brauchen Sie wieder die 36 unbearbeiteten Ausgangsaufträge.
• Löschen Sie in den anderen Spalten (außer in der Ausgeliefert-Spalte) alle angefangenen Aufträge.
• Legen Sie eine neue Liste für die fertigen Aufträge aus Runde 3 an (z. B. "Ausgeliefert Runde 3")
• Löschen oder verschieben Sie die Listen für Analyst, Lieferant, Preisermittler und Tester.
• Legen Sie neue Listen "in Arbeit" und "zu Testen" an.

Abb. 7: Aufbau für Runde 3

Dritte (und letzte) Runde

Stellen Sie die Uhr auf ZWEI Minuten und lassen Sie die Teams arbeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, lassen Sie den Manager erneut einen Bericht erstellen. Tragen Sie aktuelle Anzahl belieferter Personen ein. Die Spieler müssen sich nun auf eine Verbesserungsmaßnahme einigen. Wiederholen Sie das Ganze, bis die 6 Minuten zu Ende sind.

Tätigkeiten im Überblick:

• Timer mit 2 Minuten starten
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuelle Anzahl belieferter Personen eintragen. Team sucht aktiv nach Verbesserungen.
• Timer wieder mit 2 Minuten starten.
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuelle Anzahl belieferter Personen eintragen. Team sucht aktiv nach Verbesserungen.
• Timer wieder mit 2 Minuten starten.
• Nach Ablauf der Zeit: Bericht erstellen lassen und aktuelle Anzahl belieferter Personen eintragen.

Auswertung der dritten Runde

 Fragen Sie die Gruppe, was passiert ist. Haben wir das Ziel erreicht? Meist haben die Teams viel mehr geschafft. Zeigen Sie auf die Daten. Fragen Sie die Gruppe, ob das eine gute oder eine schlechte Änderung war? Wieso haben wir mehr geschafft? Es waren die gleichen Leute und die gleiche Arbeit.

In dieser Runde sehen wir sehr deutlich, dass die Art wie wir zusammenarbeiten einen sehr großen Einfluss auf das Ergebnis hat.

Hintergrund: interdisziplinäre Teams sind ein Merkmal von Scrum.

Abb. 8: Beispielhafte Ergebnisse von 2 Teams nach 3 Runden

Warum funktioniert das Spiel?

Die Simulation funktioniert gut:

• Kein Team kann alles in der ersten Runde schaffen. Die großen Stapel führen zu langen Wartezeiten. Es klappt nur, wenn die Analyse sehr schnell fertig ist und es einen guten Kopfrechner im Team gibt.
• Selbst wenn ein Team alles in der ersten Runde schafft. In der zweiten Runde schafft es viel mehr und liefert schon früher Wert.
• In der dritten Runde fallen die Übergabepunkte weg.

Nutzungsbedingungen

Jeder darf diese Simulation verwenden. Wir bitten um die Nennung der Originalautoren und den Verweise auf diese Spielanleitung. Beispieltext:

UFG Catering Simulation by Jan Fischbach und Holger Lotter/Scrum Events, www.teamworkblog.de

Material

Zu dieser Anleitung gibt es noch Begleitmaterial: https://drive.google.com/open?id=1FcCHrjCFUdEeAONTuVHCr4CRd0FUf1fO

Dieses Archiv enthält folgende Dateien:

Einseitige Kurzanleitung. Die PDF-Version wird vorab an die Spieler zum Ausdrucken verschickt.

• UFG-Catering-Anweisungen (Spieler).pdf
• UFG-Catering-Anweisungen (Spieler).pptx
• UFG-Catering-Anweisungen (Spieler).odp

Präsentation zur Vorstellung der Simulation

• UFG-Catering (Introduction).pptx
• UFG-Catering (Introduction).odp
• UFG-Catering (Introduction).pdf

Textdatei mit Aufträgen für Trello.

• UFG-Catering-Anweisungen (Trainer).txt

Tabellendokument, um die Ergebnisse anzuzeigen.

• UFG-Catering-Ergebnisse.xlsx
• UFG-Catering-Ergebnisse.ods