O365: Terminabstimmungen mit FindTime

Gerade wollte ich jemandem einen Link zum FindTime-Artikel senden und stelle fest: es gibt ihn nicht! Na da muss schleunigst gegengesteuert werden! Find Time ist im Grunde "Doodle innerhalb von Outlook" und steht unter Office 365 zur Verfügung. Die Eingeladenen müssen nicht über Office 365 verfügen und auch nicht über ein Microsoft-Konto. Hier eine kurze Einführung.

Find Time ist ein Browserbasiertes Tool zur Vorabfrage von Terminoptionen.

Insgesamt ist es recht selbsterklärend. Man sieht schon im ersten Fenster, ob die Eingeladenen theoretisch verfügbar sind. Dann kann man eine beliebige Anzahl von Terminen zur Auswahl stellen. Die Eingeladenen müssen sich - nach dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche - identifizieren und können dann jeweils mit "Yes", "No" und "Prefer" antworten. Der Organisator erhält immer eine Nachricht, wenn jemand die Anfrage bearbeitet.

Aktivieren

Falls Sie die Schaltfläche auf Ihrem Menüband im Outlook-Kalender nicht finden können: Auf dem Menüband des Posteinganges gibt es den App-Store. Dort aktivieren. Dazu braucht man keine Admin-Rechte.

Termin erstellen

Beginnen Sie mit einem Besprechungsfenster und laden Sie die gewünschten Personen ein. Stellen Sie auch schon die anvisierte Zeit ein. Aktivieren Sie jetzt "New Meeting Poll".

Start einer FindTime-Umfrage

Hier sehen Sie direkt im Fenster, wie die Terminsituation aussieht. Wählen Sie Ihre Zeitvorschläge.
Zunächst irritierend: Beim Abschließen wird die begonnene Besprechungseinladung verworfen. Die Abfrage erfolgt auschließlich im Browser.

Antworten

Alle Eingeladenen erhalten einen Link, der zu einem solchen Auswahlfenster führt:

Zeit-Auswahlfenster für Eingeladene

Abschließen

Wenn die Antworten eingegangen sind, erstellt der Organisator die "eigentliche" Einladung in Outlook. Zeigt sich genau ein für alle passender Termin, erstellt FindTime in der Grundeinstellung die entsprechende Einladung sogar ungefragt und automatisch. Das ist das erste, was ich in den Einstellungen ausschalte (Zahnrad, wie inzwischen fast überall).

Grundsätzlich ist FindTime leicht zu bedienen, doch zumindest momentan mit einem Mangel behaftet: Nur beim Organisator werden alle Terminoptionen im Kalender markiert. Die Eingeladenen erhalten keinerlei Blocker im Kalender zu den Terminoptionen. Das heißt, solange der Organisator den Termin nicht fixiert hat, ist in den Kalendern der Eingeladenen von der anhängigen Anfrage gar nichts zu sehen!

Das ist schade, doch auch nicht anders als bei anderen Umfragemethoden. Immerhin hat der Organisator den guten Überblick.

Wegen der guten Benutzerführung verzichte ich hier auf alle Details und Einstellungen.

Falls Sie ein ausführliches Tutorial zum Thema möchten: Ute Simon hat eins zusammengestellt. Danke dafür, liebe Ute.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Warum du als Führungskraft klügere Mitarbeiter einstellen solltest (und Mikromanagement dein größter Fehler ist)

Es ist einer der am häufigsten zitierten Führungsratschläge: Umgib dich mit Menschen, die klüger sind als du. Und einer der am seltensten wirklich befolgten. Warum? Weil er sich leichter sagt, als er sich anfühlt.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Coaching- und Führungsframeworks im Überblick: 21 Linsen für Teams und Organisationen

Gute Scrum Master:innen und Coaches betrachten das Geschehen durch mehr als eine Brille oder Linse. Jede Linse gibt andere Hinweise für angemessene Interventionen. Im Prinzip suchen wir immer nach der kleinsten Intervention mit der größten Wirkung. Aber welche Linsen gibt es eigenlich? In diesem längeren Beitrag stelle ich die wichtigsten 21 Konzepte von 37 Autor:innen vor, die mir bei der Recherche begegnet sind.

Unternehmenskultur frisst Agilität zum Frühstück

Zyklische Abfolgen sind an vielen Stellen im Leben beobachtbar: Wiederkehrende vier Jahreszeiten, alte Songs, die plötzlich als Cover-Versionen wieder auf den Markt kommen (Jugendliche identifizieren diese dann als "Grundform", denn sie kennen das Original nicht), erst Karottenjeans, dann wieder Hosen mit Schlag, dann wieder Karotte, in der Politik Republikaner, Demokrat, Republikaner, Demokrat..., Hardliner-Papst, Vermittler-Papst... - alles kommt in regelmäßigen Abständen wieder. So auch die Erkenntnis, was man alles tun müsste, um in Unternehmen wirklich agil arbeiten zu können. Warum aber gelingt die Installation agiler Zusammenarbeit in größeren Unternehmen bis heute so wenig zufriedenstellend? Werden dabei vielleicht Aspekte immer noch zu wenig gesehen?

Die besten Bücher zum Thema Teamleistung

Es gibt viele Bücher, die sich mit Teams beschäftigen. Doch wo sollen wir anfangen? In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Quellen vor.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

High Performance Teams: 10 Prinzipien, die Spitzenteams von innen heraus stark machen

Manche Teams liefern konstant Spitzenleistung, nicht weil sie aus lauter Ausnahmetalenten bestehen, sondern weil sie Prinzipien verinnerlicht haben und danach arbeiten. Sie finden schneller gemeinsame Richtung, erholen sich als Einheit von Rückschlägen und wachsen an Herausforderungen, anstatt an ihnen zu zerbrechen. Was steckt dahinter? Kein Geheimrezept, sondern eine Handvoll Prinzipien, die High Performance Teams konsequent leben: im Umgang miteinander, in der Art wie sie lernen, Entscheidungen treffen und mit Druck umgehen. Die folgenden zehn Prinzipien dienen als Orientierung für Teams, die nicht nur irgendwie gut funktionieren wollen, sondern wirklich gemeinsam stark sein wollen.

Warum Veränderungsinitiativen scheitern - und wie Du veränderungsresistente Strukturen knackst

[TL;DR] Viele Veränderungsinitiativen stossen auf harten Widerstand - nicht weil die Idee der Veränderung oder das Zielbild schlecht ist, sondern weil Organisationen wie Tensegrity-Strukturen funktionieren: hochgradig vernetzt, unter Spannung, systemisch. Wer das versteht, geht Veränderung anders an. Hast Du schon mal von Tensegrity Strukturen gehört? Nimm Dir doch mal kurz Zeit und schau Dir das Video an. Dann hast Du's sofort im Kopf. Und wenn Du die 58 Sekunden nicht hast und lieber weiterliest: Tensegrity-Strukturen sind faszinierende Gebilde aus schwebenden Stäben und Seilen, bei denen sich kein Stab direkt berührt - und trotzdem hält das ganze Ding sehr resilient gegen Störungen zusammen. Ich bin Tensegrity-Strukturen zuerst in einem ganz anderen Zusammenhang begegnet - in der Trainingslehre. Der menschliche Körper wird nämlich von einer solchen Struktur aus Zug und Druck - Muskeln, Faszien, Sehnen - permanent im Gleichgewicht gehalten. Das Elegante daran: Stabilität entsteh...

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen