Wie ein Product Backlog Entscheidungen verbessert

Bei Projekten mit größerer Unsicherheit liefern iterative Arbeitsweisen schneller Ergebnisse. Bei Scrum benutzen wir ein "Product Backlog". Das ist eine Liste, in der alle Projektideen festgehalten werden. Die Arbeit mit einem Backlog ist ein praktisches Mittel, um deutlich bessere Entscheidungen zu treffen. Es lohnt sich also, einen Blick darauf zu werfen, wie man mit dem Backlog am besten arbeitet.

 

Der Mensch als schlechter Entscheider

"Decisive" von den Heath-Brüdern /1/ ist ein sehr gut lesbares Buch darüber, wie schlecht Menschen eigentlich Entscheidungen treffen. Denn bestimmte kognitive Verzerrungen beeinflussen unsere Entscheidungsfähigkeit sehr stark. Vor allem diese vier Punkte betonen die Autoren/1, Pos. 311/:

• Wir stehen vor einer Wahl. Aber wir schränken uns selbst auf wenige Optionen ein (narrow framing").
• Wir wägen die Optionen ab. Aber wir suchen nur nach Gründen, warum unsere Lieblingsoption die beste ist (Bestätigungsfehler, "confirmation bias").
• Wir treffen eine Entscheidung. Aber starke Gefühle bringen uns in Versuchung, die falschen Entscheidung zu treffen. Wir bereuen z. B. oft Impulskäufe. 
• Wir leben mit den getroffenen Entscheidungen. Aber oft sind wir zu sicher, was die Zukunft angeht (Selbstüberschätzung, "overconfidence").

Die Autoren schreiben weiter, dass man diese Effekte niemals abschalten kann. Aber man kann ihre Auswirkungen begrenzen. Doch dazu gleich mehr. Wen die Details interessieren, dem sei das Buch sehr empfohlen.

Ein Product Backlog ist keine ultimative Anforderungsliste

Ich komme aus dem klassischen Projektmanagement und hatte das mit dem Backlog noch nicht richtig verstanden. Denn ich habe bislang alle Anforderungen gesammelt und priorisiert. Dann wurde abgearbeitet.

Falsch gemacht, Jan. Zur Erinnerung: Wir befinden uns bei agilen Projekten oft im Bereich größerer Unsicherheit. Das bedeutet, wir können gar nicht sicher sein, dass wir die Anforderungen richtig verstanden haben, geschweige denn, dass wir die gewählte Technologie richtig anwenden.

In diesem Jahr habe ich die Simulation "MyToy" von Matthias Jouan /2/im Netz gefunden. Diese macht sehr gut deutlich, wie man ein Backlog benutzt. In dieser Übung arbeiten die Teilnehmer an der Entwicklung von Spielzeugen. Ausgangspunkt sind die rätselhafen Aussagen von Kindern:

"Ich nehme mein Wiiizvroom, tue LEGO rein und fahre los. Brumm. Dann trifft es ein anderes Wiiizvroom, mit dem es ein Gespräch anfängt, weil es auch ein Junge ist. Aber schnell. Das Wiiizvroom ist schon spät dran und muss seine Ware ausliefern. Darum fliegt es los, um schneller anzukommen."

Da nicht klar ist, wie das neue Spielzeug fliegen soll, sammeln die Teilnehmer zunächst alle Ideen zum Fliegen: Flügel, Rotoren, Düsen, fliegender Teppich etc. Diese Ideen kommen ins Backlog. Dann werden die Ideen sortiert: Welche davon macht das Ergebnis besonders gut? Die Teilnehmer entscheiden sich vielleicht für die Düsen. Wenn das nicht klappt, wollen sie Rotoren einbauen. Dann werden mehrere Entwürfe mit unterschiedlicher Anzahl und Position der Düsen erstellt. Die Frage ist immer: Wie können wir die Eigenschaft "Fliegen" möglichst gut im neuen Spielzeug abbilden? Wenn das Thema Fliegen geklärt ist, arbeitet das Team an der nächstwichtigsten Eigenschaft, z. B. Transportieren von Lasten.

Das Product Backlog ist also keine reine Anforderungsliste. Es ist eine Liste von Ideen, die man testen kann, um das Produkt gut zu machen.

 

Das Backlog macht unsere Entscheidungen besser

Wenn wir so damit arbeiten, sehen wir, wie unsere Entscheidungen besser werden:

• Narrow framing: Wir beschränken uns nicht auf eine Idee, sondern suchen bewusst mehrere Optionen. Aus diesen wählen wir die beste aus. So kommen wir aus dem engen Rahmen raus.
• Confirmation Bias: Bei Scrum arbeiten wir empirisch. Das bedeutet, dass wir für jede Option Daten sammeln. Das wiederum bedeutet, dass wir schon bei der Diskussion der Ideen im Backlog darüber sprechen, wie wir Erfolg oder Misserfolg messen können. So halten wir den Bestätigungsfehler im Zaum.
• Emotionen: Backlog-Einträge werden mehrfach besprochen, im Refinement-Meeting und im Sprint-Planungsmeeting. Durch den Zeitverzug und durch den Blick auf die Zielvision, begrenzen wir impulsive Gefühle, die wir später bereuen könnten.
• Overconfidence: In Scrum machen wir bewusst kleine Fortschritte, weil wir ja nicht wissen, ob wir das richtige tun. Deshalb sind auch die Product Backlog Einträge bewusst klein. Wenn wir Fehler machen, sind die Konsequenzen nicht so schlimm.

Chip und Dan Heath zitieren Paul Nutt /3/, der das Entscheidungsverhalten in Unternehmen untersucht hat. Die wichtigste Erkenntnis war, grundsätzlich allen Entscheidungen zu misstrauen, die eine Zustimmung zu nur einer Option fordern ("Starten wir nun das Projekt X oder nicht?").

Wenn Sie mit einem Backlog arbeiten, sammeln Sie grundsätzlich mehrere Ideen. Das ist schon ein guter Anfang für bessere Entscheidungen.

Anmerkungen

• /1/ Heath, Chip ; Heath, Dan: Decisive : How to make better choices in life and work. 0. Aufl.. New York: Random House, 2013.  
• /2/ Matthias Jouan: MyToy : An Agile Product Development Game, Persönliches Blog von Matthias Jouan, erschienen am 27. April 2015, abrufbar unter http://blog.mjouan.fr/mytoy-agile-product-development-game/
• /3/ Nutt, Paul C. "The identification of solution ideas during organizational decision making." Management Science 39.9 (1993): 1071-1085.