Direkt zum Hauptbereich

OneNote als Vorlagen-Speicher für das Team

Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.


Einfaches Ablegen von Textbausteinen


Wenn Sie für Routineaufgaben - beispielsweise das Beantworten von Anfragen - standardisierte Bausteine verwenden möchten, können Sie diese natürlich als Schnellbaustein oder Schnelltabelle anlegen. Das muss in Word und Outlook getrennt getan werden. Zudem steht der Inhalt nur für den jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Benötigt ein anderes Teammitglied die gleichen Bausteine, muss dieses wieder von vorne anfangen.


Bei einer Änderung des Standardtextes ist das sowohl in Word als auch in Outlook bei jedem betroffenen Mitarbeiter zu erledigen.

OneNote bietet eine komfortable Lösungsmöglichkeit: ein zentrales Notizbuch mit Textbausteinen. Auf diese können Sie aus Word und Outlook zugreifen, auch aus PowerPoint, sollte das gewünscht sein.

Ist das Notizbuch für das Team freigegeben, haben alle Zugriff auf dieselben Inhalte. Eine Änderung oder Ergänzung wird nur einmal durchgeführt und steht sofort allen zur Verfügung.

OneNote als Vorlagenpool

 Natürlich können sie einfach bestimmte Textpassagen, die immer wieder gebraucht werden, z.B. Freudige Zusage, höfliche Absage oder sonstige Standard-Antworten ablegen, und jederzeit sowohl in Word als auch in Outlook abrufen. Es geht aber auch gleich mit Formatierungsvogaben.

Hier ist das Beispiel einer Vorlage für eine Gesprächsnotiz in Tabellenform:

Legen Sie auf einer Seite mit dem Titel "Gesprächsnotiz" eine Tabelle an, vielleicht nach diesem Muster:



 


Verwenden Sie OneNote im Dock-Modus /1/ neben der Anwendung, in welcher Sie die Vorlage benötigen.
Ziehen Sie die Tabelle an die Stelle im Dokument, wo sie erscheinen soll.
Die Formatierung passt sich an die Vorgaben des Zieles an.

Ab OneNote 2013 wird auch Excel im vollem Umfang unterstützt!

Seitenvorlagen in One Note

Auch Vorlage für immer wieder benötigte OneNote Seiten können als Vorlage abgelegt werden. Beispielsweise in der Kundenbetreuung ein Formular, um den Anruf eines Kunden aufzunehmen und gleichzeitig die notwendigen Aktionen auf den Weg zu bringen.

So legen Sie eine Seitenvorlage an (ON 2013)
Erstellen Sie zuerst die Seite, so wie sie als Vorlage sein soll, also mit Kopf für Name, Thema, Aufgaben etc.

Klicken Sie dann auf EINFÜGEN - SEITENVOLAGEN.
Im sich nun öffnenden Bereich rechts finden Sie ganz unten den Eintrag "Aktuelle Seite als Vorlage speichern".


Vergeben Sie einen passenden Namen.

Im Bereich VORLAGEN sind Ihre selbst erstellten Vorlagen unter "Meine Vorlagen" abgelegt.

Wenn Sie diese anklicken, wir sie als neue Seite in den aktuellen Abschnitt eingefügt.








Unterschätzen Sie nicht den täglichen Nutzen eines gut gepflegten Vorlagenpools. Alle Mitglieder des Teams profitieren davon. Viele Mikrozeitverschwendungen entstehen erst gar nicht.

Verwandte Blogartikel:

/1/ OneNote andocken: http://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html

/2/ Office-Handbuch mit OneNote: http://www.teamworkblog.de/2012/10/das-office-handbuch-mit-onenote.html


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie starte ich ganz konkret mit einem neuen Scrum Team?

Ich habe den Eindruck, dass manche Agilisten damit überfordert sind, schnell ein Scrum-Team aufzusetzen. Sie haben ein Seminar nach dem anderen besucht und kennen so viele Techniken und Methoden, dass sie am Ende gar nichts davon anwenden. Das war nicht der Sinn des Scrum Guides. Hier ist mein Vorschlag für einen Teamstart.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Prozesse ohne Ziel: Resonanzthemen

Ein zentraler Begriff in der agilen Welt ist der des Prozesses. Dabei verwenden wir üblicherweise die Definition: "Ein Prozess ist die ideale Gestalt einer Abfolge von Tätigkeiten in einem Rahmen aus Auslöser und Ergebnis." Und das bedeutet, dass ein Prozess immer zielgetrieben ist. Schließlich beruhen all unsere Priorisierungsverfahren auf der Abwägung: Ist eine Task oder eine User-Story wirklich zielführend oder weniger oder gar nicht? Und zumindest wenn die Antwort „gar nicht“ lautet, wird die jeweilige Aufgabe eliminiert. Es gibt aber Tätigkeiten – und das erscheint auf den ersten Blick verstörend - , an deren Anfang keine „richtige“ Zieldefinition steht. Und die wollen wir uns an dieser Stelle ein wenig anschauen.