Direkt zum Hauptbereich

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint?
Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Das ist im Einzelnen:
  • Zugriffsrechte: Wie werden die Rechte auf OneNote-Dateien vergeben?
  • Ablage/Freigabe von OneNote-Notizbüchern
  • Synchronisation von OneNote-Dateien

Zugriffsrechte

OneNote nimmt immer seine Zugriffsrechte vom Speicherort. Immer. OneNote hat kein eigenes Freigabesystem (auch wenn es bis zur Version 2010 so tut als ob). Daher ist der Speicherort des Notizbuches einerseits die erste Frage, die man beim Erstellen eines Notizbuches beantworten muss und auch im Zusammenhang mit der potenziellen Zusammenarbeit die wichtigste.
Vergabe von Lese- oder Schreibrecht auf ein Notizbuch auf SharePoint

Ablage auf einem Laufwerksordner:

Wer Zugriff auf den Speicherort hat, hat Zugriff auf die Information. Ende der Geschichte. OneNote bildet einen Ordner mit Dateien darin (die Abschnitte) und verhält sich nicht anders als jede andere Datei auch. Ein Link kann verschickt werden, nötig ist es nicht. Jeder der Zugriff auf den Speicherort hat, kann auch die darin enthaltenen Dateien öffnen und bearbeiten. Öffnet man eine Datei – die identisch ist mit einem Abschnitt – öffnet sich das komplette Notizbuch. Ähnlich, wie sich auch in Excel immer die ganze Mappe mit allen Tabellenblättern öffnet.

Ablage auf OneDrive oder SharePoint:

Hier hat der Besitzer des Notizbuches mehr Möglichkeiten. Zugriffsrechte können „einzeln“ vergeben werden – auch hier in Abhängigkeit von der Rechtestruktur des Speicherortes. Ein Notizbuch auf OneDrive kann recht einfach per Link an beliebige Personen freigegeben werden. SharePoint ist meist begrenzt auf Mitarbeitendes des eigenen Unternehmens.

Umzug auf OneDrive

Verschieben eine Notizbuches von einem geteilten Laufwerk auf OneDrive
Möglicherweise haben Sie ein Notizbuch zunächst auf dem Laufwerk gespeichert und wollen es nun auf OneDrive verschieben? Das muss man unbedingt in der richtigen Weise tun, denn einfaches Hochladen führt nicht zum gewünschten Ergebnis. Der Grund dafür: auf der Laufwerkablage ist das Notizbuch ein Ordner, auf SharePoint ist es eine Datei.
Das beste Vorgehen: Erstellen Sie ein neues Notizbuch auf SharePoint, öffnen Sie es in OneNote und verschieben Sie dann die Abschnitte vom alten in das neue Notizbuch. Schließen und löschen Sie das alte Notizbuch.

Lokale Synchronisation

In OneNote werden alle geöffneten Notizbücher lokal synchronisiert.
Auch das ist sehr praktisch, ohne jeden Zweifel. Eine Falle wird das, wenn ein gemeinsam genutztes Notizbuch am Speicherort verschoben oder umbenannt wird. Dann wird die Synchronisierung ausgesetzt und jeder arbeitet nur noch in seine lokale Kopie hinein. Zu erkennen ist dies am roten Warnpunkt:
momentan nicht synchronisiertes Notizbuch

Lösung im Vorfeld:

Wenn ein Notizbuch umgezogen oder umbenannt werden soll, gibt es nur einen guten Weg:
• alle Beteiligten schließen das Notizbuch
• einer tut was nötig ist
• alle öffnen das Notizbuch wieder.

Lösung wenn es eigentlich schon zu spät ist:

Wurde ein ganzes Notizbuch versehentlich gelöscht, und gibt es nur noch eine oder mehrere lokale Kopien davon funktioniert folgende Rettungsaktion:
Datei - Exportieren (oder Speichern unter) - Notizbuch - Als OneNote Paket.
So wird eine Art zip-Datei des gesamten Notizbuches erzeugt. Diese Datei speichern Sie an einen interims-Speicherort ab. Öffnen Sie sie von dort und speichern Sie die entpackte Datei neu. Eventuelle Freigaben müssen allerdings neu erstellt werden.

Kommentare

  1. Teile uns mit, welchen Stil du bevorzugst und welche Größe du dir vorstellst Du kannst auch angeben, wie viele Personen oder Tiere auf dem Bild zu sehen sein sollen Des Weiteren bieten wir dir die Möglichkeiten dein Bild als Standard Leinwandbild oder in einem Rahmen zu erhalten Bild malen lassen

    AntwortenLöschen

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario:  Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser.  Kommt Dir das bekannt vor? Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll.  Was es ermöglicht: Förderung des Projekterfolg Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts Missverständnissen wird vorgebeugt Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE d