OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch
einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später
kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie
ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie
funktioniert OneNote auf dem SharePoint?
Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so
leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge
deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.
Das ist im Einzelnen:
- Zugriffsrechte: Wie werden die Rechte auf OneNote-Dateien vergeben?
- Ablage/Freigabe von OneNote-Notizbüchern
- Synchronisation von OneNote-Dateien
Zugriffsrechte
OneNote nimmt immer seine Zugriffsrechte vom Speicherort.
Immer. OneNote hat kein eigenes Freigabesystem (auch wenn es bis zur Version
2010 so tut als ob). Daher ist der Speicherort des Notizbuches einerseits die
erste Frage, die man beim Erstellen eines Notizbuches beantworten muss und auch
im Zusammenhang mit der potenziellen Zusammenarbeit die wichtigste.
 |
| Vergabe von Lese- oder Schreibrecht auf ein Notizbuch auf SharePoint |
Ablage auf einem Laufwerksordner:
Wer Zugriff auf den Speicherort hat, hat Zugriff auf die
Information. Ende der Geschichte. OneNote bildet einen Ordner mit Dateien darin
(die Abschnitte) und verhält sich nicht anders als jede andere Datei auch. Ein
Link kann verschickt werden, nötig ist es nicht. Jeder der Zugriff auf den
Speicherort hat, kann auch die darin enthaltenen Dateien öffnen und bearbeiten.
Öffnet man eine Datei – die identisch ist mit einem Abschnitt – öffnet sich das
komplette Notizbuch. Ähnlich, wie sich auch in Excel immer die ganze Mappe mit
allen Tabellenblättern öffnet.
Ablage auf OneDrive oder SharePoint:
Hier hat der Besitzer des Notizbuches mehr Möglichkeiten.
Zugriffsrechte können „einzeln“ vergeben werden – auch hier in Abhängigkeit von
der Rechtestruktur des Speicherortes. Ein Notizbuch auf OneDrive kann recht
einfach per Link an beliebige Personen freigegeben werden. SharePoint ist meist
begrenzt auf Mitarbeitendes des eigenen Unternehmens.
Umzug auf OneDrive
Verschieben eine Notizbuches von einem geteilten Laufwerk
auf OneDrive
Möglicherweise haben Sie ein Notizbuch zunächst auf dem
Laufwerk gespeichert und wollen es nun auf OneDrive verschieben? Das muss man
unbedingt in der richtigen Weise tun, denn einfaches Hochladen führt nicht zum
gewünschten Ergebnis. Der Grund dafür: auf der Laufwerkablage ist das Notizbuch
ein Ordner, auf SharePoint ist es eine Datei.
Das beste Vorgehen: Erstellen Sie ein neues Notizbuch auf
SharePoint, öffnen Sie es in OneNote und verschieben Sie dann die Abschnitte
vom alten in das neue Notizbuch. Schließen und löschen Sie das alte Notizbuch.
Lokale Synchronisation
In OneNote werden alle geöffneten Notizbücher lokal
synchronisiert.
Auch das ist sehr praktisch, ohne jeden Zweifel. Eine Falle
wird das, wenn ein gemeinsam genutztes Notizbuch am Speicherort verschoben oder
umbenannt wird. Dann wird die Synchronisierung ausgesetzt und jeder arbeitet
nur noch in seine lokale Kopie hinein. Zu erkennen ist dies am roten Warnpunkt:
 |
| momentan nicht synchronisiertes Notizbuch |
Lösung im Vorfeld:
Wenn ein Notizbuch umgezogen oder umbenannt werden soll,
gibt es nur einen guten Weg:
• alle Beteiligten schließen das Notizbuch
• einer tut was nötig ist
• alle öffnen das Notizbuch wieder.
Lösung wenn es eigentlich schon zu spät ist:
Wurde ein ganzes Notizbuch versehentlich gelöscht, und gibt
es nur noch eine oder mehrere lokale Kopien davon funktioniert folgende
Rettungsaktion:
Datei - Exportieren (oder Speichern unter) - Notizbuch - Als
OneNote Paket.
So wird eine Art zip-Datei des gesamten Notizbuches erzeugt.
Diese Datei speichern Sie an einen interims-Speicherort ab. Öffnen Sie sie von
dort und speichern Sie die entpackte Datei neu. Eventuelle Freigaben müssen
allerdings neu erstellt werden.
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