Direkt zum Hauptbereich

Mehr Urlaub = bessere Dokumentation

Kennen Sie die Situation? Sie fahren am nächsten Tag in den Urlaub und wollen noch die wichtigsten Dinge an Ihre Kollegen übergeben. Sie schreiben ein paar E-Mails an unterschiedliche Leute und erklären, wo bei Rückfragen welche Dokumente zu finden sind, warum sich der Preis für Produkt X nochmal geändert hat und welche Schritte Sie im Vorgang Y schon erledigt haben und welche noch zu tun sind.

Der letzte Tag vor dem Urlaub ist für Dokumentation eine ideale Situation:
  • Sie schreiben kurze Dokumente. (Wer liest gern lange Dokumente?)
  • Sie schreiben an spezifische Empfänger. (Wer liest gern Dinge, die für ihn irrelevant sind?)
  • Sie fangen mit dem Überblick an und verweisen auf die Details. (Wer liest gern weiter, wenn er den Zusammenhang nicht versteht?)
  • Sie beginnen mit den wichtigsten Dingen. (Wer liest gern unwichtige Dinge?)
Dokumentation bedeutet für mich nicht, ausführlich über alle Details zu berichten. Dokumentation enthält für mich genau die Informationen, die ich selbst oder mein Team braucht, um sich schnell genug in einen Vorgang einzuarbeiten.

Aufschreiben ist gut für die Teamarbeit. Andreas Rüping bringt es im Vorwort seines Buchs über agile Dokumentation (/1/) auf den Punkt:
"Documents can preserve knowledge within a team, and prevent the team from re-inventing things when team members leave and new people join."

Fangen Sie an, Dinge für Ihr Team und für Sie selbst aufzuschreiben. Schreiben Sie so, als hätten Sie ab morgen Urlaub. Wenn Sie die Situation oben kennen, wissen Sie ja bereits, dass Sie gut dokumentieren können.

Anmerkungen

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Raus! Aus! Dem! Stress! Die Burnout-Uhr

Menschen geraten oft in Stress und in Schieflage, weil sie überengagiert sind. Wie kommt das? Was ist zu tun, um das zu verhindern? Was, um in einer guten professionellen, gesunden und leistungsfördernden Verfassung zu bleiben? 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Wie geht es nach einem Scrum-Training weiter?

Scrum-Trainings können eine Menge Energie und Hoffnung freisetzen. Einige Menschen sagen auch schnell: „Ich verstehe, was mit Scrum gemeint ist. Aber ich weiß nicht, wie ich das in dieser Organisation umsetzen kann.“ Vielleicht ist das der falsche Anspruch. Ich gebe meist eine andere Antwort.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.