Wie treibt man Projekte voran? Mit Ergebnissen.

Nach dem Studium habe ich bei einer Unternehmensberatung angefangen.  Ich war von  dynamischen Projektmanagern beeindruckt. Ständig riefen sie jemanden an und machten Druck, damit alle Beteiligten ihre Termine einhalten. Inzwischen habe ich eine andere Meinung darüber, wie man in Projekten für Fortschritte sorgt. Man treibt Projekte voran, in dem man Ergebnisse liefert.


Früher war mein Verständnis von Projekten so: Man spricht mit dem Auftraggeber das Ziel ab und setzt sportliche Termine, damit sich auch alle Beteiligten Mühe geben. Bei den einzelnen Personen, die etwas zuliefern, fragt man ab, was sie zu tun haben und wie lange es dauert. Aus diesen Informationen erstellt man mit MS Project einen Projektplan. In regelmäßigen Statusterminen überprüft der Projektmanager, wie weit alle gekommen sind. Wenn jemand hinter dem Zeitplan liegt, wird ordentlich Druck gemacht.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber bei mir hat dieses Vorgehen niemals geklappt. Am Ende von Zeit und Geld war immer noch viel Projekt übrig. Ich habe sogar daran gezweifelt, ob ich überhaupt Projekte managen kann.

Warum funktioniert solch ein Vorgehen nicht?

Aus meiner Sicht gibt es verschiedene Gründe. Zum Beispiel:

• Am Anfang gibt es eine Mischung aus Wunschdenken und Zweckoptimimus. Leider gibt es keine statistischen Daten, die schon am Anfang zeigen, dass der Plan unrealistisch ist.
• Alle Beteiligten haben ein unterschiedliches Verständnis davon, was das Ergebnis ist (/1/).
• Viele denken in Aktivitäten statt in Zwischenergebnissen. Sie überlegen, was getan werden muss und nicht, was gebraucht wird.

Hinzu kommen verschiedene kognitive Verzerrungen, die uns glauben lassen, dass uns ein Plan irgendwie hilft. Seit 2008 setzen wir PRINCE2 und Scrum (und bald auch SAFe) ein, um Projekte zu steuern. In diesen Methoden wird etwas anders vorgegangen.

Warum funktioniert es besser, wenn man zuerst an Ergebnisse denkt?

Diese Methoden fragen bewusst immer zuerst danach, welches Ergebnis geliefert werden soll. Dann wird das Ergebnis in Teilergebnisse zerlegt (/2, 3/).

Bei der Zielfestlegung wird den Beteiligten klar, was der Auftraggeber eigentlich erreichen will. Das erlaubt, kreativ zu werden. Das Projektteam kann sich mehrere Möglichkeiten überlegen, wie es das Ziel erreichen will

Durch die Zerlegung bekommen wir ein besseres Bild von den Aufgaben, die wirklich zu tun sind. Da fällt oft auf, dass unsere erste Schätzung viel zu optimistisch war.

Durch die Zerlegung in Teilergebnisse bekommen wir aber auch die Chance, schon früher Ergebnisse zu liefern. Wir müssen nicht bis zum Ende warten, um zu sehen, ob alles funktioniert. Andere können mit den Ergebnissen schon weiterarbeiten.

Je eher ein Projekt Ergebnisse liefert, desto besser kann man echten Fortschritt messen. Das ermutigt und baut Vertrauen auf. Tom Peters ist sogar der Meinung, dass man jede Woche ein Ergebnis liefern kann (/4/).

Anmerkungen:

• /1/ Der eine hat einen Mercedes im Kopf, der andere einen Golf. Und der Kunde braucht tatsächlich ein Fahrrad. Der Lieferant ist sauer, weil er einen Mercedes zum Golfpreis anbietet und der Kunde ist sauer, weil er für ein Fahrrad ein Golfpreis zahlen muss.
• /2/ PRINCE2 zerlegt wie folgt: Beschreibung des Endprodukts ⇒ Projektbeschreibung ⇒ Beschreibung der Teilprodukte ⇒ Arbeitspakete ⇒ Phasenplan
• /3/ Scrum und SAFe zerlegen wie folgt: Produktvision ⇒ Epics/Features/User Stories ⇒ Releaseziel ⇒ Sprintziel ⇒ Sprintbacklog ⇒ Aufgabenplanung
• /4/ siehe Peters, Tom ; Reineke, Ursel: Der Innovationskreis. München: Econ, 2002, http://www.amazon.de/Innovationskreis-Circle-Innovation-Wandel-Wachstum/dp/3430174589/