OneNote als Vorlagen-Speicher für das Team

Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.

Einfaches Ablegen von Textbausteinen

Wenn Sie für Routineaufgaben - beispielsweise das Beantworten von Anfragen - standardisierte Bausteine verwenden möchten, können Sie diese natürlich als Schnellbaustein oder Schnelltabelle anlegen. Das muss in Word und Outlook getrennt getan werden. Zudem steht der Inhalt nur für den jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Benötigt ein anderes Teammitglied die gleichen Bausteine, muss dieses wieder von vorne anfangen.

Bei einer Änderung des Standardtextes ist das sowohl in Word als auch in Outlook bei jedem betroffenen Mitarbeiter zu erledigen.

OneNote bietet eine komfortable Lösungsmöglichkeit: ein zentrales Notizbuch mit Textbausteinen. Auf diese können Sie aus Word und Outlook zugreifen, auch aus PowerPoint, sollte das gewünscht sein.

Ist das Notizbuch für das Team freigegeben, haben alle Zugriff auf dieselben Inhalte. Eine Änderung oder Ergänzung wird nur einmal durchgeführt und steht sofort allen zur Verfügung.

OneNote als Vorlagenpool

Natürlich können sie einfach bestimmte Textpassagen, die immer wieder gebraucht werden, z.B. Freudige Zusage, höfliche Absage oder sonstige Standard-Antworten ablegen, und jederzeit sowohl in Word als auch in Outlook abrufen. Es geht aber auch gleich mit Formatierungsvogaben.

Hier ist das Beispiel einer Vorlage für eine Gesprächsnotiz in Tabellenform:

„ Legen Sie auf einer Seite mit dem Titel "Gesprächsnotiz" eine Tabelle an, vielleicht nach diesem Muster:

„ Verwenden Sie OneNote im Dock-Modus /1/ neben der Anwendung, in welcher Sie die Vorlage benötigen.

„ Ziehen Sie die Tabelle an die Stelle im Dokument, wo sie erscheinen soll.

„ Die Formatierung passt sich an die Vorgaben des Zieles an.

Ab OneNote 2013 wird auch Excel im vollem Umfang unterstützt!

Seitenvorlagen in One Note

Auch Vorlage für immer wieder benötigte OneNote Seiten können als Vorlage abgelegt werden. Beispielsweise in der Kundenbetreuung ein Formular, um den Anruf eines Kunden aufzunehmen und gleichzeitig die notwendigen Aktionen auf den Weg zu bringen.

So legen Sie eine Seitenvorlage an (ON 2013)

Erstellen Sie zuerst die Seite, so wie sie als Vorlage sein soll, also mit Kopf für Name, Thema, Aufgaben etc.

Klicken Sie dann auf EINFÜGEN - SEITENVOLAGEN.

Im sich nun öffnenden Bereich rechts finden Sie ganz unten den Eintrag "Aktuelle Seite als Vorlage speichern".

Vergeben Sie einen passenden Namen.

Im Bereich VORLAGEN sind Ihre selbst erstellten Vorlagen unter "Meine Vorlagen" abgelegt.

Wenn Sie diese anklicken, wir sie als neue Seite in den aktuellen Abschnitt eingefügt.

Unterschätzen Sie nicht den täglichen Nutzen eines gut gepflegten Vorlagenpools. Alle Mitglieder des Teams profitieren davon. Viele Mikrozeitverschwendungen entstehen erst gar nicht.

Verwandte Blogartikel:

/1/ OneNote andocken: http://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html

/2/ Office-Handbuch mit OneNote: http://www.teamworkblog.de/2012/10/das-office-handbuch-mit-onenote.html

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Warum du als Führungskraft klügere Mitarbeiter einstellen solltest (und Mikromanagement dein größter Fehler ist)

Es ist einer der am häufigsten zitierten Führungsratschläge: Umgib dich mit Menschen, die klüger sind als du. Und einer der am seltensten wirklich befolgten. Warum? Weil er sich leichter sagt, als er sich anfühlt.

Unternehmenskultur frisst Agilität zum Frühstück

Zyklische Abfolgen sind an vielen Stellen im Leben beobachtbar: Wiederkehrende vier Jahreszeiten, alte Songs, die plötzlich als Cover-Versionen wieder auf den Markt kommen (Jugendliche identifizieren diese dann als "Grundform", denn sie kennen das Original nicht), erst Karottenjeans, dann wieder Hosen mit Schlag, dann wieder Karotte, in der Politik Republikaner, Demokrat, Republikaner, Demokrat..., Hardliner-Papst, Vermittler-Papst... - alles kommt in regelmäßigen Abständen wieder. So auch die Erkenntnis, was man alles tun müsste, um in Unternehmen wirklich agil arbeiten zu können. Warum aber gelingt die Installation agiler Zusammenarbeit in größeren Unternehmen bis heute so wenig zufriedenstellend? Werden dabei vielleicht Aspekte immer noch zu wenig gesehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Warum Veränderungsinitiativen scheitern - und wie Du veränderungsresistente Strukturen knackst

[TL;DR] Viele Veränderungsinitiativen stossen auf harten Widerstand - nicht weil die Idee der Veränderung oder das Zielbild schlecht ist, sondern weil Organisationen wie Tensegrity-Strukturen funktionieren: hochgradig vernetzt, unter Spannung, systemisch. Wer das versteht, geht Veränderung anders an. Hast Du schon mal von Tensegrity Strukturen gehört? Nimm Dir doch mal kurz Zeit und schau Dir das Video an. Dann hast Du's sofort im Kopf. Und wenn Du die 58 Sekunden nicht hast und lieber weiterliest: Tensegrity-Strukturen sind faszinierende Gebilde aus schwebenden Stäben und Seilen, bei denen sich kein Stab direkt berührt - und trotzdem hält das ganze Ding sehr resilient gegen Störungen zusammen. Ich bin Tensegrity-Strukturen zuerst in einem ganz anderen Zusammenhang begegnet - in der Trainingslehre. Der menschliche Körper wird nämlich von einer solchen Struktur aus Zug und Druck - Muskeln, Faszien, Sehnen - permanent im Gleichgewicht gehalten. Das Elegante daran: Stabilität entsteh...

Workflow und KI - Ändert sich etwas?

Sind KI-Systeme nun Ersatz oder Ergänzung für klassische Workflowsysteme? Ich glaube nicht, dass man das direkt so vergleichen kann.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Glossar zur KI-Nutzung zum Verbessern von Prozessen

Ein klares Verständnis hilft dabei, KI-Systeme besser zu benutzen und gute Ergebnisse zu erzeugen. Wir empfehlen, jede Interaktion mit einem KI-System mit einer klaren Absicht zu starten. In diesem Beitrag stelle ich die wichtigen Begriffe vor.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen