Sie können alles schaffen, was Sie sich vornehmen. Aber erst in vier Wochen …

Jetzt schreibe ich diesen Blog und habe eigentlich überhaupt keine Zeit. Im November hat mich Jan von der Blogredaktion gefragt: “Du kannst doch diesen Blog machen?“ Mit dieser Mischung aus drohendem und anerkennendem Tonfall, der mich immer gefügig macht. Natürlich habe ich zugesagt. Und jetzt habe ich den Salat.

Womit wir beim Thema wären. Hätte mich Jan vorgestern gefragt oder Ende letzter Woche, hätte er sich ein Nein eingehandelt – Tonfall hin oder her. Denn da wäre mir klar gewesen, was ich aktuell alles in der To-Do-Pipeline habe. Aber Ende November – da war die Zeit jetzt noch ein offenes Meer ohne Ufer. Keine Kapazitätsgrenze in Sicht.

Michael Linenberger hat in Lektion 1 seines Buchs über Zeitmanagement mit Outlook (/1/) darauf hingewiesen, dass wir Menschen einen Zeithorizont haben, der unsere Gefühlswelt in zwei Teile trennt. Dieser Zeithorizont ist individuell verschieden, aber liegt bei den meisten von uns bei etwa drei Wochen.

Innerhalb dieses Horizonts können wir relativ gut abschätzen, ob wir eine Zusatzaufgabe übernehmen können oder nicht. Aber jenseits des Horizonts werden wir großzügig: Wir machen Zusagen, weil uns diese „ferne Zukunft“ voll unbegrenzter Möglichkeiten erscheint. Um in einem Bild Michael Endes zu sprechen: Wir sind Zeit-Scheinriesen – je weiter ein Zeitpunkt in der Zukunft liegt, desto mächtiger und kräftiger erscheinen wir uns selbst.

Für die Praxis heißt das aus meiner Sicht:

1. Wenn ich den Mechanismus kenne, kann ich ihn bewusst in meine Zusagenpraxis einbeziehen. Also eher mal Nein sagen.
2. Alle Aufgaben, die etwas mehr Zeit erfordern (2 Stunden oder mehr) und jenseits meines Zeithorizonts liegen, werden in meiner Aktivitätenliste besonders gekennzeichnet.

Neben meiner Tagesplanung (jeden Morgen 10 Minuten) mache ich eine Wochenplanung (Freitagabend 30 Minuten). Dabei nehme ich die nächsten vier Wochen in den Fokus, so dass die Aufgaben „am Rande des Horizonts“ ins Blickfeld rutschen. Die Aufgaben ordne ich Tagen zu in meinem Outlook-Terminkalender als „Eigen-Termine“ in eckigen Klammern. Zum Beispiel „23.12. [Blog schreiben 09:00-11:00]“. Wichtig ist nicht die konkrete Uhrzeit – die kann ich bei der Tagesplanung wieder verschieben. Wichtig ist nur festzustellen, ob ich alle Zusagen unterkriege oder nicht. Wenn nicht, ist es meistens noch früh genug, um einen Aufschub zu verhandeln.

Und noch eine praktische Folge: Wenn ich von Jan etwas will, frage ich ihn möglichst vier Wochen vorher. Was die weiteren Konsequenzen im Team angeht – dazu ein andermal mehr. (Wolf Steinbrecher)

Anmerkungen

• /1/ Linenberger, Michael: Total Workday Control Using Microsoft Outlook. 0003. Aufl.. : National Book Network, 2011, http://www.amazon.de/Total-Workday-Control-Microsoft-Outlook/dp/0974930466/