Direkt zum Hauptbereich

OneNote andocken - Notizen zu Dokumenten und Webseiten

Eine große Menge an teaminternem E-Mail-Verkehr entsteht, weil man sich über ein bestimmtes Dokument austauscht. Möglichweise auch noch das betreffende Dokument als Anlage mitschickt. die unguten Folgen dieses Vorgehens wurden hier schon öfter erläutert (/1/).  Heute stelle ich eine sehr einfache Funktion von OneNote vor, die erlaubt, Notizen zu einer Word- oder PowerPoint Datei an zentraler Stelle zu erstellen und diese direkt mit der bearbeiteten Stelle des betreffenden Dokumentes zu verknüpfen.



Das Beste daran ist: es macht gar keine zusätzliche Arbeit! Ich setze voraus, dass Sie schon ein Team-Notizbuch haben (/2/).

Wenn Sie jetzt ein Dokument bearbeiten, zu dem Sie Notizen hinterlegen wollen, schalten Sie OneNote in den Andock-Modus durch einen Klick auf der Schnellstart-Symbolleiste (siehe Abb. 1).

Abb.1: Andock-Modus bei OneNote einschalten

OneNote erscheint dann als schmales Fenster am linken Rand des Bildschirms. Sie können so direkt zwischen den beiden Anwendungen hin- und herwechseln.

Wenn Sie jetzt einen Eintrag in OneNote machen, wird dieser automatisch mit der eben bearbeiteten Stelle Ihres Office-Dokumentes verknüpft. Geht man also später in das Notizbuch kann man von der Notiz aus zu dem entsprechenden Dokument navigieren - und zwar nicht an den Anfang, sondern genau zu der Stelle, an der der Cursor stand, als die Notiz erstellt wurde (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Vorschau auf verknüpftes Dokument

Was nützt das?

Nun, eine ganze Menge. Ist über eine bestimmte Präsentation in PowerPoint eine Notiz zu machen, kann man das vielleicht in das Notizenfeld schreiben. Möglicherweise sind die Informationen aber nicht für alle Menschen interessant, die diese PowerPoint-Datei erhalten, sondern nur für das Entwicklerteam.

Also öffnet man OneNote, dockt es an und macht die Notizen an einer passenden Stelle des Notizbuches. Will man später den Entwicklungsprozess nachvollziehen, geschieht das in OneNote. Alle Schritte könnten dort dokumentiert sein und mit den Links zu den entsprechenden Objekten in PowerPoint versehen. Auf diese Art und Weise sind Dokument und Informationen darüber beisammen und belasten kein E-Mail-Postfach.

Das funktioniert auch gut mit dem Internet Explorer, um Recherchenotizen zu erstellen und zu verwalten.

Hinweise: Falls das bei Ihrem OneNote so nicht geht, gibt es zweierlei Prüfungen:
  • Datei-Optionen - Erweitert; dort sind zwei Kontrollkästchen, die das Erstellen verknüpfter Notizen erlauben oder nicht. Standardmäßig wird erlaubt. 
  • Es geht auch nicht, wenn Sie z. B. unter OneNote 2010 ein Notizbuch verwenden, das unter 2007 erstellt und nicht konvertiert wurde.
  • Excel und Access wird leider nicht unterstützt, Outlook auf andere Weise.

Anmerkungen

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Die Stimmung in Deinem Team drehen? So wird’s gemacht.

Oder ähnlich. Mir gefiel der Titel. Vor ein paar Tagen hat mich jemand angesprochen und von einem, wohl etwas frustrierenden, virtuellen Teammeeting erzählt. Die Teammitglieder zogen lange Gesichter, schauten grimmig in ihre Kameras. Ich habe mich dann gefragt, was ich tun würde, wenn ich in so einer Situation wäre. In diesem Blogpost beschreibe ich ein paar Tipps mit denen Du die Stimmung in Deinem Team (und Deine eigene) verbessern kannst.

Als Team innehalten für ein neues Jahr

Es ist eine schöne Tradition, den Jahreswechsel für das persönliche Innehalten zu nutzen. Als einzelne Person blickt man zurück, reflektiert und wünscht sich etwas für das neue Jahr. Einige Menschen nehmen sich etwas für das neue Jahr vor. Aber geht es auch auf der Ebene eines Teams?

Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Leisten! Leisten? Leisten!

Warum opfern wir so viel für den Job, selbst wenn es uns nicht wirklich weiterbringt? Ein paar blasphemische Gedanken zu einem für uns überlebenswichtigen Thema. 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Tanz der Konflikte - Tipps und Tricks für Führungskräfte im Konfliktmanagement

Erinnern Sie sich, zu welcher Musik sie so richtig ausgelassen tanzen konnten? Stellen Sie sich die digitale Transformation Ihrer Organisation als eine große Tanzinszenierung vor: Unterschiedlichste Rhythmen und Stilrichtungen treffen aufeinander - die Heavy-Metal-Fans auf die Diskofox-Queens, die Raver auf die LineDancer. Diese Vielfalt führt zwangsläufig zu Konflikten. Doch was, wenn wir sie als kreative Impulse für Fortschritt nutzen? Wie Führungskräfte diese Konfliktenergie effektiv nutzen, zeigt dieser Artikel. Konflikte verstehen: Warum sie unvermeidbar und wertvoll sind Konflikte - formwandelnde Begleiter Konflikte entstehen überall. Führungskräfte erleben Konflikte häufig in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Erwartungen oder Widerständen gegenüber neuen Arbeitsweisen. Während einige bereit sind, neue Schritte auszuprobieren, vertrauen andere auf vertraute Abläufe. Konflikte begleiten die Tänzer:innen auf eine Reise zwischen unterschiedlichen Bühnen. Jed...