O365: Terminabstimmungen mit FindTime

Gerade wollte ich jemandem einen Link zum FindTime-Artikel senden und stelle fest: es gibt ihn nicht! Na da muss schleunigst gegengesteuert werden! Find Time ist im Grunde "Doodle innerhalb von Outlook" und steht unter Office 365 zur Verfügung. Die Eingeladenen müssen nicht über Office 365 verfügen und auch nicht über ein Microsoft-Konto. Hier eine kurze Einführung.

Find Time ist ein Browserbasiertes Tool zur Vorabfrage von Terminoptionen.

Insgesamt ist es recht selbsterklärend. Man sieht schon im ersten Fenster, ob die Eingeladenen theoretisch verfügbar sind. Dann kann man eine beliebige Anzahl von Terminen zur Auswahl stellen. Die Eingeladenen müssen sich - nach dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche - identifizieren und können dann jeweils mit "Yes", "No" und "Prefer" antworten. Der Organisator erhält immer eine Nachricht, wenn jemand die Anfrage bearbeitet.

Aktivieren

Falls Sie die Schaltfläche auf Ihrem Menüband im Outlook-Kalender nicht finden können: Auf dem Menüband des Posteinganges gibt es den App-Store. Dort aktivieren. Dazu braucht man keine Admin-Rechte.

Termin erstellen

Beginnen Sie mit einem Besprechungsfenster und laden Sie die gewünschten Personen ein. Stellen Sie auch schon die anvisierte Zeit ein. Aktivieren Sie jetzt "New Meeting Poll".

Start einer FindTime-Umfrage

Hier sehen Sie direkt im Fenster, wie die Terminsituation aussieht. Wählen Sie Ihre Zeitvorschläge.
Zunächst irritierend: Beim Abschließen wird die begonnene Besprechungseinladung verworfen. Die Abfrage erfolgt auschließlich im Browser.

Antworten

Alle Eingeladenen erhalten einen Link, der zu einem solchen Auswahlfenster führt:

Zeit-Auswahlfenster für Eingeladene

Abschließen

Wenn die Antworten eingegangen sind, erstellt der Organisator die "eigentliche" Einladung in Outlook. Zeigt sich genau ein für alle passender Termin, erstellt FindTime in der Grundeinstellung die entsprechende Einladung sogar ungefragt und automatisch. Das ist das erste, was ich in den Einstellungen ausschalte (Zahnrad, wie inzwischen fast überall).

Grundsätzlich ist FindTime leicht zu bedienen, doch zumindest momentan mit einem Mangel behaftet: Nur beim Organisator werden alle Terminoptionen im Kalender markiert. Die Eingeladenen erhalten keinerlei Blocker im Kalender zu den Terminoptionen. Das heißt, solange der Organisator den Termin nicht fixiert hat, ist in den Kalendern der Eingeladenen von der anhängigen Anfrage gar nichts zu sehen!

Das ist schade, doch auch nicht anders als bei anderen Umfragemethoden. Immerhin hat der Organisator den guten Überblick.

Wegen der guten Benutzerführung verzichte ich hier auf alle Details und Einstellungen.

Falls Sie ein ausführliches Tutorial zum Thema möchten: Ute Simon hat eins zusammengestellt. Danke dafür, liebe Ute.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Building Bridges

How many times have I rolled my eyes at the assertion, “But, you can’t build a bridge with Scrum”? The claim annoys as much for its misunderstanding of Scrum as for its naïve view of projects. Curiously enough, I recently discovered support for Scrum in a recent book about big projects. Maybe you can build a bridge with Scrum after all.

Den passenden Job finden

Hier teile ich, wie ich daran arbeite, endlich den richtigen Job zu finden. Kleingedrucktes: Dieser Artikel richtet sich (natürlich) an jene, die gerade in der luxuriösen Position sind, dass sie nicht jedes Angebot annehmen müssen. Anstatt von Engagement zu Engagement zu hetzen und frustriert zu sein über Konzernstrukturen, fehlende Ausrichtung und die Erkenntnis, dass in einem selbst beständig die Hintergrundfrage nagt, ob es das ist, womit man seine immer knapper werdende Lebenszeit wirklich verbringen möchte, gibt es manchmal auch die Möglichkeit, die nächste berufliche Station etwas nachhaltiger auszusuchen - auch, um tatsächlich (etwas) mehr beitragen zu können.

Prozessorientierte Dokumentation - Wie geht das?

Bestimmte Softwareprodukte brauchen eine Dokumentation, damit neue Anwender:innen schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten können. Aber wie entsteht diese Dokumentation? Wie lange dauert das?

Die Microsoft Teams-Not-To-Do-Liste

Viele hoffen, dass es für die Einrichtung von Microsoft Teams den Königsweg gibt, den perfekten Plan – doch den gibt es leider (oder glücklicherweise?) nicht. Genauso wenig, wie es jemals einen Masterplan für die Organisation von Gruppenlaufwerken gab, gibt oder je geben wird. Was gut und vernünftig ist hängt von vielen Faktoren und ganz besonders den Unternehmensprozessen ab. Sicher ist nur eines: Von alleine entsteht keine vernünftige Struktur und schon gar keine Ordnung. Dafür braucht es klare Entscheidungen.

Agilität ist tot. Ausgerechnet jetzt?

Agilität wird zurückgefahren, Hierarchien kehren zurück. Doch ist das wirklich der richtige Weg in einer Welt, die immer unberechenbarer wird? Oder erleben wir gerade eine riskante Rolle rückwärts?

Wie beschreibt man einen Workshop für eine Konferenz?

Konferenzen bieten immer ein gutes Forum, um sein Wissen und seine Erfahrungen zu teilen. Was für die Vortragenden selbstverständlich scheint, ist für die Besucher:innen oft unverständlich. Wie können Vortragende ihren Workshop in 2-3 Sätzen beschreiben, damit die Besucher:innen schnell einschätzen können, er sich für sie lohnt?

Gemeinsam eine Anwenderdokumentation erstellen

Unternehmenssoftware ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Anwenderinnen und Anwendern, den Unternehmensprozessen und den Ergebnissen. Normalerweise schreibt der Hersteller der Software die Dokumentation für diejenigen, die die Software benutzen. Wenn die Software allerdings stark angepasst wurde, muss die Dokumentation von denen kommen, die die Prozessmaschine am besten verstehen - den Anwenderinnen und Anwendern. Wie könnte man das praktisch machen?

Der Softwareeisberg, die Softwarepyramide - Wie sprechen wir über neue Software?

Software ist aus den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie verwaltet Kunden- und Produktdaten. Sie automatisiert Abläufe und verhindert Fehler. Aber Software veraltet. Was machen wir, wenn wir Unternehmenssoftware erneuern müssen? Von den ersten Konzepten bis zum ersten Release ist es ein weiter Weg, mit vielen Entscheidungen. Wie sprechen wir über diese Entscheidungen?

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen