Wie Sie radikal Ihre Meetings verkürzen

Wie Sie radikal Ihre Meetings verkürzen - wenn Sie möchten...

Eigentlich müsste es ja genug Artikel darüber geben, wie man Meetings (angenehm) kurz und erfolgreich gestaltet. Es dürfte eigentlich niemand mehr in unproduktiven Meetings sitzen. Trotzdem erzählt mir jede Woche mindestens eine Person, dass sie Opfer langer, quälender und endlos scheinender Sitzungen ist. 25 bis 30 Stunden pro Woche in Meetings sitzen, 4 Stunden Telefonkonferenz pro Woche. Wer erlaubt so etwas? (/1/)

Um dieses Blog-Meeting so knapp wie möglich zu strapazieren, gebe ich Ihnen meine fünf knallhärtesten Tipps, wie Sie jedes Meeting sofort radikal reduzieren können.

Zunächst mal unsere Top-Ten Merkmale grauenhafter Meetings:

Sie dauern zu lange.
Es gibt kein Ergebnis.
Der Anlass des Meetings ist nicht geklärt.
Es sind nicht die richtigen Leute eingeladen.
Es gibt keine gemeinsame Aufmerksamkeit.
Der Bedenkenträger redet das Meeting tot.
Der Vielfrager möchte immer das Grundsätzliche hinterfragen.
Wenn der Zu-spät-Kommende eingetroffen ist, beginnt das Meeting von vorn.
Ohne den Zu-früh-Gegangenen kann keine Entscheidung getroffen werden.
Die Person mit den meisten Schulterklappen reißt das Meeting an sich und gibt es nicht wieder her.

Was tun?

Nr. 1 - Agenda mit Akzeptanzkriterien

Wer auch immer das Meeting einberuft, stellt eine Agenda auf. Für jedes Thema auf der Agenda wird mindestens ein Akzeptanzkriterium bestimmt. Wann ist die Person, die das Thema auf die Agenda setzt, zufrieden mit dem Ergebnis.

Zum Beispiel: Wenn der Status von Teilprojekt XY2021 geklärt ist und alle Teilnehmer am Ende des Meetings wissen, was sie zu tun haben.

Notieren Sie die Akzeptanzkriterien neben dem Thema, wenn Sie die Agenda vorab verschicken.

Was tun, wenn keine Agenda vorab möglich ist?

Bestimmen Sie den Anlass des Meetings zu Beginn und nehmen Sie sich Zeit, die Akzeptanzkriterien zu definieren.

Nr. 2 - Die Agenda erweitern um "Timeboxing"

Bestimmen Sie VORHER, wie viel Zeit Sie sich für das jeweilige Thema nehmen möchten. Wenn dann die Zeit abgelaufen ist, ohne dass es ein Ergebnis gibt, lassen Sie die Gruppe abstimmen, wie viel Zeit sie noch in das Thema investieren möchte.

Nr. 3 - Einen Moderator / eine Moderatorin benennen

Dafür brauchen Sie eine/n Moderator/in. Wenn Sie die Moderation übernehmen, warnen Sie Ihre Kollegen, dass sie sich unbeliebt machen werden und die Moderationsregeln strikt durchsetzen. Vielleicht mit ein bisschen Empathie. Sie greifen auch ein, wenn Nr. 10 der grauenhaften Meetings das Meeting kapert. Sie merken sicherlich in diesem Moment, dass die Person aus Nr. 10 sich nicht unbedingt als Moderator eignet.

Nr. 4 - Visualisieren

Wenn Sie die Moderation übernehmen, visualisieren Sie in der Sitzung. Schreiben Sie Zwischenergebnisse oder Themen oder das eben Gesagte auf bunte Haftnotizen und kleben sie Sie an eine Wand, ein Flipchart oder ans Fenster oder sonst wohin. Im Laufe des Meetings können Sie selbst oder Teammitglieder diese Haftnotizen wieder neu ordnen, um Themen oder Ergebnisse neu zu strukturieren.

Nach dem Meeting machen Sie ein Foto der Visualisierung und stellen Sie in die Teamablage. Das spart lästiges Protokollschreiben.

Nr. 5 - Die eigentliche Ursache für das Meeting klären

Was eigentlich die Ursache für das Meeting? Fällt Ihnen etwas ein?

Warum ist das so?

Und warum ist das so?

Und warum ist DAS so?

Warum?

Wenn Sie fünfmal "Warum?" gefragt haben, erfahren Sie vielleicht die wirkliche Ursache für das Meeting. Häufig ist die Ursache der Wunsch nach... einem Statusbericht. Wenn das bei Ihnen auch so ist - da gibt es Abhilfe. Installieren Sie einen sogenannten Information-Radiator. Das kann ein Scrum-Board, Kanban-Board sein oder ein prozessorientertes Ablage-System sein.

Wenn das Meeting verhinderbar ist, verhindern Sie es.

Und wenn das alles gar nichts hilft? Dann schreiben Sie bitte unten einen Kommentar.

Anmerkungen:

/1/ Irgendwo habe ich mal gelesen, dass der Anteil von Soziopathen auf 4% geschätzt wird. Sind sie es, die so lange Meetings erlauben? Oder sind es die 17,5 "actively disengaged"

Mitarbeiter, die es laut Gallup Studie 2014 gab. (Employee Engagement). Versuchen sie das eigene Unternehmen durch lange Meetings zu schädigen? Scheint zu funktionieren.
/2/ Über die "5-Whys"-Methode hat Jan hier geschrieben: http://www.teamworkblog.de/2014/11/wie-sie-mit-5-whys-oder.html

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen. In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.

Prozessorientierte Dokumentation - Wie geht das?

Bestimmte Softwareprodukte brauchen eine Dokumentation, damit neue Anwender:innen schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten können. Aber wie entsteht diese Dokumentation? Wie lange dauert das?

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Warum bringen Warum-Fragen so wenig?

Frust! Wieder gibt's am Ende des Meetings keine Lösungen, sondern nur Diskussionen darüber, wer was warum verbockt hat. Wieder geht nichts voran. Warum passiert uns das immer wieder? (Ha! Da ist sie wieder, die Warum-Frage.)

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen