Wie Sie radikal Ihre Meetings verkürzen - wenn Sie möchten...

Eigentlich müsste es ja genug Artikel darüber geben, wie man Meetings (angenehm) kurz und erfolgreich gestaltet. Es dürfte eigentlich niemand mehr in unproduktiven Meetings sitzen. Trotzdem erzählt mir jede Woche mindestens eine Person, dass sie Opfer langer, quälender und endlos scheinender Sitzungen ist. 25 bis 30 Stunden pro Woche in Meetings sitzen, 4 Stunden Telefonkonferenz pro Woche. Wer erlaubt so etwas? (/1/)

Um dieses Blog-Meeting so knapp wie möglich zu strapazieren, gebe ich Ihnen meine fünf knallhärtesten Tipps, wie Sie jedes Meeting sofort radikal reduzieren können.

Zunächst mal unsere Top-Ten Merkmale grauenhafter Meetings:

1. Sie dauern zu lange.
2. Es gibt kein Ergebnis.
3. Der Anlass des Meetings ist nicht geklärt.
4. Es sind nicht die richtigen Leute eingeladen.
5. Es gibt keine gemeinsame Aufmerksamkeit.
6. Der Bedenkenträger redet das Meeting tot.
7. Der Vielfrager möchte immer das Grundsätzliche hinterfragen.
8. Wenn der Zu-spät-Kommende eingetroffen ist, beginnt das Meeting von vorn.
9. Ohne den Zu-früh-Gegangenen kann keine Entscheidung getroffen werden.
10. Die Person mit den meisten Schulterklappen reißt das Meeting an sich und gibt es nicht wieder her.

Was tun?

Nr. 1 - Agenda mit Akzeptanzkriterien

Wer auch immer das Meeting einberuft, stellt eine Agenda auf. Für jedes Thema auf der Agenda wird mindestens ein Akzeptanzkriterium bestimmt. Wann ist die Person, die das Thema auf die Agenda setzt, zufrieden mit dem Ergebnis.

Zum Beispiel: Wenn der Status von Teilprojekt XY2021 geklärt ist und alle Teilnehmer am Ende des Meetings wissen, was sie zu tun haben.

Notieren Sie die Akzeptanzkriterien neben dem Thema, wenn Sie die Agenda vorab verschicken.

Was tun, wenn keine Agenda vorab möglich ist?

Bestimmen Sie den Anlass des Meetings zu Beginn und nehmen Sie sich Zeit, die Akzeptanzkriterien zu definieren.

Nr. 2 - Die Agenda erweitern um "Timeboxing"

Bestimmen Sie VORHER, wie viel Zeit Sie sich für das jeweilige Thema nehmen möchten. Wenn dann die Zeit abgelaufen ist, ohne dass es ein Ergebnis gibt, lassen Sie die Gruppe abstimmen, wie viel Zeit sie noch in das Thema investieren möchte.

Nr. 3 - Einen Moderator / eine Moderatorin benennen

Dafür brauchen Sie eine/n Moderator/in. Wenn Sie die Moderation übernehmen, warnen Sie Ihre Kollegen, dass sie sich unbeliebt machen werden und die Moderationsregeln strikt durchsetzen. Vielleicht mit ein bisschen Empathie. Sie greifen auch ein, wenn Nr. 10 der grauenhaften Meetings das Meeting kapert. Sie merken sicherlich in diesem Moment, dass die Person aus Nr. 10 sich nicht unbedingt als Moderator eignet.

Nr. 4 - Visualisieren

Wenn Sie die Moderation übernehmen, visualisieren Sie in der Sitzung. Schreiben Sie Zwischenergebnisse oder Themen oder das eben Gesagte auf bunte Haftnotizen und kleben sie Sie an eine Wand, ein Flipchart oder ans Fenster oder sonst wohin. Im Laufe des Meetings können Sie selbst oder Teammitglieder diese Haftnotizen wieder neu ordnen, um Themen oder Ergebnisse neu zu strukturieren.

Nach dem Meeting machen Sie ein Foto der Visualisierung und stellen Sie in die Teamablage. Das spart lästiges Protokollschreiben.

Nr. 5 - Die eigentliche Ursache für das Meeting klären

Was eigentlich die Ursache für das Meeting? Fällt Ihnen etwas ein?

Warum ist das so?

Und warum ist das so?

Und warum ist DAS so?

Warum?

Wenn Sie fünfmal "Warum?" gefragt haben, erfahren Sie vielleicht die wirkliche Ursache für das Meeting. Häufig ist die Ursache der Wunsch nach... einem Statusbericht. Wenn das bei Ihnen auch so ist - da gibt es Abhilfe. Installieren Sie einen sogenannten Information-Radiator. Das kann ein Scrum-Board, Kanban-Board sein oder ein prozessorientertes Ablage-System sein.

Wenn das Meeting verhinderbar ist, verhindern Sie es.

Und wenn das alles gar nichts hilft? Dann schreiben Sie bitte unten einen Kommentar. 

Anmerkungen:

• /1/ Irgendwo habe ich mal gelesen, dass der Anteil von Soziopathen auf 4% geschätzt wird. Sind sie es, die so lange Meetings erlauben? Oder sind es die 17,5 "actively disengaged"
  Mitarbeiter, die es laut Gallup Studie 2014 gab. (Employee Engagement). Versuchen sie das eigene Unternehmen durch lange Meetings zu schädigen? Scheint zu funktionieren.
• /2/ Über die "5-Whys"-Methode hat Jan hier geschrieben: http://www.teamworkblog.de/2014/11/wie-sie-mit-5-whys-oder.html