Projekt Agile Verwaltung (Teil 3): Ein Manifest, ein Projekt, eine Einladung

Am vergangenen Freitag und gestern war ich auf die Initiative von Thomas Michl, Herausgeber von Tom's Gedankenblog, eingegangen, sich Gedanken über eine Agilisierung der öffentlichen Verwaltung zu machen. /1/ Heute füge ich ein paar Überlegungen an, wie ein solches Projekt aussehen könnte. Und am Ende steht eine Einladung an alle, die sich für das Thema interessieren.

Ein agiles Manifest

Wenn wir von Agilisierung der Verwaltung sprechen wollen, so können wir nicht in erster Linie über Techniken und Arbeitsmethoden im platten Sinne reden. Es wird uns vielmehr nicht erspart bleiben, über Werte und Visionen zu sprechen.

1. Solange den Kommunen ein Steuerheberecht verwehrt wird, können sie ihren Handlungsspielraum nur über Einbindung unbezahlter gesellschaftlicher Arbeit verschaffen. Sie müssen also mit der Zivilgesellschaft in respektvollen Dialog treten.
2. Das beinhaltet, als Bereich eigener Zuständigkeit nicht die Bürger und nicht die „Kunden“, sondern einfach die Einwohner (Bewohner, Menschen) des jeweiligen Gemeindegebiets zu definieren.
3. Die Verwaltungen werden sich wohl die Aufgabe, Visionen für eine gerechte Gesellschaft zu entwickeln, die allen Menschen ein Mindestmaß an sozialer Infrastruktur bietet, nicht weiter verschließen können.

In diesem Sinne sollten wir an einem Manifest für die agile Verwaltung arbeiten. Aber auf keinen Fall am Grünen Tisch!

Vielmehr muss dies die ständig begleitende Aufgabe unserer praktischen Projekte sein. All diejenigen, die sich unserem Thema  nähern wollen, müssen sich auf einen großen Aufwand gefasst machen. Es kommt richtig viel Arbeit auf uns zu. Wir verstehen die Wirkungsweise der Verwaltung nämlich noch nicht sehr gut und wissen deshalb nicht, warum welche Widerstände gegen agile Verfahrensweisen auftreten und wo sie auf Unterstützung rechnen können.

Deshalb ist Mut zum Experiment und Mut zu Niederlagen und Rückschlägen gefragt.

Das Agilisierungsprojekt

Ich denke, die Bereitschaft der Verwaltung über eine Agilisierung der Verwaltung zu reden, ist relativ gering. Ich erlebe die dort Verantwortlichen meistens als Ärmelaufkrempler, immer auf der Suche nach der passenden Toolbox für die akut anstehenden Probleme. Tiefgreifendes Nachdenken im Vorfeld trifft auf wenig Nachfrage.

Deshalb müssen wir Tools anbieten, wohl wissend, dass es mit Tools nicht getan sein wird /2/. Sondern in Erklärung unserer „Lösungen“ müssen wir zeigen, dass diese

i.   auch als Tools besser sind als die herkömmlichen Methoden, aber

ii.  zu ihrer Anwendung einen tieferen Wertewandel bedingen.

Das Product Backlog für unser Projekt sollte also an aktuelle Fragestellungen anknüpfen, wie sie in der Weltsicht von Projektleitern und mittleren Führungskräften (insbesondere von IuK- und Orgaabteilungen) präsent sind.

Mir fallen dabei folgende Dinge ein:

1. Digitale Akte. Das eGovernement-Gesetz von 2014 postuliert erst einmal für die Bundesverwaltung die Einführung einer digitalen Akte. Die Bundesländer sind gerade dabei, auf ihrer Ebene nachzuziehen. Das hat auch die Kommunen unter Zugzwang gesetzt. Das Thema „DMS-Einführung“ erlebt gerade einen großen Boom. (Z. B. waren die entsprechenden Seminare bei der KGSt, die ab 2013 angeboten wurden, auf Anhieb überbucht, und es fanden mehrere Zusatzkurse statt.)
   
   Auf der praktischen Ebene können wir bei diesem Thema gut mitreden. Also: Wie kann man mit agilen Methoden DMS einführen usw.
   
   Auf der „Werteebene“ liegt die Arbeit noch vor uns, eine konkrete, positive Vision zu entwickeln. Das Ziel von eGovernment ist u.a., die Einreichung von Anträgen durch Bürger bei der Verwaltung durchgängig ins Internet zu verlagern. Das sei „bürgerfreundlich“, heißt es. Ich persönlich würde das gerne hinterfragen. Ich fürchte, dass die konkrete Form der geplanten Digitalisierung die Distanz der Verwaltung zur Mehrheit der Bürger größer statt kleiner macht.
2. Prozessoptimierung. Dieses Thema stößt bei den Mitgliedern der KGSt auf ein ähnlich großes Echo wie eGovernment. Weil die kommunale Prozesslandkarte so unübersichtlich ist (siehe Post von Freitag, 11.12.2015), ist die Optimierung der Arbeitsprozesse dort besonders schwierig. Dem hohen Aufwand einer Prozessdokumentation steht oft nur ein begrenzter Nutzen gegenüber. Hinzu kommt, dass Verwaltungen einen höheren Anteil an schwach strukturierten Prozessen (Wissensprozessen) haben als durchschnittliche Gewerbebetriebe.
   
   Deshalb ist eine Methode der Prozessoptimierung gefragt, die gegenüber herkömmlichen Ansätzen besonders schnell und effizient ist und sogar noch höheren Nutzen verspricht. Agiles Prozessmanagement leistet diese Anforderungen.
    
3. Personalmanagement. Das Arbeitsrecht im Öffentlichen Dienst gilt den Verantwortlichen oft als hinderliches Korsett (siehe Post von Freitag, 11.12.2015). Unter agilen Gesichtspunkten müsste das überhaupt nicht so sein. Solange das Bild „individueller Leistung“ vorherrscht (und damit die Kollateralbilder von „Leistungsgeminderten“, „Leistungsunwilligen“ und was dergleichen Zerrbilder mehr sind), richtet sich das Augenmerk der Personalverantwortlichen notwendig immer um das Ziel „Leute schneller loswerden können“.
   
   Sowie man die Betrachtungsweise ändert und auf Teamleistung abzielt, ändert sich das Bild. Agile Denkweisen und agile Werte könnten der Verwaltung extrem nützlich sein, um effizient zu werden und gleichzeitig die Mitarbeiter richtig glücklich zu machen.

Einladung zu einem Workshop

Thomas Michl und ich laden hiermit alle Interessierten ein, sich zu einem eintägigen Workshop zu treffen. Dort soll es um folgende Themen gehen:

1. Eine Vision von Agiler Verwaltung (Agiles Manifest, Beta Version 0.1)
2. Ein Product Backlog für ein Agilisierungs-Projekt
3. Wie können wir uns gut vernetzen (Plattform, Artefakte ...)

Das Treffen findet statt am Donnerstag, dem 11. Februar 2016, von 10 bis 17 Uhr.

Ort ist Karlsruhe. Als Tagungsraum ist vorläufig das CST-Büro vorgesehen in der Kaiserstraße 209 in 76133 Karlsruhe. Melden sich viele Leute an, organisieren wir eine größere Räumlichkeit.

Anmeldung telefonisch unter 0721 5703464 oder per E-Mail bei w.steinbrecher(ätt]commonsenseteam.de.

Anmerkungen

/1/ http://www.teamworkblog.de/2015/12/projekt-agile-verwaltung-gibt-es-dafur.html.
/2/ Ein abschreckendes, aber sehr lehrreiches Beispiel für eine Denkweise, in der Agilität als bloßer Methoden-Werkzeugkasten ohne kulturelle Dimension verstanden wird, findet sich im „White Paper“ einer bekannten Beratungsfirma: http://www.bearingpoint.com/de-de/adaptive-thinking/insights/fuenf-hebel-fuer-eine-agile-verwaltung/