Direkt zum Hauptbereich

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint?
Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Das ist im Einzelnen:
  • Zugriffsrechte: Wie werden die Rechte auf OneNote-Dateien vergeben?
  • Ablage/Freigabe von OneNote-Notizbüchern
  • Synchronisation von OneNote-Dateien

Zugriffsrechte

OneNote nimmt immer seine Zugriffsrechte vom Speicherort. Immer. OneNote hat kein eigenes Freigabesystem (auch wenn es bis zur Version 2010 so tut als ob). Daher ist der Speicherort des Notizbuches einerseits die erste Frage, die man beim Erstellen eines Notizbuches beantworten muss und auch im Zusammenhang mit der potenziellen Zusammenarbeit die wichtigste.
Vergabe von Lese- oder Schreibrecht auf ein Notizbuch auf SharePoint

Ablage auf einem Laufwerksordner:

Wer Zugriff auf den Speicherort hat, hat Zugriff auf die Information. Ende der Geschichte. OneNote bildet einen Ordner mit Dateien darin (die Abschnitte) und verhält sich nicht anders als jede andere Datei auch. Ein Link kann verschickt werden, nötig ist es nicht. Jeder der Zugriff auf den Speicherort hat, kann auch die darin enthaltenen Dateien öffnen und bearbeiten. Öffnet man eine Datei – die identisch ist mit einem Abschnitt – öffnet sich das komplette Notizbuch. Ähnlich, wie sich auch in Excel immer die ganze Mappe mit allen Tabellenblättern öffnet.

Ablage auf OneDrive oder SharePoint:

Hier hat der Besitzer des Notizbuches mehr Möglichkeiten. Zugriffsrechte können „einzeln“ vergeben werden – auch hier in Abhängigkeit von der Rechtestruktur des Speicherortes. Ein Notizbuch auf OneDrive kann recht einfach per Link an beliebige Personen freigegeben werden. SharePoint ist meist begrenzt auf Mitarbeitendes des eigenen Unternehmens.

Umzug auf OneDrive

Verschieben eine Notizbuches von einem geteilten Laufwerk auf OneDrive
Möglicherweise haben Sie ein Notizbuch zunächst auf dem Laufwerk gespeichert und wollen es nun auf OneDrive verschieben? Das muss man unbedingt in der richtigen Weise tun, denn einfaches Hochladen führt nicht zum gewünschten Ergebnis. Der Grund dafür: auf der Laufwerkablage ist das Notizbuch ein Ordner, auf SharePoint ist es eine Datei.
Das beste Vorgehen: Erstellen Sie ein neues Notizbuch auf SharePoint, öffnen Sie es in OneNote und verschieben Sie dann die Abschnitte vom alten in das neue Notizbuch. Schließen und löschen Sie das alte Notizbuch.

Lokale Synchronisation

In OneNote werden alle geöffneten Notizbücher lokal synchronisiert.
Auch das ist sehr praktisch, ohne jeden Zweifel. Eine Falle wird das, wenn ein gemeinsam genutztes Notizbuch am Speicherort verschoben oder umbenannt wird. Dann wird die Synchronisierung ausgesetzt und jeder arbeitet nur noch in seine lokale Kopie hinein. Zu erkennen ist dies am roten Warnpunkt:
momentan nicht synchronisiertes Notizbuch

Lösung im Vorfeld:

Wenn ein Notizbuch umgezogen oder umbenannt werden soll, gibt es nur einen guten Weg:
• alle Beteiligten schließen das Notizbuch
• einer tut was nötig ist
• alle öffnen das Notizbuch wieder.

Lösung wenn es eigentlich schon zu spät ist:

Wurde ein ganzes Notizbuch versehentlich gelöscht, und gibt es nur noch eine oder mehrere lokale Kopien davon funktioniert folgende Rettungsaktion:
Datei - Exportieren (oder Speichern unter) - Notizbuch - Als OneNote Paket.
So wird eine Art zip-Datei des gesamten Notizbuches erzeugt. Diese Datei speichern Sie an einen interims-Speicherort ab. Öffnen Sie sie von dort und speichern Sie die entpackte Datei neu. Eventuelle Freigaben müssen allerdings neu erstellt werden.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Die Stimmung in Deinem Team drehen? So wird’s gemacht.

Oder ähnlich. Mir gefiel der Titel. Vor ein paar Tagen hat mich jemand angesprochen und von einem, wohl etwas frustrierenden, virtuellen Teammeeting erzählt. Die Teammitglieder zogen lange Gesichter, schauten grimmig in ihre Kameras. Ich habe mich dann gefragt, was ich tun würde, wenn ich in so einer Situation wäre. In diesem Blogpost beschreibe ich ein paar Tipps mit denen Du die Stimmung in Deinem Team (und Deine eigene) verbessern kannst.

Als Team innehalten für ein neues Jahr

Es ist eine schöne Tradition, den Jahreswechsel für das persönliche Innehalten zu nutzen. Als einzelne Person blickt man zurück, reflektiert und wünscht sich etwas für das neue Jahr. Einige Menschen nehmen sich etwas für das neue Jahr vor. Aber geht es auch auf der Ebene eines Teams?

Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Leisten! Leisten? Leisten!

Warum opfern wir so viel für den Job, selbst wenn es uns nicht wirklich weiterbringt? Ein paar blasphemische Gedanken zu einem für uns überlebenswichtigen Thema. 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Tanz der Konflikte - Tipps und Tricks für Führungskräfte im Konfliktmanagement

Erinnern Sie sich, zu welcher Musik sie so richtig ausgelassen tanzen konnten? Stellen Sie sich die digitale Transformation Ihrer Organisation als eine große Tanzinszenierung vor: Unterschiedlichste Rhythmen und Stilrichtungen treffen aufeinander - die Heavy-Metal-Fans auf die Diskofox-Queens, die Raver auf die LineDancer. Diese Vielfalt führt zwangsläufig zu Konflikten. Doch was, wenn wir sie als kreative Impulse für Fortschritt nutzen? Wie Führungskräfte diese Konfliktenergie effektiv nutzen, zeigt dieser Artikel. Konflikte verstehen: Warum sie unvermeidbar und wertvoll sind Konflikte - formwandelnde Begleiter Konflikte entstehen überall. Führungskräfte erleben Konflikte häufig in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Erwartungen oder Widerständen gegenüber neuen Arbeitsweisen. Während einige bereit sind, neue Schritte auszuprobieren, vertrauen andere auf vertraute Abläufe. Konflikte begleiten die Tänzer:innen auf eine Reise zwischen unterschiedlichen Bühnen. Jed...