Direkt zum Hauptbereich

Wie Synonyme uns das Leben schwer machen - Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office

"Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?" Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen! 

Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern sollen. Die Standard-Bürosoftware bietet zwar in mancherlei Form die Möglichkeit des Erfassens solcher Beschreibungen, sieht sich aber überfordert in der Aufgabe, dies einheitlich zu benennen.

In der vergangenen Woche war während eines Seminares das „Taggen“ oder Kategorisieren von elektronischen Dokumenten Thema. Dabei wurde ganz klar, dass die Firma Microsoft den Tipp mit dem Ablagewortschatz (/1/) offenbar nicht kennt. Ich stelle hier eine kleine Liste vor – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wo sich in den Standard-Büroanwendungen die Möglichkeiten zum Erfassen von Metadaten finden und wie sie jeweils heißen.

Outlook, Menüband „Start“


Kategorien: Das bis 2003 in Outlook herrschende Begriffe-Chaos (Kategorie versus Kalenderfarben) ist seit der Outlook-Version 2007 beseitigt: es gibt nur noch eine Kategorienliste mit 25 zuordenbaren Farben. In allen Outlook-Bereichen werden dieselben Kategorien verwendet.

OneNote 2010, Menüband „Start“


Kategorien: Es wäre so schön gewesen, wenn OneNote, das eng mit Outlook zusammenarbeitet, die Kategorien genauso anwenden würde wie Outlook. Aber das wäre zu einfach: der Begriff Kategorien wird seit OneNote 2010 für etwas ganz anderes verwendet; nämlich für das, was in OneNote 2007 „Tags“ hieß. An sich gut gemacht, sehr funktional, nur sollte es nicht Kategorien heißen. (/2/)

Word, Excel, PowerPoint im Detailbereich im Fenster „speichern unter…“


Markierung (siehe Abb. 1, gelber Rahmen): sieht neu aus und funktioniert gut. Beim Anklicken erscheint eine Vorschlagsliste, die sich um bereits eingegebene Begriffe erweitert. Einträge in den Markierungen werden sehr gut über die Desktopsuche gefunden!

Irritierend ist allerdings, dass sich diese Einträge in den Dateieigenschaften als „Kategorien“ wiederfinden und in den Erweiterten Dateieigenschaften (einen Klick weiter, im Register „Zusammenfassung“) im Feld „Stichwörter“ stehen. Ist noch kein Begriff erfasst steht dort - um die Verwirrung komplett zu machen: "Tag erfassen". Im Bild sind die genannten Felder rot eingerahmt.

In den Erweiterten Dokumenteigenschaften existiert noch ein Feld „Kategorie“, das ist aber nicht dasselbe. Wo die hier erfassten Inhalte wieder erscheinen habe ich noch nicht herausgefunden.

Zusammengefasst: Markierung, Tag, Stichwort Kategorie – Die Office Programme verwenden diese vier Begriffe leider für ein und dasselbe. Unglücklicherweise kann „Kategorie“ noch drei weitere Dinge meinen ...
Abb. 1: Word, Excel, PowerPoint Datei – Eigenschafen sowie bei  „speichern unter …“



Wundert sich jetzt noch jemand über die Fragezeichen in den Pupillen meiner Zuhörer?
Dennoch ist diese Situation aus dem echten Leben gegriffen. Genauso erlebe ich bei Organisationsberatungen eine "babylonische Sprachverwirrung" innerhalb eines Unternehmens. Klären Sie die Begrifflichkeiten Ihrer Themen und halten Sie Vorzugsbegriffe und Synonyme schriftlich fest.

Meine Empfehlung: Erstellen Sie für Ihr Team eine Liste von Kategorien, die Ihnen die Suche quer zu Ihrer Ablagestruktur erleichtert. Nutzen Sie diese Begriffe konsequent für die Kategorien in Outlook und in den Markierungen der Office-Dokumente beim Speichern. Nutzen Sie das Feld Titel zusätzlich dann, wenn der Titel nicht aus dem Dateinamen hervorgeht. Ignorieren Sie alles andere.

Anmerkungen:


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Psychologische Sicherheit: Das Geheimrezept hoch performanter Teams

  Psychologische Sicherheit ist ein Konzept, das hoch performante Teams auszeichnet.    In Zeiten zunehmender Ausfälle aufgrund psychischer Belastungen am Arbeitsplatz findet das Thema immer mehr Beachtung in der Gesellschaft und Wirtschaft. Psychologische Sicherheit beschreibt einen Zustand, in dem Teammitglieder in einem als persönlich sicher empfundenen Umfeld, produktive Ergebnisse erzielen. Verantwortung, Vertrauen und Verletzlichkeit bilden das Fundament gemeinsamer Zusammenarbeit.   Indikatoren für eine geringe psychologische Sicherheit im Team: ·         der Status quo wird nicht offen hinterfragt ·         Ideen oder Fehler werden nicht offen kommuniziert ·         Teammitglieder scheinen mehr Energie darauf zu verwenden, "das Gesicht zu wahren" ·         Meetings ufern regelmäßig aus - Diskussionen statt Ergebnisse und Entscheidungen ·         nach einem Meeting fragen sich Kollegen regelmäßig, wieso sie überhaupt an dem Termin teilgenommen haben ·  

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Wie liest man sich in Scrum und Agilität ein?

Nehmen wir an, Sie hätten keine Ahnung von Scrum und Agilität. Aber Sie spüren bei Ihren (Beratungs-) Kunden immer wieder, dass sie diese Themen bewegen. Wer sind die Player, welche Bücher sind wichtig? In diesem Artikel versuche ich einen Überblick zu geben.

Teambarometer und mehr mit Microsoft Updates/Microsoft Aktualisierungen

In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der  App "Updates" ( deutsch: Aktualisierungen)  eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert  turnusmäßige Abfragen ermöglicht.